Facturation

Avant de lancer la facturation, vous devez être à jour des régularisations sur la période et les activités à facturer.

Lancer la facturation

Exploitation / Facturation / Facturation Classique/ Facturation

Paramètres

1. Sélectionner la régie à facturer.
2. La période à facturer
3. Sélectionner le Paramétrage facture : Facture
4. Type de Gestion: cocher Facturé/P.Monnaie
5. Prélèvements ? : cocher Oui sur Fichier

• Dates de prélèvement : le logiciel vous propose les dates de prélèvement minimum pour les deux séquences (Premier et suivant), si vous souhaitez des dates plus tardives, les modifier
• Cliquer sur GO

Sélection

Le logiciel passe sur le second onglet. Il a calculé les factures et affiche la liste des familles et le montant à facturer pour chacune. Avec une synthèse dans l'encadré vert en haut à gauche : le total, le nombre de prélevés et le nombre de non prélevés. A ce niveau, il est possible d'exclure des familles de la facturation.

Rôle

• Cliquer sur l’onglet Rôle
• «Choisissez votre date de facture:», cliquer sur le dernier jour du mois que vous facturez.
• «Choisissez le n° de la 1ère facture:», cliquer sur celui du milieu
• Exercice: Année de la période de facturation
• N° de rôle: automatiquement proposé mais modificable
• N° Facture: modifiez-le si vous souhaitez que les N° se suivent d’une facturation à l’autre.
• Saisir la date d’échéance.
• Vérifier les Dates de prélèvement : modifiables si nécessaire
• Cliquer sur Rôle papier seul pour imprimer le rôle. Document à Conserver pour justifier votre facturation
  • «Voulez-vousle détail sur le rôle?», répondre Oui,
• Cliquer sur Imprimer récapitulatif pour éditer le récapitulatif de la facturation. Document à Conserver pour justifier votre facturation

Edition Fusion - Envoi par mail

• Cliquer sur l’onglet Edition Fusion pour effectivement valider votre facturation et l’imprimer.
• Répertoire des fichiers de fusion: ________
• Fichier du modèle pour la fusion: \\serveur\Carteplus\FacturationCarte+\nom modèle.doc
• Vous pouvez choisir de créer le fichier des factures non envoyées par mail au format PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet en cochant cette case
• Vous pouvez choisir d’envoyer les fichiers joints en PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet, en cochant cette case
• Cliquer sur Envoi par Mail et Fusionner,
• «Quelles factures souhaitez-vous préparer pour la fusion ?», répondre Toutes
• «Etes-vous sûr de vouloir envoyer par mail les factures …?», répondre Oui
• «Que souhaitez-vous faire pour les familles dont l’adresse mail n’est pas renseignée?», cliquer sur Fusionner automatiquement
• Le logiciel prépare les factures à envoyer par mail, puis il affiche le nombre de factures à envoyer par mail et le nombre de factures à fusionner car sans adresse mail. Cliquer sur OK

• «La fusion automatique fonctionne-t-elle avec WORD?», répondre Oui
• Il s’affiche en bas de l’écran: «MSWORD – Fusion en cours», attendre le prochain message.
• «Le document ……….. est prêt pour l’impression….Souhaitez-vous l’ouvrir?», répondre Oui
• Imprimer les factures, puis fermer le document
• Ensuite répondre Oui à la question «Souhaitez-vous supprimer le fichier créé ?»
• A la question «Voulez-vous lancer la préparation des prélèvements automatiques?», répondre Oui
• A la question «Le fichier de prélèvement est prêt. Souhaitez-vous lancer maintenant le module de génération du fichier à transmettre et de validation des prélèvements?», répondre Oui

• La liste des prélèvements est affichée avec les dates de prélèvement de chaque séquence saisie lors de la facturation, vous pouvez les modifier si vous le souhaitez (il est possible qu’une seule date de prélèvement s’affiche, si tous vos prélèvements sont sur la même séquence PREMIER ou SUIVANT)
• Cliquer sur l’imprimante si vous souhaitez imprimer la liste
• Cliquer sur l’onglet Fichier de transfert

• Si vous avez dans vos prélèvements les deux séquences, deux fichiers seront créés: PRELEV_FIRST.XML et PRELEV_RCUR.XML
• Le format de fichier à produire doit être coché Trésor Public (SEPA)
• Sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez copier ces fichiers. Vous y mettrez votre répertoire de transmission utilisé pour le transfert des flux par Hélios.
• Modifier si nécessaire le Motif du prélèvement
• Cliquer sur Préparer fichier
• Le logiciel vous affiche le nombre de fichiers créés (1 ou 2) et leur emplacement et vous demande «Souhaitez-vous copier ces fichiers à l’emplacement sélectionné?», répondre Oui. Ce ou ces fichiers sont les flux à transmettre à votre trésorerie
• Le logiciel vous affiche, si tout va bien, «Les fichiers ont été correctement copiés dans ….. Souhaitez-vous vérifier leur contenu?», répondre Oui. Le logiciel vous affiche le nombre de prélèvements dans chaque fichier ainsi que le montant total de chacun. Vous pouvez le vérifier avec la dernière page de la liste imprimée. Cliquer sur OK
• Cliquer ensuite sur Bordereau depuis Fichier, sélectionner le 1er choix: Fichiers copiés, une fenêtre s’affiche, vous pouvez modifier certaines informations si nécessaires (elles seront ensuite reproposées sur ce poste pour la prochaine fois) et imprimer le ou les bordereaux.
• Cliquer ensuite sur l’onglet Valider Prélèvements, sélectionner le mode de règlement Prélèvement puis cliquer sur le bouton Règlement pour enregistrer ces règlements par prélèvement. Il faudra par la suite que vous fassiez un bordereau définitif de ces règlements (nous vous conseillons de le faire lorsque vous êtes sûr que vos prélèvements sont bien passés).
• Fermer cette fenêtre, vous revenez sur la fenêtre de la facturation
• «Souhaitez-vous envoyer les mails maintenant ?», répondre Oui. Cette opération étant longue, vous pouvez également répondre Non et les envoyez ultérieurement, au moment du repas ou le soir, (uniquement depuis le poste qui a préparé les factures) en allant dans Utilitaires / Envoi des mails en attente.

• L’écran ci-contre est affiché.
• Cocher Confirmation de lecture? si vous souhaitez recevoir un accusé de réception de la famille.
• Envoi par lot de: 40
• Délai avant envoi du lot suivant: 60
• Si vous souhaitez recevoir une copie, saisir l’adresse mail sur laquelle vous souhaitez la recevoir.
• Cliquer sur Envoi des mails sélectionnés

Rééditer la facturation

Avant de rééditer une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir rééditer.* L’exercice et le N° de rôle: ici Exercice = 2014, N° de rôle = 2

• La date de facturation: ici 28/02/2014
• La date d’échéance
• Les dates de prélèvement

Exploitation / Facturation Classique / Réédition Facturation

• Sélectionner la régie à facturer de Régie des services scolaires à F2
• Saisir la Période
• Saisir pour les 4 dates ci-dessous les mêmes que celles saisies lors de la facturation initiale:
  • Date de facture
  • Date d’échéance
  • Dates de prélèvement
• Sélectionner le paramétrage facture
• Facturé/Porte-Monnaie : cocher Oui
• Prélèvements? : cocher Oui sur Fichier
• Cliquer sur GO
• Le logiciel vous demande de sélectionner le 1er numéro de facture, faire le même choix que lors de la facturation (en général, celui du milieu)
• «Etes-vous sûr de vouloir rééditer ces factures?», répondre Oui

• Le logiciel calcule les factures et affiche la liste des familles et le montant pour chacune. Vérifier sur la dernière page du rôle initial que le nombre et le total correspondent.

• Cliquer sur l’onglet Rôle

• Exerciceet N° de rôle: Remettre les mêmes que sur la facturation initiale.
• N° Facture: modifiez-le si nécessaire
• Vérifier les 3 dates,
• Cliquer sur Rôle papier seul si vous souhaitez réimprimer le rôle.
  • «Voulez-vousle détail sur le rôle?», répondre Oui,
• Cliquer sur Imprimer récapitulatif pour rééditer le récapitulatif de la facturation.
• Cliquer sur l’onglet Edition Fusion si vous souhaitez rééditer les factures. Vous devez suivre la même procédure que celle décrite dans la procédure de facturation pour faire vos éditions de facture.

Annuler la facturation

Avant d’annuler une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir annuler.* La date de facturation: ici 28/02/2014

• Les dates de prélèvement

Exploitation / Facturation Classique / Annulation Facturation

• Sélectionner la régie: de régie des services scolaires à F2
• Saisir la date de facturation initiale
• Sélectionner le paramétrage facture
• Sélectionner éventuellement la famille (de ______ à F2) pour annuler la facture d’une seule famille.
• Facturé/P.Monnaie: cocher oui
• Cliquer sur GO
• Lorsque la facturation est annulée, le message ci-contre est affiché. Il vous informe que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que le fichier des derniers prélèvements SEPA n’a pas été transmis, vous devez remettre à jour les dates de dernier prélèvement et la séquence de prélèvement des familles concernées. Cliquer sur OK
• IMPORTANT: si la facturation que vous venez d’annuler n’est pas la dernière ou si votre fichier SEPA de cette dernière facturation a bien été pris en compte, VOUS NE DEVEZ EN AUCUN CAS FAIRE LA PROCEDURE QUI SUIT.

• IMPORTANT: la procédure ci-dessous ne doit être faite que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que votre fichier SEPA n’a pas été transmis ou pris en charge. Cette procédure permet de remettre à jour les dernières dates de prélèvement et la dernière séquence de prélèvement pour les familles concernées par cette facturation. A droite de l’écran, vous devez renseigner:

• • La date des prélèvements de séquence PREMIER (apparaît en haut de votre rôle)
  • La date des prélèvements de séquence SUIVANT (apparaît en haut de votre rôle)
  • Puis cliquer sur Annuler les derniers prélèvements
  • Cette opération va remettre à jour les informations bancaires de la famille de l’onglet SEPA et de l’onglet Prélèvements. En fait, il va recopier les informations de l’avant-dernier prélèvement dans les informations du dernier prélèvement effectué, pour toutes les familles:
    • dont le dernier prélèvement effectué est de séquence FIRST et dont la date de dernier prélèvement est égale à la date de prélèvement saisie ci-dessus dans Séquence PREMIER
    • dont le dernier prélèvement effectué est de séquence RCUR et dont la date de dernier prélèvement est égale à la date de prélèvement saisie ci-dessus dans Séquence SUIVANT.
    • Dans l’exemple ci-contre, cette procédure va donc signaler qu’aucun prélèvement n’a été fait pour cette famille et que le prochain prélèvement devra donc être de séquence PREMIER. Sans annulation, le prochain prélèvement serait présenté avec une séquence SUIVANT et serait automatiquement rejeté.

Mise en titre des impayés

Exploitation / Relance / Titres Collectifs.

Si des règlements sont arrivés durant l’opération précédente, les saisir avant de faire les titres et les relances.

Cette procédure consiste à mettre en recouvrement auprès du Percepteur les familles qui n’auraient pas réglé suite à la relance du mois précédent.* Saisir les informations permettant de sélectionner le type de titre :

• • La régie concernée: Services scolaires
  • Date de référence : dernier jour du mois facturé

• Saisir les informations concernant le titre à éditer, ces informations sont fournies par le service comptable:

• • Exercice du titre
  • N° de Bordereau et N° du titre : demander et faire réserver ce numéro par la comptabilité (Si on ne peut pas avoir le N° de titre avant, éditer la liste, faire saisir le titre par la comptabilité puis relancer avec le bon numéro)
  • Montant minimum : ________ Euros (en dessous de ce montant, les impayés ne sont pas mis en titre)

• Saisir l'objet de la recette : il est important car il apparaît sur le titre envoyé aux familles. RÉGIE DE LA CANTINE SCOLAIRE AU «Date de référence».
• Cliquer sur GO pour lancer la recherche des familles répondant aux critères.
• La liste des familles qui vont être mise en titre d’impayés est affichée. Vous pouvez, si vous le souhaitez, décocher certaines familles.
• Cliquer sur le bouton Liste Imputation, afin d’obtenir la liste des titres par compte comptable. (Faites en 3 exemplaires, un pour vous, un pour le trésor public, un pour la comptabilité)
• Cliquer sur le bouton Liste Détail, afin d’obtenir le détail par activité. (1 exemplaire pour vous)
• Cliquer sur le bouton Titre Papier pour éditer les titres. Faites-en autant d’exemplaires que nécessaire, à priori 3, un que vous archivez, un remis au Percepteur, un envoyé aux familles
• Cliquer sur le bouton Fichier INDIGO-TITRE pour préparer la disquette au percepteur.
• Cliquer sur l’onglet Contrôle Disquette, cliquer sur le bouton «Contrôler le fichier» et vérifier que le nombre de titres et le total correspondent bien à la liste imprimée. Si OK, vous pouvez transmettre le fichier au percepteur
• Cliquer sur l'onglet Règlement : Ceci est le moment le plus délicat de l'opération, en effet cette opération est irréversible, après avoir effectué le règlement, il ne sera plus possible de rééditer une liste. Il est donc extrêmement important que vos listes soient bien terminées d'imprimer avant d’effectuer ce règlement. Sélectionner le mode de règlement : TITRE
• Cliquer sur le bouton Règlement : une validation est demandée, vous rappelant le nombre de familles et le montant du titre. La question suivante est alors posée "L'imputation par porte-monnaie est-elle bien éditée ?", répondre Non une première fois pour éditer un 2ème exemplaire, 1 à conserver, 1 à remettre au percepteur. Ne répondre Oui que lorsque vous avez en main l'édition intitulée «Affectations dues aux Titres de recettes».

Vous devez saisir le montant global de tous les titres dans votre comptabilité, et remettre à votre Percepteur, le titre correspondant au montant global (saisi en comptabilité), la disquette des titres (pour le détail), la liste détaillée des titres et certainement un exemplaire de chaque titre nominatif. IMPORTANT: ranger les document «Affectations dues aux Titres de recettes» dans un dossier que vous aurez intitulé: «Documents Mise en Titres D’Impayés».

Relancer les familles

Exploitation / Relance / Lettre de Relance.

Nous vous conseillons de faire une relance N° 1 en tout début de mois, puis une relance N° 2 vers le 15 de mois pour les familles n’ayant pas réglées après la première relance.

• Cliquer sur OK
• Saisir la Date de référence: Dernier jour du mois précédent
• Saisir le Montant minimum: _________ Euros.
• Cliquer sur GO: Les relances se calculent et la liste des familles à relancer est affichée.Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.
• Cliquer sur Imprimer Liste si vous souhaitez garder une trace de vos relances.
• Cliquer sur l’onglet Edition fusion
• Dans «Fichiers du modèle pour la fusion», il faut avoir:

Nom du Serveur \carteplus\document fusion\C+-Relance.doc, si ce n’est pas le cas, aller chercher ce modèle par les …* Cliquer sur Fusionner Automatiquement.

• A la question «La fusion Word fonctionne t’elle sur votre poste?», répondre Oui
• La fusion est lancée par le logiciel et il vous est demandé si vous souhaiter ouvrir le document WORD, répondre Oui
• Vos lettres de relance sont affichées, vous pouvez les imprimer.
• Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.
• Fermer le document WORD
• A la question «Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé?», répondre Oui

Editer les bordereaux définitifs

Exploitation / Encaissement / Edition du bordereau des règlements

Vous devrez éditer les bordereaux définitifs des modes de règlement PRELEV. Nous vous conseillons de ne faire le bordereau définitif des prélèvements que lorsque vous êtes sûr que votre fichier a bien été pris en charge.

• Par défaut, Type d’édition est coché à provisoire, le laisser ainsi
• Sélectionner votre mode de règlement de _____ à F2
• Cliquer sur Imprimer, vérifier et ne pas imprimer réellement, fermer l’aperçu écran
• Si c’est OK, cocher Type d’édition: définitif
• Cliquer sur Imprimer.
• Important: dès que l’aperçu est disponible à l’écran, votre bordereau est définitif, même si vous ne l’imprimez pas réellement. Il faudra alors passer par l’onglet Réédition pour pouvoir l’imprimer à nouveau.

Voir l’état de la régie

Exploitation / Relance / Cumul des soldes.

Cet état permet de voir globalement où en est votre régie. Cliquer simplement sur Imprimer pour obtenir l’état suivant.