Formation:Plan de formation Formulaires administratifs
Prérequis à vérifier avant la formation
- Créer un raccourci avec Chrome
- Dans Chrome, bouton «paramètres», taper «bloquer» dans le champs de recherche.
Un menu «Pop-up» est proposé,
Clic sur «Autoriser» > Ajouter > https://....jvsonline.fr
Cette manip. permet d’ouvrir les PDF sans problème.# Dans l’anti-virus Eset: (si autre, voir avec les tech)
Sélectionner l’adresse web sans le «https» (formulaire…fr) > Copier
Puis, Démarrer > Exécuter > CMD > ok, on tape «ping» et clic droit – coller > Entrer
Se noter l’adresse IP, p.ex. [5.135.46.13], puis on quitte.
Dans l’interface de l’anti-virus, clic «Configuration avancée» (en bas à droite),
Dans le champ de recherche Loupe, taper «Exclu»
Sur la ligne «Adresse IP exclues», clic sur Modifier > Ajouter > saisir l’IP récupérée précédemment > ok > ok.
Modèle:Anchor PARAMETRAGES
1 – Paramètres Généraux
- Renseignements globaux (Entité, Collectivités, Représentant)
- Image: Entête = logo / Cachet = Marianne
- Fichier:Image 3.pngPlateforme Ixchange: vérifier que la valeur 0 est dans le champs Identifiant
- Paramétrage du compte mail afin de permettre l’envoi des convocations et
autres courriers par mail
Pour les adresses POP3 et SMTP, voir avec les techniciens.
2- Préposés
Ce sont les personnes qui sont susceptibles d’apparaitre en tant que signataire des documents. En général, il s’agit du Maire et ses adjoints.
3- Fichier:Image 5.pngFonctions
Fichier:Image 7.pngOn énumère les élus et leur fonction. Cela apparaitra en en-tête des courriers envoyés.
4- Groupes
La création de groupes permet d’effectuer des envois à des groupes de plusieurs individus sélectionnés. On peut, par exemple, créer le groupe «Conseil Municipal» qui contiendra la totalité des élus à convoquer au Conseil Municipal. Ou même, le groupe «Commission Sportive» pour ne convoquer que les élus engagés dans cette commission…
5- Gestion des Voies
Menu à alimenter au coup par coup ou d’un bloc selon la taille de la collectivité. On énumère les voies et elles se numérotent automatiquement.
La saisie d’une nouvelle voie dans la fiche d’un nouvel individu alimente ce menu.
6- Gestion des Utilisateurs
On ne touche rien dans ce menu: c’est uniquement JVS!
7- Type d’individu
On ne touche rien dans ce menu: JVS à pré-rempli ce menu.
8- Modèles d’Email
Saisir un libellé au modèle ainsi qu’un texte type de présentation du mail.
Le document (convocation ou autre) accompagnera ce mail en format pdf.
9- Formulaires
Le paramétrage des formulaires est la source des possibilités applicables à ces documents.
Il suffit de se positionner sur le document en question, cliquer sur le «Stylo», cocher ce que l’on souhaite rendre actif.
Dans la mesure où on coche «Autoriser l’envoi par mail», il est nécessaire de rattacher un modèle d’e-mail qui aura dû être, préalablement, créé.
SAISIES
1- Saisie d’un Individu
Les individus à saisir sont, en premier lieu, les élus.
Puis, au cours du temps, lorsque vous aurez des demandes de formulaires, vous étofferez votre base de données.
A savoir:
PLUS vous saisissez d’informations concernant l’individu, PLUS les champs nécessaires au formulaire seront remplis automatiquement ET moins vous aurez de saisies complémentaires à ajouter.
Fichier:Image 14.pngPour la saisie:Fichier:Image 15.png* Un clic sur le Menu «Individu» vous ouvre une fenêtre sur laquelle il faut penser à cliquer sur le Fichier:Image 16.pngpour créer un nouvel individu.
- Remplir le maximum d’informations sur les onglets Etat-Civil et Adresses
- Puis Valider Fichier:Image 17.pngpour pouvoir accéder à l’onglet «Groupes»
- Une fois les 2 onglets précédents validés, dans l’onglet «Groupe» on peut voir un Fichier:Image 18.pngs’activer.
On peut alors ajouter cet individu à un groupe si cela est nécessaire.
Fichier:Image 6.png2- Saisie d’un Formulaire
- Fichier:Image 2.pngUn clic sur le Menu «Formulaire» permet d’accéder au listing des formulaires disponibles. Il suffit de dérouler l’arborescence, via le Fichier:Image 8.png, pour sélectionner le formulaire à remplir.
- Un formulaire est prêt pour la saisie des éléments: si l’individu est déjà enregistré dans la base de données, il suffit de cliquer sur la loupe et de le rechercher. Si non, il faut le saisir manuellement dans les champs.
Fichier:Image 23.png Les informations saisies en «dur» concernant les 2 individus font l’objet de 2 nouvelles fiches «individu» créées automatiquement. Ces dernières reprennent, uniquement, le Nom de Famille et le Prénom. * Lors de la saisie, si vous n’avez pas fini de compléter le formulaire, vous pouvez le sauvegarder en tant que Brouillon, Fichier:Image 24.png,afin de revenir à la saisie plus tard.
3- Consultation des Formulaires : archive / brouillon
Lorsqu’on clique sur le type de formulaire (par ex. Avis de Publication de Mariage), un affichage se situant à droite permet de voir le formulaire vierge et, s’il en existe, de consulter les Brouillons et les Archives.
- Fichier:Image 20.pngEn passant la souris sur Fichier:Image 21.png, le volet suivant s’ouvre:
On visualise toutes les archives.
- En cliquant sur l’une des archives, on accède à la visualisation du formulaire archivé en pdf.
- Il est possible, à ce moment-là, d’effectuer une suppression du formulaire en cliquant sur Fichier:Image 22.png
Même procédure pour les Brouillons!
4- Convocation
Vous pouvez convoquer une personne ou groupe de personnes pour un évènement. (par ex. Convocation des Elus pour le Conseil Municipal)* Fichier:Image 25.pngUn clic sur le Menu «Convocations» permet d’accéder au listing des convocations et invitations disponibles. Il suffit de dérouler l’arborescence, via le Fichier:Image 26.png, pour sélectionner la convocation choisie.
Il vous suffit de compléter les champs vierges de la convocation.* Vous avez la possibilité de choisir les options suivantes:
- Lorsque vous «Générer» le document, Fichier:Image 27.pngou Fichier:Image 30.png, vous accédez au choix des individus ou groupes d’individus à qui il faut l’envoyer.
Fichier:Image 31.png* En fonction de ce qui est paramétré sur la fiche de chacun des individus concernant le mode d’envoi (onglet Groupe), celui-ci sera effectué soit par voie postale, soit par mail.
Si aucun individu ne remonte dans cette fenêtre c’est que le paramétrage de l’individu n’est pas renseigné.
Envoi par voie postale:
Il faut imprimer les convocations pour les envoyer par la Poste.
Envoi par mail:
L’envoi se fait automatiquement.
Si dans un groupe, les individus ont un paramétrage variable (5 par voie postale + 6 par mail), le logiciel vous propose d’imprimer les 5 convocations papier et effectue l’envoi des 6 mails. Si vous avez coché Fichier:Image 160.png, celui-ci sera généré et proposé automatiquement.
