« Facturation » : différence entre les versions

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=LA FACTURATION=
 
 
 
 
 
Ce dossier contient&nbsp;:
 
 
* La Facturation –&nbsp;Norme SEPA
 
 
 
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<div style="text-align:center;">[[Image:.png]]</div>
 
 
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<div style="text-align:center;">Parc du Mirail - Bât.E 205</div>
 
<div style="text-align:center;">23 avenue du Mirail</div>
 
<div style="text-align:center;">33370 ARTIGUES PRES DE BORDEAUX</div>
 
 
<div style="text-align:center;"></div>
 
<div style="text-align:center;">Tél.&nbsp;: 05.57.80.00.93</div>
 
<div style="margin-left:6.244cm;margin-right:0cm;">Fax&nbsp;: 05.56.86.24.39</div>
 
 
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<div style="text-align:center;"><span style="color:#0000ff;">'''SOMMAIRE'''</span></div>
 
 
 
 
 
 
 
 
<div style="text-align:center;color:#3366ff;margin-left:-0.199cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342534|1.]][[#Toc385342534|]][[#Toc385342534|LA FACTURATION]][[#Toc385342534|3]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342535|1.1.]][[#Toc385342535|]][[#Toc385342535|Lancer la facturation]][[#Toc385342535|3]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342536|1.2.]][[#Toc385342536|]][[#Toc385342536|Rééditer la facturation]][[#Toc385342536|5]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342537|1.3.]][[#Toc385342537|]][[#Toc385342537|Annuler la facturation]][[#Toc385342537|6]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342538|1.4.]][[#Toc385342538|]][[#Toc385342538|Mise en titre des impayés]][[#Toc385342538|7]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342539|1.5.]][[#Toc385342539|]][[#Toc385342539|Relancer les familles]][[#Toc385342539|8]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342540|1.6.]][[#Toc385342540|]][[#Toc385342540|Editer les bordereaux définitifs]][[#Toc385342540|8]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342541|1.7.]][[#Toc385342541|]][[#Toc385342541|Voir l’état de la régie]][[#Toc385342541|8]]</div>
 
<div style="text-align:center;color:#3366ff;margin-left:-0.199cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342542|2.]][[#Toc385342542|]][[#Toc385342542|LE SEPA]][[#Toc385342542|9]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342543|2.1.]][[#Toc385342543|]][[#Toc385342543|Qu’est-ce que le prélèvement SEPA ?]][[#Toc385342543|9]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342544|2.2.]][[#Toc385342544|]][[#Toc385342544|Informations bancaires du créancier]][[#Toc385342544|9]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342545|2.3.]][[#Toc385342545|]][[#Toc385342545|Associer la banque à la régie]][[#Toc385342545|10]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342546|2.4.]][[#Toc385342546|]][[#Toc385342546|La migration des RIB des familles au format SEPA et lettre d’information]][[#Toc385342546|10]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342547|2.5.]][[#Toc385342547|]][[#Toc385342547|Saisir les RIB des familles au format SEPA]][[#Toc385342547|11]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342548|2.6.]][[#Toc385342548|]][[#Toc385342548|Générer les fichiers de prélèvement au format SEPA]][[#Toc385342548|12]]</div>
 
<div style="margin-left:0.501cm;margin-right:0cm;">[[#Toc385342549|2.7.]][[#Toc385342549|]][[#Toc385342549|Annuler les derniers prélèvements]][[#Toc385342549|13]]</div>
 
 
= {{anchor|Toc385342534}} LA FACTURATION =
 
 


Avant de lancer la facturation, vous devez être à jour des régularisations sur le mois à facturer sur vos Activités ALSH - APS et restauration.
Avant de lancer la facturation, vous devez être à jour des régularisations sur le mois à facturer sur vos Activités ALSH - APS et restauration.


==Lancer la facturation==


== {{anchor|Toc310935205}} {{anchor|Toc385342535}} {{anchor|Toc382919668}} {{anchor|Toc379797024}} {{anchor|Toc378238743}} Lancer la facturation ==
'''Exploitation / Facturation Classique/ Facturation'''
 
<div style="text-align:center;color:#ff00ff;margin-left:0.6cm;margin-right:0cm;">[[Image:.png]]<u>'''Exploitation / Facturation Classique/ Facturation'''</u></div>


 
* Sélectionner la régie à facturer de '''Régie des services scolaires '''à '''F2'''
* Sélectionner la <span style="color:#3366ff;">régie </span>à facturer de '''Régie des services scolaires '''à '''F2'''
* Période du: 1er jour au dernier jour à facturer
* <span style="color:#3366ff;">Période</span> du&nbsp;: 1<sup>er</sup> jour au dernier jour à facturer
* Sélectionner le paramétrage facture''' '''
* Sélectionner le paramétrage facture<span style="color:#0000ff;">''' '''</span>
* Type de Gestion: cocher '''Facturé/P.Monnaie'''
* <span style="color:#3366ff;">Type de Gestion</span>&nbsp;: cocher '''Facturé/P.Monnaie'''
* Prélèvement : cocher '''Oui sur Fichier'''
* <span style="color:#3366ff;">Prélèvement </span>: cocher '''Oui sur Fichier'''
* Dates de prélèvement : le logiciel vous propose les dates de prélèvement minimum pour les deux séquences (Premier et suivant), si vous souhaitez des dates plus tardives, les modifier
* <span style="color:#3366ff;">Dates de prélèvement </span>: le logiciel vous propose les dates de prélèvement minimum pour les deux séquences (Premier et suivant), si vous souhaitez des dates plus tardives, les modifier
* Cliquer sur '''GO'''
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''GO'''</span>
* Le logiciel calcule les factures et affiche la liste des familles et le montant à facturer pour chacune.
* Le logiciel calcule les factures et affiche la liste des familles et le montant à facturer pour chacune.
* Le nombre de factures et le montant total de la facturation sont affichés&nbsp;: le total, le nombre de prélevés et le nombre de non prélevés
* Le nombre de factures et le montant total de la facturation sont affichés: le total, le nombre de prélevés et le nombre de non prélevés
* Cliquer sur l’onglet <span style="color:#0000ff;">'''Rôle'''</span>
* Cliquer sur l’onglet '''Rôle'''
* A la question «&nbsp;''Choisissez votre date de facture&nbsp;:&nbsp;», ''cliquer sur le '''dernier jour du mois '''que vous facturez.
* A la question «''Choisissez votre date de facture:», ''cliquer sur le '''dernier jour du mois '''que vous facturez.
* A la question «&nbsp;''Choisissez le n° de la 1<sup>ère</sup> facture&nbsp;:&nbsp;», ''cliquer'' ''sur '''celui du milieu'''
* A la question «''Choisissez le n° de la 1ère facture:», ''cliquer'' ''sur '''celui du milieu'''




 
* [[Image:.png]]Exercice: Année de la date d’aujourd’hui
* [[Image:.png]]<span style="color:#3366ff;">Exercice</span>&nbsp;: Année de la date d’aujourd’hui
* N° de rôle'''''': automatiquement proposé  
* <span style="color:#3366ff;">N° de rôle</span>'''&nbsp;''': automatiquement proposé  
* N° Facture'''''': modifiez-le si vous souhaitez que les N° se suivent d’une facturation à l’autre.
* <span style="color:#3366ff;">N° Facture</span>'''&nbsp;''': modifiez-le si vous souhaitez que les N° se suivent d’une facturation à l’autre.
* Saisir la date d’échéance,
* Saisir la date d’échéance,
* Vérifier les <span style="color:#3366ff;">Dates de prélèvement </span>: les modifier si nécessaire
* Vérifier les Dates de prélèvement : les modifier si nécessaire
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">Rôle papier seul</span> pour imprimer le rôle. Document à Conserver pour justifier votre facturation
* Cliquer sur Rôle papier seul pour imprimer le rôle. Document à Conserver pour justifier votre facturation
** «&nbsp;Voulez-vous&nbsp;le détail sur le rôle&nbsp;?&nbsp;», répondre '''Oui''',  
** «Voulez-vousle détail sur le rôle?», répondre '''Oui''',  
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">Imprimer récapitulatif</span> pour éditer le récapitulatif de la facturation. <span style="color:#ff6600;">Document à Conserver pour justifier votre facturation</span>
* Cliquer sur Imprimer récapitulatif pour éditer le récapitulatif de la facturation. Document à Conserver pour justifier votre facturation
* Cliquer sur l’onglet <span style="color:#0000ff;">'''Edition Fusion'''</span> pour effectivement valider votre facturation et l’imprimer.
* Cliquer sur l’onglet '''Edition Fusion''' pour effectivement valider votre facturation et l’imprimer.
* [[Image:.png]]Répertoire des fichiers de fusion&nbsp;: <span style="color:#3366ff;">________</span>
* [[Image:.png]]Répertoire des fichiers de fusion: ________
* Fichier du modèle pour la fusion&nbsp;: '''\\serveur\Carteplus\FacturationCarte+\nom modèle.doc'''
* Fichier du modèle pour la fusion: '''\\serveur\Carteplus\FacturationCarte+\nom modèle.doc'''
* Vous pouvez choisir de créer le fichier des factures non envoyées par mail au format PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet en cochant cette case
* Vous pouvez choisir de créer le fichier des factures non envoyées par mail au format PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet en cochant cette case
* Vous pouvez choisir d’envoyer les <span style="color:#3366ff;">fichiers joints en PDF</span>, mais uniquement si votre version de WORD le permet, en cochant cette case
* Vous pouvez choisir d’envoyer les fichiers joints en PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet, en cochant cette case
* Cliquer sur Envoi par Mail et Fusionner,  
* Cliquer sur Envoi par Mail et Fusionner,  
* «&nbsp;Quelles factures souhaitez-vous préparer pour la fusion ?&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">'''Toutes'''</span>
* «Quelles factures souhaitez-vous préparer pour la fusion ?», répondre '''Toutes'''
* «&nbsp;Etes-vous sûr de vouloir envoyer par mail les factures …?&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">'''Oui'''</span>
* «Etes-vous sûr de vouloir envoyer par mail les factures …?», répondre '''Oui'''
* «&nbsp;Que souhaitez-vous faire pour les familles dont l’adresse mail n’est pas renseignée&nbsp;?&nbsp;», cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''Fusionner automatiquement'''</span>
* «Que souhaitez-vous faire pour les familles dont l’adresse mail n’est pas renseignée?», cliquer sur '''Fusionner automatiquement'''
* Le logiciel prépare les factures à envoyer par mail, puis il affiche le nombre de factures à envoyer par mail et le nombre de factures à fusionner car sans adresse mail. Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''OK'''</span>
* Le logiciel prépare les factures à envoyer par mail, puis il affiche le nombre de factures à envoyer par mail et le nombre de factures à fusionner car sans adresse mail. Cliquer sur '''OK'''




 
* «La fusion automatique fonctionne-t-elle avec WORD?», répondre '''Oui'''
<div style="color:#0000ff;margin-left:1.27cm;margin-right:0cm;"></div>
* Il s’affiche en bas de l’écran: «MSWORD – Fusion en cours», '''attendre le prochain message'''.
 
* «Le document ……….. est prêt pour l’impression….Souhaitez-vous l’ouvrir?», répondre '''Oui'''
<div style="margin-left:1.27cm;margin-right:0cm;"></div>* «&nbsp;La fusion automatique fonctionne-t-elle avec WORD&nbsp;?&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">'''Oui'''</span>
* Il s’affiche en bas de l’écran&nbsp;: «&nbsp;MSWORD – Fusion en cours&nbsp;», '''attendre le prochain message'''.
* «&nbsp;Le document ……….. est prêt pour l’impression….Souhaitez-vous l’ouvrir&nbsp;?&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">'''Oui'''</span>
* Imprimer les factures, puis fermer le document
* Imprimer les factures, puis fermer le document
* Ensuite répondre <span style="color:#0000ff;">'''Oui'''</span> à la question «&nbsp;Souhaitez-vous supprimer le fichier créé ?&nbsp;»
* Ensuite répondre '''Oui''' à la question «Souhaitez-vous supprimer le fichier créé ?»
* A la question «&nbsp;Voulez-vous lancer la préparation des prélèvements automatiques&nbsp;?&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">'''Oui'''</span>
* A la question «Voulez-vous lancer la préparation des prélèvements automatiques?», répondre '''Oui'''
* A la question «&nbsp;Le fichier de prélèvement est prêt. Souhaitez-vous lancer maintenant le module de génération du fichier à transmettre et de validation des prélèvements&nbsp;?&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">'''Oui'''</span>
* A la question «Le fichier de prélèvement est prêt. Souhaitez-vous lancer maintenant le module de génération du fichier à transmettre et de validation des prélèvements?», répondre '''Oui'''
 
 


[[Image:.png]]
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* La liste des prélèvements est affichée avec les dates de prélèvement de chaque séquence saisie lors de la facturation, vous pouvez les modifier si vous le souhaitez (il est possible qu’une seule date de prélèvement s’affiche, si tous vos prélèvements sont sur la même séquence PREMIER ou SUIVANT)
* La liste des prélèvements est affichée avec les dates de prélèvement de chaque séquence saisie lors de la facturation, vous pouvez les modifier si vous le souhaitez (il est possible qu’une seule date de prélèvement s’affiche, si tous vos prélèvements sont sur la même séquence PREMIER ou SUIVANT)
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''l’imprimante'''</span> si vous souhaitez imprimer la liste
* Cliquer sur '''l’imprimante''' si vous souhaitez imprimer la liste
* Cliquer sur l’onglet <span style="color:#0000ff;">'''Fichier de transfert'''</span>
* Cliquer sur l’onglet '''Fichier de transfert'''
 
 


 
* Si vous avez dans vos prélèvements les deux séquences, deux fichiers seront créés: PRELEV_FIRST.XML et PRELEV_RCUR.XML
 
* [[Image:.png]]Le format de fichier à produire doit être coché '''Trésor Public (SEPA)'''
* Si vous avez dans vos prélèvements les deux séquences, <span style="color:#3366ff;">deux fichiers</span> seront créés&nbsp;: PRELEV_FIRST.XML et PRELEV_RCUR.XML
* Sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez copier ces fichiers. Vous y mettrez votre répertoire de transmission utilisé pour le transfert des flux par Hélios.
* [[Image:.png]]Le <span style="color:#3366ff;">format de fichier à produire</span> doit être coché '''Trésor Public (SEPA)'''
* Modifier si nécessaire le Motif du prélèvement
* Sélectionner le <span style="color:#3366ff;">répertoire</span> dans lequel vous souhaitez copier ces fichiers. Vous y mettrez votre répertoire de transmission utilisé pour le transfert des flux par Hélios.
* Modifier si nécessaire <span style="color:#3366ff;">le Motif du prélèvement</span>
* Cliquer sur Préparer fichier
* Cliquer sur Préparer fichier
* Le logiciel vous affiche le nombre de fichiers créés (1 ou 2) et leur emplacement et vous demande «&nbsp;''Souhaitez-vous copier ces fichiers à l’emplacement sélectionné&nbsp;?''&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">Oui. </span>Ce ou ces fichiers sont les flux à transmettre à votre trésorerie
* Le logiciel vous affiche le nombre de fichiers créés (1 ou 2) et leur emplacement et vous demande «''Souhaitez-vous copier ces fichiers à l’emplacement sélectionné?''», répondre Oui. Ce ou ces fichiers sont les flux à transmettre à votre trésorerie
* Le logiciel vous affiche, si tout va bien, «&nbsp;''Les fichiers ont été correctement copiés dans ….. Souhaitez-vous vérifier leur contenu&nbsp;?''&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">Oui</span>. Le logiciel vous affiche le nombre de prélèvements dans chaque fichier ainsi que le montant total de chacun. Vous pouvez le vérifier avec la dernière page de la liste imprimée. Cliquer sur '''OK'''
* Le logiciel vous affiche, si tout va bien, «''Les fichiers ont été correctement copiés dans ….. Souhaitez-vous vérifier leur contenu?''», répondre Oui. Le logiciel vous affiche le nombre de prélèvements dans chaque fichier ainsi que le montant total de chacun. Vous pouvez le vérifier avec la dernière page de la liste imprimée. Cliquer sur '''OK'''
* Cliquer ensuite sur <span style="color:#0000ff;">'''Bordereau depuis Fichier'''</span>, sélectionner le 1<sup>er</sup> choix&nbsp;: <span style="color:#3366ff;">Fichiers copiés</span>, une fenêtre s’affiche, vous pouvez modifier certaines informations si nécessaires (elles seront ensuite reproposées sur ce poste pour la prochaine fois) et <span style="color:#0000ff;">'''imprimer '''</span>le ou les bordereaux.
* Cliquer ensuite sur '''Bordereau depuis Fichier''', sélectionner le 1er choix: Fichiers copiés, une fenêtre s’affiche, vous pouvez modifier certaines informations si nécessaires (elles seront ensuite reproposées sur ce poste pour la prochaine fois) et '''imprimer '''le ou les bordereaux.
* Cliquer ensuite sur l’onglet <span style="color:#0000ff;">'''Valider Prélèvements'''</span>, sélectionner le mode de règlement <span style="color:#3366ff;">Prélèvement</span> puis cliquer sur le bouton <span style="color:#0000ff;">'''Règlement'''</span> pour enregistrer ces règlements par prélèvement. Il faudra par la suite que vous fassiez un bordereau définitif de ces règlements (nous vous conseillons de le faire lorsque vous êtes sûr que vos prélèvements sont bien passés).
* Cliquer ensuite sur l’onglet '''Valider Prélèvements''', sélectionner le mode de règlement Prélèvement puis cliquer sur le bouton '''Règlement''' pour enregistrer ces règlements par prélèvement. Il faudra par la suite que vous fassiez un bordereau définitif de ces règlements (nous vous conseillons de le faire lorsque vous êtes sûr que vos prélèvements sont bien passés).
* Fermer cette fenêtre, vous revenez sur la fenêtre de la facturation
* Fermer cette fenêtre, vous revenez sur la fenêtre de la facturation
* «&nbsp;''Souhaitez-vous envoyer les mails maintenant ?''&nbsp;», répondre <span style="color:#0000ff;">Oui</span>. Cette opération étant longue, vous pouvez également répondre Non et les envoyez ultérieurement, au moment du repas ou le soir, (uniquement depuis le poste qui a préparé les factures) en allant dans <span style="color:#ff00ff;"><u>'''Utilitaires / Envoi des mails en attente'''</u></span>.
* «''Souhaitez-vous envoyer les mails maintenant ?''», répondre Oui. Cette opération étant longue, vous pouvez également répondre Non et les envoyez ultérieurement, au moment du repas ou le soir, (uniquement depuis le poste qui a préparé les factures) en allant dans '''Utilitaires / Envoi des mails en attente'''.
 
 


* [[Image:.png]]L’écran ci-contre est affiché.
* [[Image:.png]]L’écran ci-contre est affiché.
* Cocher <span style="color:#0000ff;">'''Confirmation de lecture&nbsp;?'''</span> si vous souhaitez recevoir un accusé de réception de la famille.
* Cocher '''Confirmation de lecture?''' si vous souhaitez recevoir un accusé de réception de la famille.
* Envoi par lot de&nbsp;: <span style="color:#0000ff;">'''40'''</span>
* Envoi par lot de: '''40'''
* Délai avant envoi du lot suivant&nbsp;: <span style="color:#0000ff;">'''60'''</span>
* Délai avant envoi du lot suivant: '''60'''
* Si vous souhaitez recevoir une copie, saisir l’adresse mail sur laquelle vous souhaitez la recevoir.
* Si vous souhaitez recevoir une copie, saisir l’adresse mail sur laquelle vous souhaitez la recevoir.
* Cliquer sur Envoi des mails sélectionnés
* Cliquer sur Envoi des mails sélectionnés


==Rééditer la facturation==


Avant de rééditer une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir rééditer.* [[Image:.png]]L’exercice et le N° de rôle: ici Exercice = 2014, N° de rôle = 2
* La date de facturation: ici 28/02/2014
* La date d’échéance
* Les dates de prélèvement


'''Exploitation / Facturation Classique / Réédition Facturation'''


 
* [[Image:.png]]Sélectionner la régie à facturer de '''Régie des services scolaires'''''' '''à '''F2'''
== {{anchor|Toc364256951}} {{anchor|Toc385342536}} {{anchor|Toc382919669}} {{anchor|Toc379797025}} Rééditer la facturation ==
* Saisir la Période
 
* Saisir pour les 4 dates ci-dessous les mêmes que celles saisies lors de la facturation initiale:  
 
 
Avant de rééditer une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir rééditer.* [[Image:.png]]L’exercice et le N° de rôle&nbsp;: ici Exercice = 2014, N° de rôle = 2
* La date de facturation&nbsp;: ici 28/02/2014
* La date d’échéance&nbsp;
* Les dates de prélèvement&nbsp;
 
 
 
 
 
 
 
 
 
<div style="text-align:center;color:#ff00ff;margin-left:0.6cm;margin-right:0cm;"><u>'''Exploitation / Facturation Classique / Réédition Facturation'''</u></div>
 
 
* [[Image:.png]]Sélectionner la <span style="color:#3366ff;">régie </span>à facturer de '''Régie<span style="color:#0000ff;"> </span>des services scolaires'''&nbsp;''' '''à '''F2'''
* Saisir la <span style="color:#3366ff;">Période</span>
* Saisir pour les 4 dates ci-dessous les mêmes que celles saisies lors de la facturation initiale&nbsp;:  
** Date de facture
** Date de facture
** Date d’échéance
** Date d’échéance
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* Sélectionner le paramétrage facture  
* Sélectionner le paramétrage facture  
* Facturé/Porte-Monnaie : cocher Oui
* Facturé/Porte-Monnaie : cocher Oui
* <span style="color:#3366ff;">Prélèvements&nbsp;? </span>: cocher Oui sur Fichier
* Prélèvements? : cocher Oui sur Fichier
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''GO'''</span>
* Cliquer sur '''GO'''
* Le logiciel vous demande de sélectionner le <span style="color:#3366ff;">'''1er numéro de facture'''</span>, faire le même choix que lors de la facturation (en général, celui du milieu)
* Le logiciel vous demande de sélectionner le '''1er numéro de facture''', faire le même choix que lors de la facturation (en général, celui du milieu)
* «&nbsp;Etes-vous sûr de vouloir rééditer ces factures&nbsp;?&nbsp;», répondre Oui
* «Etes-vous sûr de vouloir rééditer ces factures?», répondre Oui
 




Ligne 235 : Ligne 100 :




* Cliquer sur l’onglet '''Rôle'''


* Cliquer sur l’onglet <span style="color:#0000ff;">'''Rôle'''</span>
[[Image:.png]]* Exerciceet N° de rôle'''''': Remettre les mêmes que sur la facturation initiale.  
 
* N° Facture'''''': modifiez-le si nécessaire
 
* Vérifier les 3 dates,
 
* Cliquer sur '''Rôle''' '''papier seul''' si vous souhaitez réimprimer le rôle.
[[Image:.png]]* <span style="color:#3366ff;">Exercice</span>&nbsp;et <span style="color:#3366ff;">N° de rôle</span>'''&nbsp;''': Remettre les mêmes que sur la facturation initiale.  
** «Voulez-vousle détail sur le rôle?», répondre '''Oui''',  
* <span style="color:#3366ff;">N° Facture</span>'''&nbsp;''': modifiez-le si nécessaire
* Cliquer sur '''Imprimer récapitulatif''' pour rééditer le récapitulatif de la facturation.
* Vérifier les 3 <span style="color:#3366ff;">dates</span>,
* Cliquer sur l’onglet '''Edition Fusion''' si vous souhaitez rééditer les factures. Vous devez suivre la même procédure que celle décrite dans la procédure de facturation pour faire vos éditions de facture.
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''Rôle'''</span><span style="color:#0000ff;"> </span><span style="color:#0000ff;">'''papier seul'''</span> si vous souhaitez réimprimer le rôle.
** «&nbsp;Voulez-vous&nbsp;le détail sur le rôle&nbsp;?&nbsp;», répondre '''Oui''',  
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''Imprimer récapitulatif'''</span> pour rééditer le récapitulatif de la facturation.
* Cliquer sur l’onglet <span style="color:#0000ff;">'''Edition Fusion'''</span> si vous souhaitez rééditer les factures. Vous devez suivre la même procédure que celle décrite dans la procédure de facturation pour faire vos éditions de facture.


==Annuler la facturation==


Avant d’annuler une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir annuler.* [[Image:.png]]La date de facturation: ici 28/02/2014
* Les dates de prélèvement


[[Image:.png]]


Exploitation / Facturation Classique / Annulation Facturation'''


== {{anchor|Toc382919670}} {{anchor|Toc385342537}} Annuler la facturation ==
* Sélectionner la régie: de '''régie des services scolaires''' à '''F2'''
 
* Saisir la date de facturation initiale
 
 
Avant d’annuler une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir annuler.* [[Image:.png]]La date de facturation&nbsp;: ici 28/02/2014
* Les dates de prélèvement&nbsp;
 
 
 
 
 
 
 
 
 
<div style="color:#ff0000;">[[Image:.png]]</div>
 
<div style="text-align:center;color:#ff00ff;margin-left:0.6cm;margin-right:0cm;"><u>'''Exploitation / Facturation Classique / Annulation Facturation'''</u></div>
 
 
* Sélectionner la <span style="color:#3366ff;">régie</span>&nbsp;: de '''régie des services scolaires''' à '''F2'''
* Saisir la <span style="color:#3366ff;">date de facturation</span> initiale
* Sélectionner le paramétrage facture
* Sélectionner le paramétrage facture
* Sélectionner éventuellement la <span style="color:#3366ff;">famille</span> (de ______ à '''F2''') pour annuler la facture d’une seule famille.
* Sélectionner éventuellement la famille (de ______ à '''F2''') pour annuler la facture d’une seule famille.
* <span style="color:#3366ff;">Facturé/P.Monnaie</span>&nbsp;: cocher '''oui'''
* Facturé/P.Monnaie: cocher '''oui'''
* Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''GO'''</span>
* Cliquer sur '''GO'''
* [[Image:.png]]Lorsque la facturation est annulée, le message ci-contre est affiché. Il vous informe que si vous venez d’annuler la '''dernière facturation''' '''et que le fichier des''' derniers prélèvements SEPA n’a pas été transmis, vous devez remettre à jour les dates de dernier prélèvement et la séquence de prélèvement des familles concernées. Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''OK'''</span>
* [[Image:.png]]Lorsque la facturation est annulée, le message ci-contre est affiché. Il vous informe que si vous venez d’annuler la '''dernière facturation''' '''et que le fichier des''' derniers prélèvements SEPA n’a pas été transmis, vous devez remettre à jour les dates de dernier prélèvement et la séquence de prélèvement des familles concernées. Cliquer sur '''OK'''
* [[Image:.png]]IMPORTANT&nbsp;: si la facturation que vous venez d’annuler n’est pas la dernière ou si votre fichier SEPA de cette dernière facturation a bien été pris en compte, VOUS NE DEVEZ EN AUCUN CAS FAIRE LA PROCEDURE QUI SUIT.
* [[Image:.png]]IMPORTANT: si la facturation que vous venez d’annuler n’est pas la dernière ou si votre fichier SEPA de cette dernière facturation a bien été pris en compte, VOUS NE DEVEZ EN AUCUN CAS FAIRE LA PROCEDURE QUI SUIT.




* IMPORTANT: la procédure ci-dessous ne doit être faite que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que votre fichier SEPA n’a pas été transmis ou pris en charge. Cette procédure permet de remettre à jour les dernières dates de prélèvement et la dernière séquence de prélèvement pour les familles concernées par cette facturation. A droite de l’écran, vous devez renseigner:


* <span style="color:#ff0000;"><u>IMPORTANT</u></span>&nbsp;: la procédure ci-dessous ne doit être faite que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que votre fichier SEPA n’a pas été transmis ou pris en charge. Cette procédure permet de remettre à jour les dernières dates de prélèvement et la dernière séquence de prélèvement pour les familles concernées par cette facturation. A droite de l’écran, vous devez renseigner&nbsp;:
*  
 
 
 
<div style="margin-left:1.249cm;margin-right:0cm;"></div>
 
<div style="margin-left:1.27cm;margin-right:0cm;"></div>*  
** La date des prélèvements de séquence PREMIER (apparaît en haut de votre rôle)
** La date des prélèvements de séquence PREMIER (apparaît en haut de votre rôle)
** La date des prélèvements de séquence SUIVANT (apparaît en haut de votre rôle)
** La date des prélèvements de séquence SUIVANT (apparaît en haut de votre rôle)
Ligne 298 : Ligne 140 :
*** Dans l’exemple ci-contre, cette procédure va donc signaler qu’aucun prélèvement n’a été fait pour cette famille et que le prochain prélèvement devra donc être de séquence PREMIER. Sans annulation, le prochain prélèvement serait présenté avec une séquence SUIVANT et serait automatiquement rejeté.
*** Dans l’exemple ci-contre, cette procédure va donc signaler qu’aucun prélèvement n’a été fait pour cette famille et que le prochain prélèvement devra donc être de séquence PREMIER. Sans annulation, le prochain prélèvement serait présenté avec une séquence SUIVANT et serait automatiquement rejeté.


==Mise en titre des impayés==


'''Exploitation / Relance / Titres Collectifs.'''


'''Si des règlements sont arrivés durant l’opération précédente, les saisir avant de faire les titres et les relances.'''


 
Cette procédure consiste à mettre en recouvrement auprès du Percepteur les familles qui n’auraient pas réglé suite à la relance du mois précédent.* [[Image:.png]]Saisir les informations permettant de sélectionner le type de titre :
== {{anchor|Toc364418717}} {{anchor|Toc385342538}} Mise en titre des impayés  ==
 
 
 
<div style="text-align:center;color:#ff00ff;margin-left:0.6cm;margin-right:0cm;"><u>'''Exploitation / Relance / Titres Collectifs.'''</u></div>
 
 
<span style="color:#ff0000;">'''Si des règlements sont arrivés durant l’opération précédente, les saisir avant de faire les titres et les relances.'''</span>
 
 
Cette procédure consiste à mettre en recouvrement auprès du Percepteur les familles qui n’auraient pas réglé suite à la relance du mois précédent.* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">[[Image:.png]]Saisir les informations permettant de sélectionner le type de titre :</div>


*  
*  
** '''La régie concernée'''&nbsp;: Services scolaires
** '''La régie concernée''': Services scolaires
** '''Date de référence''' : dernier jour du mois facturé
** '''Date de référence''' : dernier jour du mois facturé


* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Saisir les informations concernant le titre à éditer, ces informations sont fournies par le service comptable:</div>
* Saisir les informations concernant le titre à éditer, ces informations sont fournies par le service comptable:


*  
*  
Ligne 325 : Ligne 159 :
** '''Montant minimum''' : ________ Euros (en dessous de ce montant, les impayés ne sont pas mis en titre)
** '''Montant minimum''' : ________ Euros (en dessous de ce montant, les impayés ne sont pas mis en titre)


* Saisir '''l'objet de la recette''' : il est important car il apparaît sur le titre envoyé aux familles. '''RÉGIE DE LA CANTINE SCOLAIRE AU «&nbsp;Date de référence&nbsp;».'''
* Saisir '''l'objet de la recette''' : il est important car il apparaît sur le titre envoyé aux familles. '''RÉGIE DE LA CANTINE SCOLAIRE AU «Date de référence».'''
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur '''GO''' pour lancer la recherche des familles répondant aux critères.</div>
* Cliquer sur '''GO''' pour lancer la recherche des familles répondant aux critères.
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">La liste des familles qui vont être mise en titre d’impayés est affichée. Vous pouvez, si vous le souhaitez, décocher certaines familles.</div>
* La liste des familles qui vont être mise en titre d’impayés est affichée. Vous pouvez, si vous le souhaitez, décocher certaines familles.
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur le bouton '''Liste Imputation''', afin d’obtenir la liste des titres par compte comptable. (Faites en '''3''' exemplaires, un pour vous, un pour le trésor public, un pour la comptabilité)</div>
* Cliquer sur le bouton '''Liste Imputation''', afin d’obtenir la liste des titres par compte comptable. (Faites en '''3''' exemplaires, un pour vous, un pour le trésor public, un pour la comptabilité)
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur le bouton '''Liste Détail''', afin d’obtenir le détail par activité. (1 exemplaire pour vous)</div>
* Cliquer sur le bouton '''Liste Détail''', afin d’obtenir le détail par activité. (1 exemplaire pour vous)
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur le bouton '''Titre Papier''' pour éditer les titres. Faites-en autant d’exemplaires que nécessaire, à priori 3, un que vous archivez, un remis au Percepteur, un envoyé aux familles</div>
* Cliquer sur le bouton '''Titre Papier''' pour éditer les titres. Faites-en autant d’exemplaires que nécessaire, à priori 3, un que vous archivez, un remis au Percepteur, un envoyé aux familles
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur le bouton '''Fichier INDIGO-TITRE''' pour préparer la disquette au percepteur.</div>
* Cliquer sur le bouton '''Fichier INDIGO-TITRE''' pour préparer la disquette au percepteur.
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur l’onglet '''Contrôle Disquette''', cliquer sur le bouton''' «&nbsp;Contrôler le fichier&nbsp;»''' et vérifier que le nombre de titres et le total correspondent bien à la liste imprimée. Si OK, vous pouvez transmettre le fichier au percepteur</div>
* Cliquer sur l’onglet '''Contrôle Disquette''', cliquer sur le bouton''' «Contrôler le fichier»''' et vérifier que le nombre de titres et le total correspondent bien à la liste imprimée. Si OK, vous pouvez transmettre le fichier au percepteur
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur '''l'onglet''' '''Règlement''' : Ceci est le moment le plus délicat de l'opération, en effet <span style="color:#ff0000;">'''cette opération est irréversible'''</span>, après avoir effectué le règlement, il ne sera plus possible de rééditer une liste. Il est donc '''extrêmement important''' que vos listes soient bien terminées d'imprimer avant d’effectuer ce règlement. Sélectionner le '''mode de règlement''' : '''TITRE'''</div>
* Cliquer sur '''l'onglet''' '''Règlement''' : Ceci est le moment le plus délicat de l'opération, en effet '''cette opération est irréversible''', après avoir effectué le règlement, il ne sera plus possible de rééditer une liste. Il est donc '''extrêmement important''' que vos listes soient bien terminées d'imprimer avant d’effectuer ce règlement. Sélectionner le '''mode de règlement''' : '''TITRE'''
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur '''le bouton''' '''Règlement''' : une validation est demandée, vous rappelant le nombre de familles et le montant du titre. La question suivante est alors posée "'''L'imputation par porte-monnaie est-elle bien éditée ?'''", répondre Non une première fois pour éditer un 2<sup>ème</sup> exemplaire, 1 à conserver, 1 à remettre au percepteur. <span style="background-color:#ff0000;">'''Ne répondre Oui que lorsque vous avez en main l'édition intitulée'''</span> <span style="background-color:#ff0000;">'''«&nbsp;Affectations dues aux Titres de recettes&nbsp;».'''</span><span style="background-color:#ff0000;"> </span></div>
* Cliquer sur '''le bouton''' '''Règlement''' : une validation est demandée, vous rappelant le nombre de familles et le montant du titre. La question suivante est alors posée "'''L'imputation par porte-monnaie est-elle bien éditée ?'''", répondre Non une première fois pour éditer un 2ème exemplaire, 1 à conserver, 1 à remettre au percepteur. '''Ne répondre Oui que lorsque vous avez en main l'édition intitulée''' '''«Affectations dues aux Titres de recettes».'''  
 
 
 
<div style="color:#ff0000;margin-left:1.27cm;margin-right:0cm;"></div>
 
<div style="color:#ff0000;"></div>


<div style="margin-left:1.27cm;margin-right:0cm;">'''Vous devez saisir le montant global de tous les titres dans votre comptabilité, et remettre à votre Percepteur, le titre correspondant au montant global (saisi en comptabilité), la disquette des titres (pour le détail), la liste détaillée des titres et certainement un exemplaire de chaque titre nominatif.<span style="color:#ff0000;"> IMPORTANT&nbsp;: ranger les document «</span>&nbsp;<span style="color:#ff0000;">Affectations dues aux Titres de recettes&nbsp;» dans un dossier que vous aurez intitulé&nbsp;: «&nbsp;</span><span style="color:#ff0000;">''Documents Mise en Titres D’Impayés&nbsp;».'''''</span></div>
'''Vous devez saisir le montant global de tous les titres dans votre comptabilité, et remettre à votre Percepteur, le titre correspondant au montant global (saisi en comptabilité), la disquette des titres (pour le détail), la liste détaillée des titres et certainement un exemplaire de chaque titre nominatif. IMPORTANT: ranger les document «Affectations dues aux Titres de recettes» dans un dossier que vous aurez intitulé: «''Documents Mise en Titres D’Impayés».'''''


==Relancer les familles==


 
'''Exploitation / Relance / Lettre de Relance.'''
 
 
 
 
 
 
 
== {{anchor|Toc385342539}} Relancer les familles  ==
 
<div style="text-align:center;color:#ff00ff;margin-left:0.6cm;margin-right:0cm;"><u>'''Exploitation / Relance / Lettre de Relance.'''</u></div>
 


Nous vous conseillons de faire une relance N° 1 en tout début de mois, puis une relance N° 2 vers le 15 de mois pour les familles n’ayant pas réglées après la première relance.
Nous vous conseillons de faire une relance N° 1 en tout début de mois, puis une relance N° 2 vers le 15 de mois pour les familles n’ayant pas réglées après la première relance.


* [[Image:.png]]Cliquer sur '''''OK'''''
* Saisir la '''Date de référence''': Dernier jour du mois précédent
* Saisir le '''Montant minimum''': _________''' Euros'''''. ''
* Cliquer sur '''GO''': Les relances se calculent et la liste des familles à relancer est affichée.Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.
* Cliquer sur '''Imprimer Liste''' si vous souhaitez garder une trace de vos relances.
* Cliquer sur l’onglet '''''Edition fusion '''''
* Dans «''Fichiers du modèle pour la fusion''», il faut avoir:


* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">[[Image:.png]]Cliquer sur '''''OK'''''</div>
'''Nom du Serveur \carteplus\document fusion\C+-Relance.doc''', si ce n’est pas le cas, aller chercher ce modèle par les '''…'''* Cliquer sur''' ''Fusionner Automatiquement'''''.
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Saisir la '''Date de référence'''&nbsp;: Dernier jour du mois précédent </div>
* A la question «La fusion Word fonctionne t’elle sur votre poste?», répondre Oui
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Saisir le '''Montant minimum'''&nbsp;: _________''' Euros'''''. ''</div>
* La fusion est lancée par le logiciel et il vous est demandé si vous souhaiter ouvrir le document WORD, répondre Oui
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur '''GO'''&nbsp;: Les relances se calculent et la liste des familles à relancer est affichée.&nbsp;Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.</div>
* Vos lettres de relance sont affichées, vous pouvez les imprimer.
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur '''Imprimer Liste''' si vous souhaitez garder une trace de vos relances.</div>
* Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur l’onglet '''''Edition fusion '''''</div>
* Fermer le document WORD
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Dans «&nbsp;''Fichiers du modèle pour la fusion''&nbsp;», il faut avoir&nbsp;: </div>
* A la question «''Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé?''», répondre '''Oui'''


==Editer les bordereaux définitifs==


 
'''Exploitation / Encaissement / Edition du bordereau des règlements'''
<div style="margin-left:1.752cm;margin-right:0cm;"><span style="color:#0000ff;">'''Nom du Serveur \carteplus\document fusion\C+-Relance.doc'''</span>, si ce n’est pas le cas, aller chercher ce modèle par les <span style="color:#000000;">'''…'''</span></div>* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur''' ''Fusionner Automatiquement'''''.</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">A la question «&nbsp;La fusion Word fonctionne t’elle sur votre poste&nbsp;?&nbsp;», répondre Oui</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">La fusion est lancée par le logiciel et il vous est demandé si vous souhaiter ouvrir le document WORD, répondre Oui</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Vos lettres de relance sont affichées, vous pouvez les imprimer.</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Fermer le document WORD</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">A la question «&nbsp;''Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé&nbsp;?''&nbsp;», répondre '''Oui'''</div>
 
 
 
== {{anchor|Toc382919672}} {{anchor|Toc385342540}} Editer les bordereaux définitifs ==
 
<div style="text-align:center;color:#ff00ff;margin-left:0.6cm;margin-right:0cm;"><u>'''Exploitation / Encaissement / Edition du bordereau des règlements'''</u></div>
 


Vous devrez éditer les bordereaux définitifs des modes de règlement '''PRELEV'''. Nous vous conseillons de ne faire le bordereau définitif des prélèvements que lorsque vous êtes sûr que votre fichier a bien été pris en charge.
Vous devrez éditer les bordereaux définitifs des modes de règlement '''PRELEV'''. Nous vous conseillons de ne faire le bordereau définitif des prélèvements que lorsque vous êtes sûr que votre fichier a bien été pris en charge.


* Par défaut, Type d’édition est coché à '''provisoire''', le laisser ainsi
* Sélectionner votre mode de règlement de _____ à '''F2'''
* Cliquer sur '''Imprimer''', vérifier et ne pas imprimer réellement, fermer l’aperçu écran
* Si c’est OK, cocher Type d’édition: '''définitif'''
* Cliquer sur '''Imprimer'''.
* '''Important:''' dès que l’aperçu est disponible à l’écran, votre bordereau est définitif, même si vous ne l’imprimez pas réellement. Il faudra alors passer par l’onglet '''Réédition''' pour pouvoir l’imprimer à nouveau.


* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Par défaut, <span style="color:#3366ff;">Type d’édition</span> est coché à '''provisoire''', le laisser ainsi</div>
==Voir l’état de la régie==
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Sélectionner votre <span style="color:#3366ff;">mode de règlement</span> de _____ à '''F2'''</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''Imprimer'''</span>, vérifier et ne pas imprimer réellement, fermer l’aperçu écran</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Si c’est OK, cocher <span style="color:#3366ff;">Type d’édition</span>&nbsp;: '''définitif'''</div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;">Cliquer sur <span style="color:#0000ff;">'''Imprimer'''</span>. </div>
* <div style="margin-left:1cm;margin-right:0cm;"><u>'''Important&nbsp;:'''</u> dès que l’aperçu est disponible à l’écran, votre bordereau est définitif, même si vous ne l’imprimez pas réellement. Il faudra alors passer par l’onglet <span style="color:#0000ff;">'''Réédition'''</span> pour pouvoir l’imprimer à nouveau.</div>
 
 
 
<div style="margin-left:2.531cm;margin-right:0cm;"></div>== {{anchor|Toc385342541}} Voir l’état de la régie ==
 
<div style="text-align:center;"><u>'''Exploitation / Relance / Cumul des soldes.'''</u></div>
 
 
[[Image:.png]]Cet état permet de voir globalement où en est votre régie. Cliquer simplement sur Imprimer pour obtenir l’état suivant.
 
 
 
 
 
 
 
 
= {{anchor|Toc382919689}} {{anchor|Toc385342542}} LE SEPA =
 
== {{anchor|Toc382919690}} {{anchor|Toc385342543}} Qu’est-ce que le prélèvement SEPA ? ==
 
Nous vous présentons de manière très succinte ce que sont les prélèvements SEPA, '''nous vous conseillons vivement de lire les différentes documentations des banques'''.== {{anchor|Toc381268892}} L’autorisation de prélèvement et le mandat SEPA ==
 
Lors des prélèvements au format national, vous deviez faire signer une autorisation de prélèvement qui devait ensuite être envoyée à la banque de la famille. Lorsque la famille souhaitait être prélevée sur un autre compte, vous deviez refaire cette procédure.
 
Désormais, vous devez faire signer une mandat de prélèvement SEPA. Ce mandat ne doit plus être envoyé à la banque de la famille, vous devez donc '''impérativement le conserver''' car c’est la seule preuve de l’autorisation de la famille. Un mandat de prélèvement SEPA est une autorisation de prélever la famille, quelle que soit la banque ou le compte, ceci signifie que si la famille vous fournit un nouveau RIB, vous n’avez rien à lui faire signer, il suffit simplement de le modifier dans le logiciel.
 
'''Il faut impérativement que vous conserviez'''&nbsp;: le mandat signé par la famille, les différents RIB fournis durant la validité de ce mandat.
 
'''Caducité d’un mandat&nbsp;: '''Si aucun prélèvement n’a eu lieu pour un mandat 3 ans après sa signature ou que le dernier prélèvement sur ce mandat a eu lieu il y a plus de 3 ans, le mandat devient automatiquement caduc. Vous devez faire signer un nouveau mandat.
 
'''Quand faire signer un nouveau mandat&nbsp;?''' A priori, il n’est nécessaire de faire signer un nouveau mandat que dans le cas de caducité décrit ci-dessus ou si la personne prélevée n’est plus la même.
 
 
== {{anchor|Toc381268893}} Les délais de prélèvement ==
 
Dans le format national, le délai de prélèvement était de 10 jours et la date de prélèvement dépendait d’un calendrier de la Banque de France.
 
Dans le format SEPA, vous pouvez donner n’importe quelle date de prélèvement (hormis week-end et jour férié), lors de la présentation du fichier à la banque, si la date ne convient pas, elle sera automatiquement mise au 1<sup>er</sup> jour valide suivant la date que vous avez donné.
 
Le délai de prélèvement varie selon que&nbsp;:* Le prélèvement est le 1<sup>er</sup> prélèvement d’un mandat (séquence FIRST)&nbsp;: dans ce cas, le délai est de 7 jours
* Le prélèvement n’est pas le 1<sup>er</sup> (séquence RCUR)&nbsp;: dans ce cas le délai est de 4 jours
 
 
 
Si sur une même facturation, vous avez les 2 types de prélèvements, vous aurez '''2 lots sur le fichier à transférer''', un pour chaque séquence (FIRST et RCUR).
 
<u>'''Remarque&nbsp;:'''</u> lors de la modification du BIC/IBAN d’une famille, si la famille a changé de banque, le prochain prélèvement devra être de séquence FIRST. Le logiciel doit normalement le faire automatiquement.
 
<u>'''IMPORTANT'''</u>&nbsp;: les séquences sont très importantes, si le dernier fichier de prélèvement est refusé ou non transmis, il faut impérativement remettre les séquences dans l’état où elles étaient avant l’émission de ce fichier.
 
 
== [[Image:.png]]{{anchor|Toc385342544}} {{anchor|Toc382919691}} {{anchor|Toc381268894}} Informations bancaires du créancier ==
 
 
 
Les paramètres sont à renseigner dans&nbsp;: <span style="color:#ff00ff;">Fichiers/Banque.</span>
 
Dans l’onglet <u>'''''Banque'''''</u>&nbsp;:* <div style="margin-left:1.259cm;margin-right:0cm;"><span style="color:#2e74b5;">''Format du fichier à produire&nbsp;</span>: ''il faut cocher '''Trésor Public (SEPA)'''</div>
* <div style="margin-left:1.259cm;margin-right:0cm;">Sélectionner le <span style="color:#2e74b5;">''répertoire ''</span>de transmission de votre fichier (si le répertoire est trop long, ce n’est pas important, il pourra être sélectionné au moment de la préparation du fichier des prélèvements).</div>
* <div style="margin-left:1.259cm;margin-right:0cm;"><span style="color:#2e74b5;">''Nom du fichier à produire&nbsp;</span>: ''vous pouvez laisser PRELEV, il sera modifié automatiquement lors de la préparation du fichier à transmettre.</div>
 
 
 
Dans l’onglet <u>'''''Prélèvements SEPA'''''</u>&nbsp;:* <div style="margin-left:1.259cm;margin-right:0cm;"><span style="color:#2e74b5;">''Nom et adresse de l’émetteur du prélèvement</span>&nbsp;: ''ceux de la régie émettrice du prélèvement. Utilisez la touche '''F3''' pour recopier les informations de votre collectivité, vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.</div>
 
 
 
[[Image:.png]]* <div style="margin-left:1.259cm;margin-right:0cm;"><u>'''''Compte à créditer&nbsp;: '''''</u></div>
** Saisir le <span style="color:#2e74b5;">''BIC et l’IBAN''</span> du compte à créditer. Attention pour les prélèvements crédités sur un compte DFT, ce compte est celui de la DGFIP ou de la DRFIP (et non celui de la Trésorerie).
** Cocher la case <span style="color:#2e74b5;">''l’émetteur du prélèvement n’est pas le détenteur du compte.''</span>
** Le <span style="color:#2e74b5;">''détenteur du compte''</span> est en général le Trésor Public si vous n’avez pas de compte DFT, la DDFIP ou DGFIP dans le cas où vous avez un compte DFT.
 
 
 
* <div style="margin-left:1.259cm;margin-right:0cm;"><u>'''''Informations SEPA&nbsp;: '''''</u></div>
** Il faut impérativement renseigner <span style="color:#2e74b5;">''l’ICS (Identifiant Créancier SEPA) de la collectivité''</span>.
** <span style="color:#2e74b5;">''Référence technique du fichier SEPA''</span>&nbsp;: cette référence est normée, elle doit vous être fournie par votre Trésor Public
** <span style="color:#2e74b5;">''Référence de bout en bout''</span>&nbsp;: cette référence est normée, elle doit vous être fournie par votre Trésor Public.
 
 
 
* <div style="margin-left:1.259cm;margin-right:0cm;"><u>'''''Compte DFT : '''''</u>cocher cette case si les prélèvements sont versés sur un compte DFT et saisir le <span style="color:#2e74b5;">''BIC et l’IBAN''</span> de votre compte DFT.</div>
 
 
 
== {{anchor|Toc381268895}} {{anchor|Toc385342545}} {{anchor|Toc382919692}} Associer la banque à la régie ==
 
 
 
[[Image:Image 3.png]]Il faut ensuite associer à chaque régie la banque correspondante&nbsp;: <span style="color:#ff00ff;">Fichiers/Activités/Régies</span>* Cliquer sur l’onglet '''Banque à créditer'''
* Sélectionner la banque associée à cette régie
* Le dernier N° de mandat (RUM) se mettra à jour lors de la migration des RIB en BIC/IBAN et au fur et à mesure que vous saisirez de nouveaux mandats de prélèvement.
 
 
 
 
 
== {{anchor|Toc381268896}} {{anchor|Toc385342546}} {{anchor|Toc382919693}} La migration des RIB des familles au format SEPA et lettre d’information ==
 
 
 
Le logiciel prévoit la migration des RIB (format national) saisi au format SEPA (BIC/IBAN). La migration va créer des numéros de mandat commençant par ++ (au lieu de 00 pour les nouveaux mandats), signifiant que ces mandats ont été migrés.
 
Lorsque vous avez une autorisation de prélèvement signée par les familles, vous pouvez migrer cette autorisation vers un mandat SEPA, sans avoir à faire signer ce mandat. Vous devez par contre informer les familles de cette migration en leur précisant l’ICS de la collectivité et la référence unique du mandat (RUM) qui leur a été attribué.
 
La procédure de migration de Carte +, se fait en 2 étapes&nbsp;:* Purge des RIB qui ne sont plus utilisés&nbsp;: soit parce que tous les enfants sont partis, soit parce que la famille n’est plus prélevée, soit parce que la famille n’a rien consommé depuis une certaine date. Il faudra définir ensemble cette date.
* Transformation des RIB au format national au format BIC/IBAN à l’aide du référentiel fourni par votre Trésor Public (migration)
 
 
 
Il sera ensuite possible de fusionner la lettre d’information (modèle fourni que vous pouvez modifier avant de le fusionner). Pour effectuer la fusion il faut aller dans : <span style="color:#ff33cc;">Editions / Extraction Familles-Consommateurs </span>* [[Image:Image 4.png]]Décocher '''Lieu de résidence''' et cocher '''Payeur'''
* Cocher '''Civilite, Nom-Prénom, Adresse'''
* Cocher '''ICS-NORUM+…'''
 
 
 
<div style="margin-left:1.27cm;margin-right:0cm;"></div>* Cliquer sur l’onglet '''Sél. Activités'''
* [[Image:Image 5.png]]Sélectionner la '''régie''' concernée (vous devez refaire cette opération pour toutes vos régies)
 
 
 
* Cliquer sur l’onglet '''Extraction/Fusion'''
* Sélectionner à l’aide des … le document word préparé pour la lettre d’information
* Cliquer sur '''Fusionner automatiquement'''
 
 
 
== {{anchor|Toc381268897}} {{anchor|Toc385342547}} {{anchor|Toc382919694}} Saisir les RIB des familles au format SEPA ==
 
== {{anchor|Toc381268898}} Saisir les RIB ==
 
Il faut renseigner les informations de l’onglet '''Prélèvements SEPA'''
 
[[Image:Image 14.png|right]]Dans l’onglet '''Compte du débiteur''', vous devez renseigner&nbsp;:* Le <span style="color:#2e74b5;">''nom et l’adresse''</span> du titulaire du compte. La touche '''F3''' permet de recopier ces informations de la famille.
* Pensez à décocher le <span style="color:#2e74b5;">''débiteur est le titulaire du compte''</span> si le payeur n’est pas la famille
* Le <span style="color:#2e74b5;">''BIC et l’IBAN''</span> du compte
* Les cases de signalement se mettront automatiquement à jour lorsque vous ferez des changements de banque, de compte ou de mandat.
 
 
 
Dans l’onglet '''Mandat''', vous devez renseigner&nbsp;:* [[Image:Image 16.png]]Le <span style="color:#2e74b5;">''n° de mandat SEPA''</span>&nbsp;: cliquer sur [[Image:.png|top]]pour calculer automatiquement le N° de mandat.
* La <span style="color:#2e74b5;">''date de signature''</span> du mandat
* Le <span style="color:#2e74b5;">''lieu de signature''</span> du mandat.
 
 
 
Après avoir enregistré la fiche par '''OK''' vous pourrez éditer le mandat, soit selon le format standard proposé par le logiciel, soit en le fusionnant avec votre propre modèle WORD.
 
L’onglet '''Prélèvements''' est mis à jour automatiquement lorsque vous émettez des prélèvements. Il enregistre la date du dernier prélèvement SEPA ainsi que le type de séquence (FIRST ou RCUR). Ces informations sont importantes en cas de rejet global de votre fichier, afin de repasser en FIRST les prélèvements si nécessaire, car la séquence FIRST est obligatoire. Une procédure d’annulation des derniers prélèvements est accessible depuis <span style="color:#ff33cc;">Encaissement / Prélèvements SEPA à valider</span>.
 
<u>'''IMPORTANT&nbsp;: '''</u>Vous pouvez modifier ces informations tant qu’aucun prélèvement n’a eu lieu sur ce mandat. Ensuite, il faudra passer par les boutons présents à droite de l’écran&nbsp;: '''corriger une erreur de saisie''', '''Changement BIC/IBAN''' ou '''Créer un nouveau mandat.'''
 
 
== {{anchor|Toc381268899}} Le bouton Corriger une erreur de saisie [[Image:.png|top]] ==
 
Ce bouton est à utiliser si vous avez fait une erreur de saisie alors qu’au moins un prélèvement a eu lieu. Il ne devrait quasiment jamais être nécessaire de l’utiliser, sauf peut-être après une modification de compte sur laquelle vous auriez fait une erreur de saisie. Vous pouvez modifier toutes les informations&nbsp;: titulaire du compte, BIC/IBAN, informations du mandat.== {{anchor|Toc381268900}} Le bouton Changement BIC/IBAN [[Image:.png|top]] ==
 
Un mandat de prélèvement, une fois signé, vous permet de prélever sur n’importe quel compte de la famille. Si la famille souhaite être prélevé sur un autre compte, vous devez utiliser ce bouton pour saisir le nouveau BIC/IBAN de la famille.
 
[[Image:Image 23.png]]La validation de cette modification cochera automatiquement l’une des deux cases de l’onglet '''Compte du débiteur&nbsp;:'''* '''Signaler une modification de banque'''&nbsp;: dans le cas où le BIC ne serait pas le même que l’ancien. Cette modification aura pour effet de remettre à FIRST la séquence du prochain prélèvement.
* '''Signaler une modification de compte'''&nbsp;: dans le cas où seul le N° de compte a changé (même banque). Cette modification n’aura aucun effet sur la séquence du prochain prélèvement.
 
== {{anchor|Toc381268901}} Le bouton Créer un nouveau mandat [[Image:.png|top]] ==
 
A priori, deux raisons peuvent amener à la création d’un nouveau mandat&nbsp;:* L’ancien mandat est devenu caduc. En effet, un mandat pour lequel le dernier prélèvement aurait plus de 3 ans ou dont la date de signature aurait plus de 3 ans s’il n’y a jamais eu de prélèvement devient automatiquement caduc. Il est alors nécessaire de refaire signer un mandat à la famille.
* Le titulaire du compte est modifié&nbsp;: c’est une autre personne qui sera prélevée pour cette famille.
 
 
 
<div style="color:#2e74b5;"></div>== {{anchor|Toc381268903}} {{anchor|Toc385342548}} {{anchor|Toc382919695}} Générer les fichiers de prélèvement au format SEPA ==
 
 
 
Cette procédure est lancée automatiquement après la facturation. Elle peut être aussi lancée manuellement dans <span style="color:#ff00ff;">Exploitation / Encaissement / Prélèvements SEPA à valider.</span>* [[Image:.png]]La liste des prélèvements à valider est affichée, vous pouvez l’imprimer si vous le souhaitez. Si les dates de prélèvement de cette liste sont trop courtes, le logiciel recalcule automatiquement des dates de prélèvement compatibles avec les délais obligatoires (6 jours pour les séquences FIRST, 3 jours pour les séquences RCUR)
* Il faut cliquer sur l’onglet '''Fichier de Transfert''' pour préparer le ou les fichiers de prélèvement.
* Vérifier le <span style="color:#2e74b5;">''nom des fichiers à transférer''</span>&nbsp;: S’il existe des prélèvements pour les deux séquences, il y aura deux&nbsp; fichiers à transmettre : le lot des séquences FIRST (nom du fichier&nbsp;: '''PRELEV_'''FIRST) et celui des séquences RCUR (nom du fichier '''PRELEV_RCUR'''). Il se peut qu’un seul nom apparaisse si l’une des 2 séquences n’est pas présente dans votre facturation.
* Il faut renseigner le répertoire dans lequel ces fichiers seront copiés. Il faudra donc aller chercher le fichier dans ce répertoire pour le transférer par votre portail
* [[Image:.png]]Vous pouvez renseigner le motif du prélèvement. Cette information n’est pas obligatoire, mais il est préférable de la renseigner.
* Cliquer sur le bouton '''Préparer Fichier''', il s’affiche l’écran ci-contre, répondre '''Oui'''
* Il s’affiche «&nbsp;''Le fichier a été correctement copié dans ……. Souhaitez-vous vérifier son contenu&nbsp;?''&nbsp;», répondre '''Oui'''
 
 
 
<div style="margin-left:1.27cm;margin-right:0cm;"></div>* [[Image:Image 15.png]]Le fichier créé est relu et son contenu est affiché. Vérifier qu’ils correspondent bien aux prélèvements attendus et cliquer sur '''OK.'''
* Cliquer sur '''Bordereau depuis fichier''' pour éditer les bordereaus d’accompagnement. Vous pouvez modifier les différentes informations avant d’imprimer (ces informations seront conservées).
* Le fichier PRELEV_FIRST.XML pour les séquences Premier et/ou le fichier PRELEV_RCUR.XML pour les séquences Suivant, doivent être transférés par votre portail Hélios. Vous devez vous rapprocher du Trésor Public qu’il vous donne la procédure, ainsi que les documents que vous devez leur envoyer (Bordereau d’accompagnement, liste des prélèvements, …)
 
 
 
La dernière étape consiste à valider vos prélèvements en créant automatiquement un encaissement pour chacun des prélèvements. <u>'''Nous vous conseillons de ne faire cette étape que lorsque vous êtes sûr que vos fichiers ont bien été transmis et traités'''</u>. En effet, si vous validez vos prélèvements et que vos fichiers sont refusés, pour pouvoir refaire vos prélèvements, vous devrez au préalable supprimer tous ces encaissements un par un.* Cliquer sur l’onglet '''Valider Prélèvements'''
* Sélectionner par la loupe le mode de règlement correspondant aux prélèvements
* Cliquer sur le bouton '''Règlement. '''C’est uniquement à ce moment-là que les '''dates de dernier prélèvement et la dernière séquence sont mises à jour''' sur les fiches des coordonnées bancaires des familles.
* Il vous restera ensuite à éditer le bordereau définitif de ces encaissements par prélèvement.
 
 
 
== {{anchor|Toc381268904}} {{anchor|Toc385342549}} {{anchor|Toc382919696}} Annuler les derniers prélèvements ==
 
 
 
Suite à un incident entrainant le non-traitement du fichier des prélèvements, si vous étiez allé jusqu’à l’étape '''Règlement '''de la procédure précédente, les dates de dernier prélèvement et la dernière séquence de prélèvement ont été mises à jour sur les fiches des coordonnées bancaires des familles.
 
Il faut impérativement revenir à l’état des prélèvements précédents, notamment pour que les séquences FIRST soient bien retrouvées.
 
<u>'''AVERTISSEMENT IMPORTANT&nbsp;: '''</u>cette opération ne peut être faite que sur les dernières dates de prélèvements émis. Cette opération devra impérativement être accompagné d’une suppression des encaissements par prélèvement de toutes les familles concernées<span style="color:#ff0000;">. </span><span style="color:#ff0000;">'''CETTE PROCEDURE NE DOIT ETRE FAITE QU’EN DERNIER RECOURS.'''</span>


Pour revenir à cet état, vous devez aller dans <span style="color:#ff00ff;">Exploitation / Encaissement / Prélèvements SEPA à valider.</span>
'''Exploitation / Relance / Cumul des soldes.'''


[[Image:Image 30.png|right]]Il faut saisir&nbsp;:* La régie concernée en la sélectionnant par la loupe,
[[Image:.png]]Cet état permet de voir globalement où en est votre régie. Cliquer simplement sur Imprimer pour obtenir l’état suivant.
* La date des séquences PREMIER des prélèvements du fichier non traité,
* La date des séquences SUIVANT des prélèvements du fichier non traité,
* Puis cliquer sur le bouton '''Annuler les derniers prélèvements''' pour remettre à jour les dates de dernier prélèvement et la dernière séquence (FIRST ou RCUR) avant l’émission de ce fichier.

Version du 30 avril 2018 à 13:18

LA FACTURATION

Avant de lancer la facturation, vous devez être à jour des régularisations sur le mois à facturer sur vos Activités ALSH - APS et restauration.

Lancer la facturation

Exploitation / Facturation Classique/ Facturation

  • Sélectionner la régie à facturer de Régie des services scolaires à F2
  • Période du: 1er jour au dernier jour à facturer
  • Sélectionner le paramétrage facture
  • Type de Gestion: cocher Facturé/P.Monnaie
  • Prélèvement : cocher Oui sur Fichier
  • Dates de prélèvement : le logiciel vous propose les dates de prélèvement minimum pour les deux séquences (Premier et suivant), si vous souhaitez des dates plus tardives, les modifier
  • Cliquer sur GO
  • Le logiciel calcule les factures et affiche la liste des familles et le montant à facturer pour chacune.
  • Le nombre de factures et le montant total de la facturation sont affichés: le total, le nombre de prélevés et le nombre de non prélevés
  • Cliquer sur l’onglet Rôle
  • A la question «Choisissez votre date de facture:», cliquer sur le dernier jour du mois que vous facturez.
  • A la question «Choisissez le n° de la 1ère facture:», cliquer sur celui du milieu


  • Fichier:.pngExercice: Année de la date d’aujourd’hui
  • N° de rôle': automatiquement proposé
  • N° Facture': modifiez-le si vous souhaitez que les N° se suivent d’une facturation à l’autre.
  • Saisir la date d’échéance,
  • Vérifier les Dates de prélèvement : les modifier si nécessaire
  • Cliquer sur Rôle papier seul pour imprimer le rôle. Document à Conserver pour justifier votre facturation
    • «Voulez-vousle détail sur le rôle?», répondre Oui,
  • Cliquer sur Imprimer récapitulatif pour éditer le récapitulatif de la facturation. Document à Conserver pour justifier votre facturation
  • Cliquer sur l’onglet Edition Fusion pour effectivement valider votre facturation et l’imprimer.
  • Fichier:.pngRépertoire des fichiers de fusion: ________
  • Fichier du modèle pour la fusion: \\serveur\Carteplus\FacturationCarte+\nom modèle.doc
  • Vous pouvez choisir de créer le fichier des factures non envoyées par mail au format PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet en cochant cette case
  • Vous pouvez choisir d’envoyer les fichiers joints en PDF, mais uniquement si votre version de WORD le permet, en cochant cette case
  • Cliquer sur Envoi par Mail et Fusionner,
  • «Quelles factures souhaitez-vous préparer pour la fusion ?», répondre Toutes
  • «Etes-vous sûr de vouloir envoyer par mail les factures …?», répondre Oui
  • «Que souhaitez-vous faire pour les familles dont l’adresse mail n’est pas renseignée?», cliquer sur Fusionner automatiquement
  • Le logiciel prépare les factures à envoyer par mail, puis il affiche le nombre de factures à envoyer par mail et le nombre de factures à fusionner car sans adresse mail. Cliquer sur OK


  • «La fusion automatique fonctionne-t-elle avec WORD?», répondre Oui
  • Il s’affiche en bas de l’écran: «MSWORD – Fusion en cours», attendre le prochain message.
  • «Le document ……….. est prêt pour l’impression….Souhaitez-vous l’ouvrir?», répondre Oui
  • Imprimer les factures, puis fermer le document
  • Ensuite répondre Oui à la question «Souhaitez-vous supprimer le fichier créé ?»
  • A la question «Voulez-vous lancer la préparation des prélèvements automatiques?», répondre Oui
  • A la question «Le fichier de prélèvement est prêt. Souhaitez-vous lancer maintenant le module de génération du fichier à transmettre et de validation des prélèvements?», répondre Oui

Fichier:.png

  • La liste des prélèvements est affichée avec les dates de prélèvement de chaque séquence saisie lors de la facturation, vous pouvez les modifier si vous le souhaitez (il est possible qu’une seule date de prélèvement s’affiche, si tous vos prélèvements sont sur la même séquence PREMIER ou SUIVANT)
  • Cliquer sur l’imprimante si vous souhaitez imprimer la liste
  • Cliquer sur l’onglet Fichier de transfert
  • Si vous avez dans vos prélèvements les deux séquences, deux fichiers seront créés: PRELEV_FIRST.XML et PRELEV_RCUR.XML
  • Fichier:.pngLe format de fichier à produire doit être coché Trésor Public (SEPA)
  • Sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez copier ces fichiers. Vous y mettrez votre répertoire de transmission utilisé pour le transfert des flux par Hélios.
  • Modifier si nécessaire le Motif du prélèvement
  • Cliquer sur Préparer fichier
  • Le logiciel vous affiche le nombre de fichiers créés (1 ou 2) et leur emplacement et vous demande «Souhaitez-vous copier ces fichiers à l’emplacement sélectionné?», répondre Oui. Ce ou ces fichiers sont les flux à transmettre à votre trésorerie
  • Le logiciel vous affiche, si tout va bien, «Les fichiers ont été correctement copiés dans ….. Souhaitez-vous vérifier leur contenu?», répondre Oui. Le logiciel vous affiche le nombre de prélèvements dans chaque fichier ainsi que le montant total de chacun. Vous pouvez le vérifier avec la dernière page de la liste imprimée. Cliquer sur OK
  • Cliquer ensuite sur Bordereau depuis Fichier, sélectionner le 1er choix: Fichiers copiés, une fenêtre s’affiche, vous pouvez modifier certaines informations si nécessaires (elles seront ensuite reproposées sur ce poste pour la prochaine fois) et imprimer le ou les bordereaux.
  • Cliquer ensuite sur l’onglet Valider Prélèvements, sélectionner le mode de règlement Prélèvement puis cliquer sur le bouton Règlement pour enregistrer ces règlements par prélèvement. Il faudra par la suite que vous fassiez un bordereau définitif de ces règlements (nous vous conseillons de le faire lorsque vous êtes sûr que vos prélèvements sont bien passés).
  • Fermer cette fenêtre, vous revenez sur la fenêtre de la facturation
  • «Souhaitez-vous envoyer les mails maintenant ?», répondre Oui. Cette opération étant longue, vous pouvez également répondre Non et les envoyez ultérieurement, au moment du repas ou le soir, (uniquement depuis le poste qui a préparé les factures) en allant dans Utilitaires / Envoi des mails en attente.
  • Fichier:.pngL’écran ci-contre est affiché.
  • Cocher Confirmation de lecture? si vous souhaitez recevoir un accusé de réception de la famille.
  • Envoi par lot de: 40
  • Délai avant envoi du lot suivant: 60
  • Si vous souhaitez recevoir une copie, saisir l’adresse mail sur laquelle vous souhaitez la recevoir.
  • Cliquer sur Envoi des mails sélectionnés

Rééditer la facturation

Avant de rééditer une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir rééditer.* Fichier:.pngL’exercice et le N° de rôle: ici Exercice = 2014, N° de rôle = 2

  • La date de facturation: ici 28/02/2014
  • La date d’échéance
  • Les dates de prélèvement

Exploitation / Facturation Classique / Réédition Facturation

  • Fichier:.pngSélectionner la régie à facturer de Régie des services scolaires' à F2'
  • Saisir la Période
  • Saisir pour les 4 dates ci-dessous les mêmes que celles saisies lors de la facturation initiale:
    • Date de facture
    • Date d’échéance
    • Dates de prélèvement
  • Sélectionner le paramétrage facture
  • Facturé/Porte-Monnaie : cocher Oui
  • Prélèvements? : cocher Oui sur Fichier
  • Cliquer sur GO
  • Le logiciel vous demande de sélectionner le 1er numéro de facture, faire le même choix que lors de la facturation (en général, celui du milieu)
  • «Etes-vous sûr de vouloir rééditer ces factures?», répondre Oui


  • Le logiciel calcule les factures et affiche la liste des familles et le montant pour chacune. Vérifier sur la dernière page du rôle initial que le nombre et le total correspondent.


  • Cliquer sur l’onglet Rôle

Fichier:.png* Exerciceet N° de rôle': Remettre les mêmes que sur la facturation initiale.

  • N° Facture': modifiez-le si nécessaire
  • Vérifier les 3 dates,
  • Cliquer sur Rôle papier seul si vous souhaitez réimprimer le rôle.
    • «Voulez-vousle détail sur le rôle?», répondre Oui,
  • Cliquer sur Imprimer récapitulatif pour rééditer le récapitulatif de la facturation.
  • Cliquer sur l’onglet Edition Fusion si vous souhaitez rééditer les factures. Vous devez suivre la même procédure que celle décrite dans la procédure de facturation pour faire vos éditions de facture.

Annuler la facturation

Avant d’annuler une facturation, vous devez vous munir du rôle imprimé lors de la facturation initiale. Sur ce rôle, les informations d’entête sont nécessaires pour pouvoir annuler.* Fichier:.pngLa date de facturation: ici 28/02/2014

  • Les dates de prélèvement

Fichier:.png

Exploitation / Facturation Classique / Annulation Facturation

  • Sélectionner la régie: de régie des services scolaires à F2
  • Saisir la date de facturation initiale
  • Sélectionner le paramétrage facture
  • Sélectionner éventuellement la famille (de ______ à F2) pour annuler la facture d’une seule famille.
  • Facturé/P.Monnaie: cocher oui
  • Cliquer sur GO
  • Fichier:.pngLorsque la facturation est annulée, le message ci-contre est affiché. Il vous informe que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que le fichier des derniers prélèvements SEPA n’a pas été transmis, vous devez remettre à jour les dates de dernier prélèvement et la séquence de prélèvement des familles concernées. Cliquer sur OK
  • Fichier:.pngIMPORTANT: si la facturation que vous venez d’annuler n’est pas la dernière ou si votre fichier SEPA de cette dernière facturation a bien été pris en compte, VOUS NE DEVEZ EN AUCUN CAS FAIRE LA PROCEDURE QUI SUIT.


  • IMPORTANT: la procédure ci-dessous ne doit être faite que si vous venez d’annuler la dernière facturation et que votre fichier SEPA n’a pas été transmis ou pris en charge. Cette procédure permet de remettre à jour les dernières dates de prélèvement et la dernière séquence de prélèvement pour les familles concernées par cette facturation. A droite de l’écran, vous devez renseigner:
    • La date des prélèvements de séquence PREMIER (apparaît en haut de votre rôle)
    • La date des prélèvements de séquence SUIVANT (apparaît en haut de votre rôle)
    • Fichier:.pngPuis cliquer sur Annuler les derniers prélèvements
    • Cette opération va remettre à jour les informations bancaires de la famille de l’onglet SEPA et de l’onglet Prélèvements. En fait, il va recopier les informations de l’avant-dernier prélèvement dans les informations du dernier prélèvement effectué, pour toutes les familles:
      • dont le dernier prélèvement effectué est de séquence FIRST et dont la date de dernier prélèvement est égale à la date de prélèvement saisie ci-dessus dans Séquence PREMIER
      • dont le dernier prélèvement effectué est de séquence RCUR et dont la date de dernier prélèvement est égale à la date de prélèvement saisie ci-dessus dans Séquence SUIVANT.
      • Dans l’exemple ci-contre, cette procédure va donc signaler qu’aucun prélèvement n’a été fait pour cette famille et que le prochain prélèvement devra donc être de séquence PREMIER. Sans annulation, le prochain prélèvement serait présenté avec une séquence SUIVANT et serait automatiquement rejeté.

Mise en titre des impayés

Exploitation / Relance / Titres Collectifs.

Si des règlements sont arrivés durant l’opération précédente, les saisir avant de faire les titres et les relances.

Cette procédure consiste à mettre en recouvrement auprès du Percepteur les familles qui n’auraient pas réglé suite à la relance du mois précédent.* Fichier:.pngSaisir les informations permettant de sélectionner le type de titre :

    • La régie concernée: Services scolaires
    • Date de référence : dernier jour du mois facturé
  • Saisir les informations concernant le titre à éditer, ces informations sont fournies par le service comptable:
    • Exercice du titre
    • N° de Bordereau et N° du titre : demander et faire réserver ce numéro par la comptabilité (Si on ne peut pas avoir le N° de titre avant, éditer la liste, faire saisir le titre par la comptabilité puis relancer avec le bon numéro)
    • Montant minimum : ________ Euros (en dessous de ce montant, les impayés ne sont pas mis en titre)
  • Saisir l'objet de la recette : il est important car il apparaît sur le titre envoyé aux familles. RÉGIE DE LA CANTINE SCOLAIRE AU «Date de référence».
  • Cliquer sur GO pour lancer la recherche des familles répondant aux critères.
  • La liste des familles qui vont être mise en titre d’impayés est affichée. Vous pouvez, si vous le souhaitez, décocher certaines familles.
  • Cliquer sur le bouton Liste Imputation, afin d’obtenir la liste des titres par compte comptable. (Faites en 3 exemplaires, un pour vous, un pour le trésor public, un pour la comptabilité)
  • Cliquer sur le bouton Liste Détail, afin d’obtenir le détail par activité. (1 exemplaire pour vous)
  • Cliquer sur le bouton Titre Papier pour éditer les titres. Faites-en autant d’exemplaires que nécessaire, à priori 3, un que vous archivez, un remis au Percepteur, un envoyé aux familles
  • Cliquer sur le bouton Fichier INDIGO-TITRE pour préparer la disquette au percepteur.
  • Cliquer sur l’onglet Contrôle Disquette, cliquer sur le bouton «Contrôler le fichier» et vérifier que le nombre de titres et le total correspondent bien à la liste imprimée. Si OK, vous pouvez transmettre le fichier au percepteur
  • Cliquer sur l'onglet Règlement : Ceci est le moment le plus délicat de l'opération, en effet cette opération est irréversible, après avoir effectué le règlement, il ne sera plus possible de rééditer une liste. Il est donc extrêmement important que vos listes soient bien terminées d'imprimer avant d’effectuer ce règlement. Sélectionner le mode de règlement : TITRE
  • Cliquer sur le bouton Règlement : une validation est demandée, vous rappelant le nombre de familles et le montant du titre. La question suivante est alors posée "L'imputation par porte-monnaie est-elle bien éditée ?", répondre Non une première fois pour éditer un 2ème exemplaire, 1 à conserver, 1 à remettre au percepteur. Ne répondre Oui que lorsque vous avez en main l'édition intitulée «Affectations dues aux Titres de recettes».

Vous devez saisir le montant global de tous les titres dans votre comptabilité, et remettre à votre Percepteur, le titre correspondant au montant global (saisi en comptabilité), la disquette des titres (pour le détail), la liste détaillée des titres et certainement un exemplaire de chaque titre nominatif. IMPORTANT: ranger les document «Affectations dues aux Titres de recettes» dans un dossier que vous aurez intitulé: «Documents Mise en Titres D’Impayés».

Relancer les familles

Exploitation / Relance / Lettre de Relance.

Nous vous conseillons de faire une relance N° 1 en tout début de mois, puis une relance N° 2 vers le 15 de mois pour les familles n’ayant pas réglées après la première relance.

  • Fichier:.pngCliquer sur OK
  • Saisir la Date de référence: Dernier jour du mois précédent
  • Saisir le Montant minimum: _________ Euros.
  • Cliquer sur GO: Les relances se calculent et la liste des familles à relancer est affichée.Vous pouvez décocher certaines familles si vous ne souhaitez pas leur envoyer de relance.
  • Cliquer sur Imprimer Liste si vous souhaitez garder une trace de vos relances.
  • Cliquer sur l’onglet Edition fusion
  • Dans «Fichiers du modèle pour la fusion», il faut avoir:

Nom du Serveur \carteplus\document fusion\C+-Relance.doc, si ce n’est pas le cas, aller chercher ce modèle par les …* Cliquer sur Fusionner Automatiquement.

  • A la question «La fusion Word fonctionne t’elle sur votre poste?», répondre Oui
  • La fusion est lancée par le logiciel et il vous est demandé si vous souhaiter ouvrir le document WORD, répondre Oui
  • Vos lettres de relance sont affichées, vous pouvez les imprimer.
  • Si vous souhaitez conserver ces lettres, enregistrez ce document en le changeant de nom et/ou d’emplacement. Si vous gardez le même nom et le même emplacement, il sera perdu lors de la prochaine édition de vos relances.
  • Fermer le document WORD
  • A la question «Souhaitez-vous supprimer le fichier Word créé?», répondre Oui

Editer les bordereaux définitifs

Exploitation / Encaissement / Edition du bordereau des règlements

Vous devrez éditer les bordereaux définitifs des modes de règlement PRELEV. Nous vous conseillons de ne faire le bordereau définitif des prélèvements que lorsque vous êtes sûr que votre fichier a bien été pris en charge.

  • Par défaut, Type d’édition est coché à provisoire, le laisser ainsi
  • Sélectionner votre mode de règlement de _____ à F2
  • Cliquer sur Imprimer, vérifier et ne pas imprimer réellement, fermer l’aperçu écran
  • Si c’est OK, cocher Type d’édition: définitif
  • Cliquer sur Imprimer.
  • Important: dès que l’aperçu est disponible à l’écran, votre bordereau est définitif, même si vous ne l’imprimez pas réellement. Il faudra alors passer par l’onglet Réédition pour pouvoir l’imprimer à nouveau.

Voir l’état de la régie

Exploitation / Relance / Cumul des soldes.

Fichier:.pngCet état permet de voir globalement où en est votre régie. Cliquer simplement sur Imprimer pour obtenir l’état suivant.

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