Mise en place d’une période de fermeture avec message vocal - 3CX

3CX permet de définir des périodes de fermeture (jours fériés ou congés) durant lesquelles les appels entrants sont traités selon une directive spécifique, notamment la diffusion d’un message vocal d’information.

Prérequis

• Disposer d’un accès administrateur à la console 3CX
• Avoir identifié ou préparé le message vocal à diffuser aux appelants (directive)

Accès au menu de paramétrage

Accès au menu de paramétrage de la règle

Connecté en tant qu’administrateur :

1. En bas à gauche, cliquer sur l’icône ⚙️ Admin
2. Accéder au menu Heures de bureau
3. Sélectionner DEFAULT (Def)
4. Cliquer sur Jours fériés du bureau
5. Cliquer sur + Ajouter

Paramétrer une journée ou une plage horaire de fermeture

Paramétrage pour une journée ou quelques heures

Une fenêtre Configurer les jours fériés s’affiche :

1. Nommer la règle Ex. : Pont de l’Ascension 2026
2. Sélectionner Un seul jour
3. L’option Annuellement permet de répéter la règle chaque année (non pertinente pour une fermeture exceptionnelle)
4. Renseigner la date et, si nécessaire, la plage horaire
5. Choisir une directive (annonce vocale diffusée à l’appelant) :
   • soit en sélectionnant une directive existante dans la liste,
   • soit en enregistrant un message en direct (voir section dédiée)
6. Cliquer sur Sauvegarder

Paramétrer plusieurs jours consécutifs de fermeture

Paramétrage pour plusieurs jours

Dans la fenêtre Configurer les jours fériés :

1. Nommer la règle Ex : Congés annuels
2. Sélectionner Plage de jours
3. Cocher Annuellement si la fermeture doit se répéter chaque année
4. Cliquer dans le champ Date (la date du jour est proposée par défaut) : un calendrier s’affiche
5. Sélectionner le premier jour de fermeture
6. Sélectionner le dernier jour de fermeture
7. Choisir une directive (annonce vocale diffusée à l’appelant) :
   • soit en sélectionnant une directive existante dans la liste,
   • soit en enregistrant un message en direct (voir section dédiée)
8. Cliquer sur Sauvegarder

Enregistrer un message vocal en direct

Enregistrer son message en direct sur son téléphone

Cliquer sur l’icône Téléphone + Micro située à droite du champ Directive. La fenêtre Enregistrer un fichier d’annonce vocale s’ouvre :

1. Saisir le nom du message Ex. : Message_Fermeture.wav
2. Indiquer le poste ou numéro qui recevra l’appel d’enregistrement
3. Cliquer sur OK
4. Le téléphone sélectionné reçoit un appel du service RecordFile
5. Utiliser les commandes vocales suivantes :
   • 0 : enregistrer le message
   • 1 : réenregistrer le message
   • 2 : écouter le message
   • # : quitter sans enregistrer

Bonnes pratiques audio

• Message clair et concis (20 à 30 secondes)
• Éviter les silences prolongés en début et fin d’annonce

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