Facturation
Ce dossier contient :
- La Facturation – Norme SEPA
Modèle:Anchor LA FACTURATION
Avant de lancer la facturation, vous devez être à jour des régularisations sur le mois à facturer sur vos Activités ALSH - APS et restauration.
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Lancer la facturation
- Sélectionner la régie à facturer de Régie des services scolaires à F2
- Période du : 1er jour au dernier jour à facturer
- Sélectionner le paramétrage facture
- Type de Gestion : cocher Facturé/P.Monnaie
- Prélèvement : cocher Oui sur Fichier
- Dates de prélèvement : le logiciel vous propose les dates de prélèvement minimum pour les deux séquences (Premier et suivant), si vous souhaitez des dates plus tardives, les modifier
- Cliquer sur GO
- Le logiciel calcule les factures et affiche la liste des familles et le montant à facturer pour chacune.
- Le nombre de factures et le montant total de la facturation sont affichés : le total, le nombre de prélevés et le nombre de non prélevés
- Cliquer sur l’onglet Rôle
- A la question « Choisissez votre date de facture : », cliquer sur le dernier jour du mois que vous facturez.
- A la question « Choisissez le n° de la 1ère facture : », cliquer sur celui du milieu
- Fichier:.pngExercice : Année de la date d’aujourd’hui
- N° de rôle : automatiquement proposé
- N° Facture : modifiez-le si vous souhaitez que les N° se suivent d’une facturation à l’autre.
- Saisir la date d’échéance,
- Vérifier les Dates de prélèvement : les modifier si nécessaire
- Cliquer sur Rôle papier seul pour imprimer le rôle. Document à Conserver pour justifier votre facturation
- « Voulez-vous le détail sur le rôle ? », répondre Oui,
- Cliquer sur Imprimer récapitulatif pour éditer le récapitulatif de la facturation. Document à Conserver pour justifier votre facturation
- Cliquer sur l’onglet Edition Fusion pour effectivement valider votre facturation et l’imprimer.
- Fichier:.pngRépertoire des fichiers de fusion : ________
- Fichier du modèle pour la fusion : \\serveur\Carteplus\FacturationCarte+\nom modèle.doc
- Vous pouvez choisir de créer le fichier des factures non envoyées par mail au format PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet en cochant cette case
- Vous pouvez choisir d’envoyer les fichiers joints en PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet, en cochant cette case
- Cliquer sur Envoi par Mail et Fusionner,
- « Quelles factures souhaitez-vous préparer pour la fusion ? », répondre Toutes
- « Etes-vous sûr de vouloir envoyer par mail les factures …? », répondre Oui
- « Que souhaitez-vous faire pour les familles dont l’adresse mail n’est pas renseignée ? », cliquer sur Fusionner automatiquement
- Le logiciel prépare les factures à envoyer par mail, puis il affiche le nombre de factures à envoyer par mail et le nombre de factures à fusionner car sans adresse mail. Cliquer sur OK
* « La fusion automatique fonctionne-t-elle avec WORD ? », répondre Oui
- Il s’affiche en bas de l’écran : « MSWORD – Fusion en cours », attendre le prochain message.
- « Le document ……….. est prêt pour l’impression….Souhaitez-vous l’ouvrir ? », répondre Oui
- Imprimer les factures, puis fermer le document
- Ensuite répondre Oui à la question « Souhaitez-vous supprimer le fichier créé ? »
- A la question « Voulez-vous lancer la préparation des prélèvements automatiques ? », répondre Oui
- A la question « Le fichier de prélèvement est prêt. Souhaitez-vous lancer maintenant le module de génération du fichier à transmettre et de validation des prélèvements ? », répondre Oui
- La liste des prélèvements est affichée avec les dates de prélèvement de chaque séquence saisie lors de la facturation, vous pouvez les modifier si vous le souhaitez (il est possible qu’une seule date de prélèvement s’affiche, si tous vos prélèvements sont sur la même séquence PREMIER ou SUIVANT)
- Cliquer sur l’imprimante si vous souhaitez imprimer la liste
- Cliquer sur l’onglet Fichier de transfert
- Si vous avez dans vos prélèvements les deux séquences, deux fichiers seront créés : PRELEV_FIRST.XML et PRELEV_RCUR.XML
- Fichier:.pngLe format de fichier à produire doit être coché Trésor Public (SEPA)
- Sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez copier ces fichiers. Vous y mettrez votre répertoire de transmission utilisé pour le transfert des flux par Hélios.
- Modifier si nécessaire le Motif du prélèvement
- Cliquer sur Préparer fichier
- Le logiciel vous affiche le nombre de fichiers créés (1 ou 2) et leur emplacement et vous demande « Souhaitez-vous copier ces fichiers à l’emplacement sélectionné ? », répondre Oui. Ce ou ces fichiers sont les flux à transmettre à votre trésorerie
- Le logiciel vous affiche, si tout va bien, « Les fichiers ont été correctement copiés dans ….. Souhaitez-vous vérifier leur contenu ? », répondre Oui. Le logiciel vous affiche le nombre de prélèvements dans chaque fichier ainsi que le montant total de chacun. Vous pouvez le vérifier avec la dernière page de la liste imprimée. Cliquer sur OK
- Cliquer ensuite sur Bordereau depuis Fichier, sélectionner le 1er choix : Fichiers copiés, une fenêtre s’affiche, vous pouvez modifier certaines informations si nécessaires (elles seront ensuite reproposées sur ce poste pour la prochaine fois) et imprimer le ou les bordereaux.
- Cliquer ensuite sur l’onglet Valider Prélèvements, sélectionner le mode de règlement Prélèvement puis cliquer sur le bouton Règlement pour enregistrer ces règlements par prélèvement. Il faudra par la suite que vous fassiez un bordereau définitif de ces règlements (nous vous conseillons de le faire lorsque vous êtes sûr que vos prélèvements sont bien passés).
- Fermer cette fenêtre, vous revenez sur la fenêtre de la facturation
- « Souhaitez-vous envoyer les mails maintenant ? », répondre Oui. Cette opération étant longue, vous pouvez également répondre Non et les envoyez ultérieurement, au moment du repas ou le soir, (uniquement depuis le poste qui a préparé les factures) en allant dans Utilitaires / Envoi des mails en attente.
- Fichier:.pngL’écran ci-contre est affiché.
- Cocher Confirmation de lecture ? si vous souhaitez recevoir un accusé de réception de la famille.
- Envoi par lot de : 40
- Délai avant envoi du lot suivant : 60
- Si vous souhaitez recevoir une copie, saisir l’adresse mail sur laquelle vous souhaitez la recevoir.
- Cliquer sur Envoi des mails sélectionnés
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Rééditer la facturation
Avant de rééditer une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir rééditer.* Fichier:.pngL’exercice et le N° de rôle : ici Exercice = 2014, N° de rôle = 2
- La date de facturation : ici 28/02/2014
- La date d’échéance
- Les dates de prélèvement
- Fichier:.pngSélectionner la régie à facturer de Régie des services scolaires à F2
- Saisir la Période
- Saisir pour les 4 dates ci-dessous les mêmes que celles saisies lors de la facturation initiale :
- Date de facture
- Date d’échéance
- Dates de prélèvement
- Sélectionner le paramétrage facture
- Facturé/Porte-Monnaie : cocher Oui
- Prélèvements ? : cocher Oui sur Fichier
- Cliquer sur GO
- Le logiciel vous demande de sélectionner le 1er numéro de facture, faire le même choix que lors de la facturation (en général, celui du milieu)
- « Etes-vous sûr de vouloir rééditer ces factures ? », répondre Oui
- Le logiciel calcule les factures et affiche la liste des familles et le montant pour chacune. Vérifier sur la dernière page du rôle initial que le nombre et le total correspondent.
- Cliquer sur l’onglet Rôle
Fichier:.png* Exercice et N° de rôle : Remettre les mêmes que sur la facturation initiale.
- N° Facture : modifiez-le si nécessaire
- Vérifier les 3 dates,
- Cliquer sur Rôle papier seul si vous souhaitez réimprimer le rôle.
- « Voulez-vous le détail sur le rôle ? », répondre Oui,
- Cliquer sur Imprimer récapitulatif pour rééditer le récapitulatif de la facturation.
- Cliquer sur l’onglet Edition Fusion si vous souhaitez rééditer les factures. Vous devez suivre la même procédure que celle décrite dans la procédure de facturation pour faire vos éditions de facture.
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Annuler la facturation
Avant d’annuler une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir annuler.* Fichier:.pngLa date de facturation : ici 28/02/2014
- Les dates de prélèvement
- Sélectionner la régie : de régie des services scolaires à F2
- Saisir la date de facturation initiale
- Sélectionner le paramétrage facture
- Sélectionner éventuellement la famille (de ______ à F2) pour annuler la facture d’une seule famille.
- Facturé/P.Monnaie : cocher oui
- Cliquer sur GO
- Fichier:.pngLorsque la facturation est annulée, le message ci-contre est affiché. Il vous informe que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que le fichier des derniers prélèvements SEPA n’a pas été transmis, vous devez remettre à jour les dates de dernier prélèvement et la séquence de prélèvement des familles concernées. Cliquer sur OK
- Fichier:.pngIMPORTANT : si la facturation que vous venez d’annuler n’est pas la dernière ou si votre fichier SEPA de cette dernière facturation a bien été pris en compte, VOUS NE DEVEZ EN AUCUN CAS FAIRE LA PROCEDURE QUI SUIT.
- IMPORTANT : la procédure ci-dessous ne doit être faite que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que votre fichier SEPA n’a pas été transmis ou pris en charge. Cette procédure permet de remettre à jour les dernières dates de prélèvement et la dernière séquence de prélèvement pour les familles concernées par cette facturation. A droite de l’écran, vous devez renseigner :
*
- La date des prélèvements de séquence PREMIER (apparaît en haut de votre rôle)
- La date des prélèvements de séquence SUIVANT (apparaît en haut de votre rôle)
- Fichier:.pngPuis cliquer sur Annuler les derniers prélèvements
- Cette opération va remettre à jour les informations bancaires de la famille de l’onglet SEPA et de l’onglet Prélèvements. En fait, il va recopier les informations de l’avant-dernier prélèvement dans les informations du dernier prélèvement effectué, pour toutes les familles:
- dont le dernier prélèvement effectué est de séquence FIRST et dont la date de dernier prélèvement est égale à la date de prélèvement saisie ci-dessus dans Séquence PREMIER
- dont le dernier prélèvement effectué est de séquence RCUR et dont la date de dernier prélèvement est égale à la date de prélèvement saisie ci-dessus dans Séquence SUIVANT.
- Dans l’exemple ci-contre, cette procédure va donc signaler qu’aucun prélèvement n’a été fait pour cette famille et que le prochain prélèvement devra donc être de séquence PREMIER. Sans annulation, le prochain prélèvement serait présenté avec une séquence SUIVANT et serait automatiquement rejeté.
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Mise en titre des impayés
Si des règlements sont arrivés durant l’opération précédente, les saisir avant de faire les titres et les relances.
Cette procédure consiste à mettre en recouvrement auprès du Percepteur les familles qui n’auraient pas réglé suite à la relance du mois précédent.*
-
- La régie concernée : Services scolaires
- Date de référence : dernier jour du mois facturé
- Saisir les informations concernant le titre à éditer, ces informations sont fournies par le service comptable:
-
- Exercice du titre
- N° de Bordereau et N° du titre : demander et faire réserver ce numéro par la comptabilité (Si on ne peut pas avoir le N° de titre avant, éditer la liste, faire saisir le titre par la comptabilité puis relancer avec le bon numéro)
- Montant minimum : ________ Euros (en dessous de ce montant, les impayés ne sont pas mis en titre)
- Saisir l'objet de la recette : il est important car il apparaît sur le titre envoyé aux familles. RÉGIE DE LA CANTINE SCOLAIRE AU « Date de référence ».
- Cliquer sur GO pour lancer la recherche des familles répondant aux critères.
- La liste des familles qui vont être mise en titre d’impayés est affichée. Vous pouvez, si vous le souhaitez, décocher certaines familles.
- Cliquer sur le bouton Liste Imputation, afin d’obtenir la liste des titres par compte comptable. (Faites en 3 exemplaires, un pour vous, un pour le trésor public, un pour la comptabilité)
- Cliquer sur le bouton Liste Détail, afin d’obtenir le détail par activité. (1 exemplaire pour vous)
- Cliquer sur le bouton Titre Papier pour éditer les titres. Faites-en autant d’exemplaires que nécessaire, à priori 3, un que vous archivez, un remis au Percepteur, un envoyé aux familles
- Cliquer sur le bouton Fichier INDIGO-TITRE pour préparer la disquette au percepteur.
- Cliquer sur l’onglet Contrôle Disquette, cliquer sur le bouton « Contrôler le fichier » et vérifier que le nombre de titres et le total correspondent bien à la liste imprimée. Si OK, vous pouvez transmettre le fichier au percepteur
- Cliquer sur l'onglet Règlement : Ceci est le moment le plus délicat de l'opération, en effet cette opération est irréversible, après avoir effectué le règlement, il ne sera plus possible de rééditer une liste. Il est donc extrêmement important que vos listes soient bien terminées d'imprimer avant d’effectuer ce règlement. Sélectionner le mode de règlement : TITRE
- Cliquer sur le bouton Règlement : une validation est demandée, vous rappelant le nombre de familles et le montant du titre. La question suivante est alors posée "L'imputation par porte-monnaie est-elle bien éditée ?", répondre Non une première fois pour éditer un 2ème exemplaire, 1 à conserver, 1 à remettre au percepteur. Ne répondre Oui que lorsque vous avez en main l'édition intitulée « Affectations dues aux Titres de recettes ».
Modèle:Anchor Relancer les familles
Nous vous conseillons de faire une relance N° 1 en tout début de mois, puis une relance N° 2 vers le 15 de mois pour les familles n’ayant pas réglées après la première relance.
- Fichier:.pngCliquer sur OK
- Saisir la Date de référence : Dernier jour du mois précédent
- Saisir le Montant minimum : _________ Euros.
- Cliquer sur GO : Les relances se calculent et la liste des familles à relancer est affichée. Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.
- Cliquer sur Imprimer Liste si vous souhaitez garder une trace de vos relances.
- Cliquer sur l’onglet Edition fusion
- Dans « Fichiers du modèle pour la fusion », il faut avoir :
*
- A la question « La fusion Word fonctionne t’elle sur votre poste ? », répondre Oui
- La fusion est lancée par le logiciel et il vous est demandé si vous souhaiter ouvrir le document WORD, répondre Oui
- Vos lettres de relance sont affichées, vous pouvez les imprimer.
- Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.
- Fermer le document WORD
- A la question « Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé ? », répondre Oui
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Editer les bordereaux définitifs
Vous devrez éditer les bordereaux définitifs des modes de règlement PRELEV. Nous vous conseillons de ne faire le bordereau définitif des prélèvements que lorsque vous êtes sûr que votre fichier a bien été pris en charge.
- Par défaut, Type d’édition est coché à provisoire, le laisser ainsi
- Sélectionner votre mode de règlement de _____ à F2
- Cliquer sur Imprimer, vérifier et ne pas imprimer réellement, fermer l’aperçu écran
- Si c’est OK, cocher Type d’édition : définitif
- Cliquer sur Imprimer.
- Important : dès que l’aperçu est disponible à l’écran, votre bordereau est définitif, même si vous ne l’imprimez pas réellement. Il faudra alors passer par l’onglet Réédition pour pouvoir l’imprimer à nouveau.
== Modèle:Anchor Voir l’état de la régie ==
Fichier:.pngCet état permet de voir globalement où en est votre régie. Cliquer simplement sur Imprimer pour obtenir l’état suivant.
Modèle:Anchor Modèle:Anchor LE SEPA
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Qu’est-ce que le prélèvement SEPA ?
Nous vous présentons de manière très succinte ce que sont les prélèvements SEPA, nous vous conseillons vivement de lire les différentes documentations des banques.== Modèle:Anchor L’autorisation de prélèvement et le mandat SEPA ==
Lors des prélèvements au format national, vous deviez faire signer une autorisation de prélèvement qui devait ensuite être envoyée à la banque de la famille. Lorsque la famille souhaitait être prélevée sur un autre compte, vous deviez refaire cette procédure.
Désormais, vous devez faire signer une mandat de prélèvement SEPA. Ce mandat ne doit plus être envoyé à la banque de la famille, vous devez donc impérativement le conserver car c’est la seule preuve de l’autorisation de la famille. Un mandat de prélèvement SEPA est une autorisation de prélever la famille, quelle que soit la banque ou le compte, ceci signifie que si la famille vous fournit un nouveau RIB, vous n’avez rien à lui faire signer, il suffit simplement de le modifier dans le logiciel.
Il faut impérativement que vous conserviez : le mandat signé par la famille, les différents RIB fournis durant la validité de ce mandat.
Caducité d’un mandat : Si aucun prélèvement n’a eu lieu pour un mandat 3 ans après sa signature ou que le dernier prélèvement sur ce mandat a eu lieu il y a plus de 3 ans, le mandat devient automatiquement caduc. Vous devez faire signer un nouveau mandat.
Quand faire signer un nouveau mandat ? A priori, il n’est nécessaire de faire signer un nouveau mandat que dans le cas de caducité décrit ci-dessus ou si la personne prélevée n’est plus la même.
Modèle:Anchor Les délais de prélèvement
Dans le format national, le délai de prélèvement était de 10 jours et la date de prélèvement dépendait d’un calendrier de la Banque de France.
Dans le format SEPA, vous pouvez donner n’importe quelle date de prélèvement (hormis week-end et jour férié), lors de la présentation du fichier à la banque, si la date ne convient pas, elle sera automatiquement mise au 1er jour valide suivant la date que vous avez donné.
Le délai de prélèvement varie selon que :* Le prélèvement est le 1er prélèvement d’un mandat (séquence FIRST) : dans ce cas, le délai est de 7 jours
- Le prélèvement n’est pas le 1er (séquence RCUR) : dans ce cas le délai est de 4 jours
Si sur une même facturation, vous avez les 2 types de prélèvements, vous aurez 2 lots sur le fichier à transférer, un pour chaque séquence (FIRST et RCUR).
Remarque : lors de la modification du BIC/IBAN d’une famille, si la famille a changé de banque, le prochain prélèvement devra être de séquence FIRST. Le logiciel doit normalement le faire automatiquement.
IMPORTANT : les séquences sont très importantes, si le dernier fichier de prélèvement est refusé ou non transmis, il faut impérativement remettre les séquences dans l’état où elles étaient avant l’émission de ce fichier.
Fichier:.pngModèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Informations bancaires du créancier
Les paramètres sont à renseigner dans : Fichiers/Banque.
Dans l’onglet Banque :*
- Sélectionner le répertoire de transmission de votre fichier (si le répertoire est trop long, ce n’est pas important, il pourra être sélectionné au moment de la préparation du fichier des prélèvements).
- Nom du fichier à produire : vous pouvez laisser PRELEV, il sera modifié automatiquement lors de la préparation du fichier à transmettre.
Dans l’onglet Prélèvements SEPA :*
- Saisir le BIC et l’IBAN du compte à créditer. Attention pour les prélèvements crédités sur un compte DFT, ce compte est celui de la DGFIP ou de la DRFIP (et non celui de la Trésorerie).
- Cocher la case l’émetteur du prélèvement n’est pas le détenteur du compte.
- Le détenteur du compte est en général le Trésor Public si vous n’avez pas de compte DFT, la DDFIP ou DGFIP dans le cas où vous avez un compte DFT.
- Informations SEPA :
- Il faut impérativement renseigner l’ICS (Identifiant Créancier SEPA) de la collectivité.
- Référence technique du fichier SEPA : cette référence est normée, elle doit vous être fournie par votre Trésor Public
- Référence de bout en bout : cette référence est normée, elle doit vous être fournie par votre Trésor Public.
- Compte DFT : cocher cette case si les prélèvements sont versés sur un compte DFT et saisir le BIC et l’IBAN de votre compte DFT.
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Associer la banque à la régie
Fichier:Image 3.pngIl faut ensuite associer à chaque régie la banque correspondante : Fichiers/Activités/Régies* Cliquer sur l’onglet Banque à créditer
- Sélectionner la banque associée à cette régie
- Le dernier N° de mandat (RUM) se mettra à jour lors de la migration des RIB en BIC/IBAN et au fur et à mesure que vous saisirez de nouveaux mandats de prélèvement.
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor La migration des RIB des familles au format SEPA et lettre d’information
Le logiciel prévoit la migration des RIB (format national) saisi au format SEPA (BIC/IBAN). La migration va créer des numéros de mandat commençant par ++ (au lieu de 00 pour les nouveaux mandats), signifiant que ces mandats ont été migrés.
Lorsque vous avez une autorisation de prélèvement signée par les familles, vous pouvez migrer cette autorisation vers un mandat SEPA, sans avoir à faire signer ce mandat. Vous devez par contre informer les familles de cette migration en leur précisant l’ICS de la collectivité et la référence unique du mandat (RUM) qui leur a été attribué.
La procédure de migration de Carte +, se fait en 2 étapes :* Purge des RIB qui ne sont plus utilisés : soit parce que tous les enfants sont partis, soit parce que la famille n’est plus prélevée, soit parce que la famille n’a rien consommé depuis une certaine date. Il faudra définir ensemble cette date.
- Transformation des RIB au format national au format BIC/IBAN à l’aide du référentiel fourni par votre Trésor Public (migration)
Il sera ensuite possible de fusionner la lettre d’information (modèle fourni que vous pouvez modifier avant de le fusionner). Pour effectuer la fusion il faut aller dans : Editions / Extraction Familles-Consommateurs * Fichier:Image 4.pngDécocher Lieu de résidence et cocher Payeur
- Cocher Civilite, Nom-Prénom, Adresse
- Cocher ICS-NORUM+…
* Cliquer sur l’onglet Sél. Activités
- Fichier:Image 5.pngSélectionner la régie concernée (vous devez refaire cette opération pour toutes vos régies)
- Cliquer sur l’onglet Extraction/Fusion
- Sélectionner à l’aide des … le document word préparé pour la lettre d’information
- Cliquer sur Fusionner automatiquement
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Saisir les RIB des familles au format SEPA
Modèle:Anchor Saisir les RIB
Il faut renseigner les informations de l’onglet Prélèvements SEPA
Dans l’onglet Compte du débiteur, vous devez renseigner :* Le nom et l’adresse du titulaire du compte. La touche F3 permet de recopier ces informations de la famille.
- Pensez à décocher le débiteur est le titulaire du compte si le payeur n’est pas la famille
- Le BIC et l’IBAN du compte
- Les cases de signalement se mettront automatiquement à jour lorsque vous ferez des changements de banque, de compte ou de mandat.
Dans l’onglet Mandat, vous devez renseigner :* Fichier:Image 16.pngLe n° de mandat SEPA : cliquer sur Fichier:.pngpour calculer automatiquement le N° de mandat.
- La date de signature du mandat
- Le lieu de signature du mandat.
Après avoir enregistré la fiche par OK vous pourrez éditer le mandat, soit selon le format standard proposé par le logiciel, soit en le fusionnant avec votre propre modèle WORD.
L’onglet Prélèvements est mis à jour automatiquement lorsque vous émettez des prélèvements. Il enregistre la date du dernier prélèvement SEPA ainsi que le type de séquence (FIRST ou RCUR). Ces informations sont importantes en cas de rejet global de votre fichier, afin de repasser en FIRST les prélèvements si nécessaire, car la séquence FIRST est obligatoire. Une procédure d’annulation des derniers prélèvements est accessible depuis Encaissement / Prélèvements SEPA à valider.
IMPORTANT : Vous pouvez modifier ces informations tant qu’aucun prélèvement n’a eu lieu sur ce mandat. Ensuite, il faudra passer par les boutons présents à droite de l’écran : corriger une erreur de saisie, Changement BIC/IBAN ou Créer un nouveau mandat.
Modèle:Anchor Le bouton Corriger une erreur de saisie Fichier:.png
Ce bouton est à utiliser si vous avez fait une erreur de saisie alors qu’au moins un prélèvement a eu lieu. Il ne devrait quasiment jamais être nécessaire de l’utiliser, sauf peut-être après une modification de compte sur laquelle vous auriez fait une erreur de saisie. Vous pouvez modifier toutes les informations : titulaire du compte, BIC/IBAN, informations du mandat.== Modèle:Anchor Le bouton Changement BIC/IBAN Fichier:.png ==
Un mandat de prélèvement, une fois signé, vous permet de prélever sur n’importe quel compte de la famille. Si la famille souhaite être prélevé sur un autre compte, vous devez utiliser ce bouton pour saisir le nouveau BIC/IBAN de la famille.
Fichier:Image 23.pngLa validation de cette modification cochera automatiquement l’une des deux cases de l’onglet Compte du débiteur :* Signaler une modification de banque : dans le cas où le BIC ne serait pas le même que l’ancien. Cette modification aura pour effet de remettre à FIRST la séquence du prochain prélèvement.
- Signaler une modification de compte : dans le cas où seul le N° de compte a changé (même banque). Cette modification n’aura aucun effet sur la séquence du prochain prélèvement.
Modèle:Anchor Le bouton Créer un nouveau mandat Fichier:.png
A priori, deux raisons peuvent amener à la création d’un nouveau mandat :* L’ancien mandat est devenu caduc. En effet, un mandat pour lequel le dernier prélèvement aurait plus de 3 ans ou dont la date de signature aurait plus de 3 ans s’il n’y a jamais eu de prélèvement devient automatiquement caduc. Il est alors nécessaire de refaire signer un mandat à la famille.
- Le titulaire du compte est modifié : c’est une autre personne qui sera prélevée pour cette famille.
== Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Générer les fichiers de prélèvement au format SEPA ==
Cette procédure est lancée automatiquement après la facturation. Elle peut être aussi lancée manuellement dans Exploitation / Encaissement / Prélèvements SEPA à valider.* Fichier:.pngLa liste des prélèvements à valider est affichée, vous pouvez l’imprimer si vous le souhaitez. Si les dates de prélèvement de cette liste sont trop courtes, le logiciel recalcule automatiquement des dates de prélèvement compatibles avec les délais obligatoires (6 jours pour les séquences FIRST, 3 jours pour les séquences RCUR)
- Il faut cliquer sur l’onglet Fichier de Transfert pour préparer le ou les fichiers de prélèvement.
- Vérifier le nom des fichiers à transférer : S’il existe des prélèvements pour les deux séquences, il y aura deux fichiers à transmettre : le lot des séquences FIRST (nom du fichier : PRELEV_FIRST) et celui des séquences RCUR (nom du fichier PRELEV_RCUR). Il se peut qu’un seul nom apparaisse si l’une des 2 séquences n’est pas présente dans votre facturation.
- Il faut renseigner le répertoire dans lequel ces fichiers seront copiés. Il faudra donc aller chercher le fichier dans ce répertoire pour le transférer par votre portail
- Fichier:.pngVous pouvez renseigner le motif du prélèvement. Cette information n’est pas obligatoire, mais il est préférable de la renseigner.
- Cliquer sur le bouton Préparer Fichier, il s’affiche l’écran ci-contre, répondre Oui
- Il s’affiche « Le fichier a été correctement copié dans ……. Souhaitez-vous vérifier son contenu ? », répondre Oui
* Fichier:Image 15.pngLe fichier créé est relu et son contenu est affiché. Vérifier qu’ils correspondent bien aux prélèvements attendus et cliquer sur OK.
- Cliquer sur Bordereau depuis fichier pour éditer les bordereaus d’accompagnement. Vous pouvez modifier les différentes informations avant d’imprimer (ces informations seront conservées).
- Le fichier PRELEV_FIRST.XML pour les séquences Premier et/ou le fichier PRELEV_RCUR.XML pour les séquences Suivant, doivent être transférés par votre portail Hélios. Vous devez vous rapprocher du Trésor Public qu’il vous donne la procédure, ainsi que les documents que vous devez leur envoyer (Bordereau d’accompagnement, liste des prélèvements, …)
La dernière étape consiste à valider vos prélèvements en créant automatiquement un encaissement pour chacun des prélèvements. Nous vous conseillons de ne faire cette étape que lorsque vous êtes sûr que vos fichiers ont bien été transmis et traités. En effet, si vous validez vos prélèvements et que vos fichiers sont refusés, pour pouvoir refaire vos prélèvements, vous devrez au préalable supprimer tous ces encaissements un par un.* Cliquer sur l’onglet Valider Prélèvements
- Sélectionner par la loupe le mode de règlement correspondant aux prélèvements
- Cliquer sur le bouton Règlement. C’est uniquement à ce moment-là que les dates de dernier prélèvement et la dernière séquence sont mises à jour sur les fiches des coordonnées bancaires des familles.
- Il vous restera ensuite à éditer le bordereau définitif de ces encaissements par prélèvement.
Modèle:Anchor Modèle:Anchor Modèle:Anchor Annuler les derniers prélèvements
Suite à un incident entrainant le non-traitement du fichier des prélèvements, si vous étiez allé jusqu’à l’étape Règlement de la procédure précédente, les dates de dernier prélèvement et la dernière séquence de prélèvement ont été mises à jour sur les fiches des coordonnées bancaires des familles.
Il faut impérativement revenir à l’état des prélèvements précédents, notamment pour que les séquences FIRST soient bien retrouvées.
AVERTISSEMENT IMPORTANT : cette opération ne peut être faite que sur les dernières dates de prélèvements émis. Cette opération devra impérativement être accompagné d’une suppression des encaissements par prélèvement de toutes les familles concernées. CETTE PROCEDURE NE DOIT ETRE FAITE QU’EN DERNIER RECOURS.
Pour revenir à cet état, vous devez aller dans Exploitation / Encaissement / Prélèvements SEPA à valider.
Il faut saisir :* La régie concernée en la sélectionnant par la loupe,
- La date des séquences PREMIER des prélèvements du fichier non traité,
- La date des séquences SUIVANT des prélèvements du fichier non traité,
- Puis cliquer sur le bouton Annuler les derniers prélèvements pour remettre à jour les dates de dernier prélèvement et la dernière séquence (FIRST ou RCUR) avant l’émission de ce fichier.
