Relancer les familles

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La fréquence des relances est une décision propre à chaque collectivité, cela dit nous vous conseillons de faire une première relance en tout début de mois, puis éventuellement une seconde vers le 15 du mois. Pour ceux qui ne régularisent pas leur situation malgré les relances, il faut alors passer à la mise en titre des impayés.

Exploitation / Relance/Gestion des impayés / Lettre de Relance

Préparation

Renseigner la régie, OK

Onglet Préparation

Activité

  1. Saisir la Date de référence : Dernier jour du mois précédent
  2. Saisir le Montant minimum dû : __ Euros (indiquer une valeur positive, une dette est positive)
  3. Cliquer sur GO : La liste des familles à relancer est affichée (Onglet Sélection).

Onglet Activité

Sélection

Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.

Cliquer sur Imprimer Liste si vous souhaitez garder une trace de vos relances [Facultatif].

Cliquer sur l’onglet Fusion / Mail / SMS.

Onglet Selection

Fusion / Mail / SMS

Personnaliser votre modèle ( Télécharger modèle générique personnalisable)

Onglet Fusion/Mail/SMS

  1. Dans «Fichiers du modèle pour la fusion», indiquer le chemin où est stocké le modèle.

Envoi Papier

Utiliser le bouton vert "Fusionner automatiquement". Après validation de quelques message relatifs à Word, les lettres de relance s'affichent, imprimables. Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.

Fermer le document WORD. Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé?, répondre Oui.

Envoi Mail

Utiliser le bouton jaune "Envoi Relance Mail et Fusionner" (cocher l'option Fichier joint en pdf), après avoir renseigné les champs Objet Mail et Message.

Le système proposera alors d'envoyer la relance par mail aux familles dont l'adresse mail est renseignée, et une édition papier pour ceux n'en disposant pas.

Valide 12.01