« Relancer les familles » : différence entre les versions

Dernière version du 22 septembre 2021 à 15:46

La fréquence des relances est une décision propre à chaque collectivité, cela dit nous vous conseillons de faire une première relance en tout début de mois, puis éventuellement une seconde vers le 15 du mois. Pour ceux qui ne régularisent pas leur situation malgré les relances, il faut alors passer à la mise en titre des impayés.

Exploitation / Relance/Gestion des impayés / Lettre de Relance

Préparation

Renseigner la régie, OK

Activité

Saisir la Date de référence : Dernier jour du mois précédent
Saisir le Montant minimum dû : __ Euros (indiquer une valeur positive, une dette est positive)
Cliquer sur GO : La liste des familles à relancer est affichée (Onglet Sélection).

Sélection

Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.

Cliquer sur Imprimer Liste si vous souhaitez garder une trace de vos relances [Facultatif].

Cliquer sur l’onglet Fusion / Mail / SMS.

Fusion / Mail / SMS

Personnaliser votre modèle ( Télécharger modèle générique personnalisable)

Dans «Fichiers du modèle pour la fusion», indiquer le chemin où est stocké le modèle.

Envoi Papier

Utiliser le bouton vert "Fusionner automatiquement". Après validation de quelques message relatifs à Word, les lettres de relance s'affichent, imprimables. Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.

Fermer le document WORD. Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé?, répondre Oui.

Envoi Mail

Utiliser le bouton jaune "Envoi Relance Mail et Fusionner" (cocher l'option Fichier joint en pdf), après avoir renseigné les champs Objet Mail et Message.

Le système proposera alors d'envoyer la relance par mail aux familles dont l'adresse mail est renseignée, et une édition papier pour ceux n'en disposant pas.

12.01

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-Nous vous conseillons de faire une première relance en tout début de mois, puis éventuellement une seconde vers le 15 du mois. Ensuite il faut envisager la mise en titre d'impayés, expliquée dans le chapitre suivant.
+__NOTOC__
+La fréquence des relances est une décision propre à chaque collectivité, cela dit nous vous conseillons de faire une première relance en tout début de mois, puis éventuellement une seconde vers le 15 du mois. Pour ceux qui ne régularisent pas leur situation malgré les relances, il faut alors passer à [[Mise en titre des impayés|la mise en titre des impayés]].
-  Exploitation / Relance / Lettre de Relance
+  Exploitation / Relance/Gestion des impayés / Lettre de Relance
-[[Fichier:Relance-ExempleRendu.png|vignette|Exemple de lettre de relance]]
+===Préparation===
+Renseigner la régie, '''OK'''
+[[Fichier:EditionDesLettresDeRelance Prepa.png|550px|Onglet Préparation]]
+===Activité===
-#Renseigner la régie. '''OK'''
 #Saisir la '''Date de référence''' : Dernier jour du mois précédent
 #Saisir le '''Montant minimum dû''' : __ Euros (indiquer une valeur positive, une dette est positive)
-#Cliquer sur '''GO''' : Les relances se calculent et la liste des familles à relancer est affichée.Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.
+#Cliquer sur '''GO''' : La liste des familles à relancer est affichée (Onglet Sélection).
-#Cliquer sur '''Imprimer Liste''' si vous souhaitez garder une trace de vos relances.
-#Cliquer sur l’onglet '''Edition fusion '''
+[[Fichier:EditionDesLettresDeRelance Activite.png|550px|Onglet Activité]]
-#Dans «''Fichiers du modèle pour la fusion''», il faut indiquer un modèle Word ([[Media:Lettre de relance Modele.docx|Exemple à personnaliser]]).
-#''La fusion Word fonctionne t’elle sur votre poste ?'', répondre '''Oui'''.
+===Sélection===
-#''Le document est prêt, souhaitez vous l'ouvrir ?'', répondre '''Oui'''.
+Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.
+Cliquer sur '''Imprimer Liste''' si vous souhaitez garder une trace de vos relances [Facultatif].
+Cliquer sur l’onglet '''Fusion / Mail / SMS'''.
+[[Fichier:EditionDesLettresDeRelance Selection.png|550px|Onglet Selection]]
+===Fusion / Mail / SMS===
+Personnaliser votre modèle (
+[[Média:Relance solde débiteur.doc|Télécharger modèle générique personnalisable]])
+[[Fichier:EditionDesLettresDeRelance Fusion.png|550px|Onglet Fusion/Mail/SMS]]
+#Dans «''Fichiers du modèle pour la fusion''», indiquer le chemin où est stocké le modèle.
-Vos lettres de relance sont affichées, vous pouvez les imprimer.
+====Envoi Papier====
-Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement.
+Utiliser le bouton vert "Fusionner automatiquement". Après validation de quelques message relatifs à Word, les lettres de relance s'affichent, imprimables.  Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.
-Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.
 Fermer le document WORD. ''Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé?'', répondre '''Oui'''.
+====Envoi Mail====
+Utiliser le bouton jaune "Envoi Relance Mail et Fusionner" (cocher l'option '''Fichier joint en pdf'''), après avoir renseigné les champs '''Objet Mail''' et '''Message'''.
+Le système proposera alors d'envoyer la relance par mail aux familles dont l'adresse mail est renseignée, et une édition papier pour ceux n'en disposant pas.
 {{Valide| 12.01}}
 [[Catégorie:Carte+]]