Guide

Ce guide est un fil conducteur du travail qu'aura à réaliser la personne en charge de Carte + dans la collectivité tout au long de l'année. Il a vocation a être le plus complet possible. Peu de copies d'écran dans cet article pour être à l'abri des changements cosmétiques au fil des versions. En fonction de la configuration du client, tout n'est pas à retenir. Il peut être utile de composer un guide personnalisé.

Travaux mensuels

Étapes préalables

La date de référence est le dernier jour du mois (m-2) où m est le mois en cours. Ex. Nous sommes début décembre, la date de référence sera le 31/(12-2) soit le 31 Octobre

Etre à jour des régularisations de consommation jusqu’à la fin du mois précédent. 31/(m-1) Toutes les consommations doivent avoir été contrôlées et corrigées jusqu’au dernier jour du mois précédent : garderie, cantine, ALSH…

Editer le bordereau définitif des titres d’impayés du mois précédent. Editer le bordereau définitif du mois précédent des paiements Internet (CF. Chap. 6.4 page 16 Chaque mois Edition du bordereau)

Effectuer un contrôle des soldes famille :

• Utilitaires / Familles / Contrôle des Soldes famille
• Rapide : cocher Oui
• « Etes-vous sûr de lancer contrôle rapide ? », répondre Oui
• A la question « Voulez-vous confirmer chaque modification de solde ? » répondre Oui
• Les soldes sont contrôlés, lorsque terminé, fermer complètement l’utilitaire.

Enregistrer dans EXCEL le montant encaissé depuis la précédente Affectation des crédits :

• Ouvrir votre document EXCEL « Contrôle Affectation des crédits » qui se trouve sur le bureau dans le dossier « documents Carteplus » et noter le dernier N° de bordereau pris en compte lors de la précédente affectation des crédits.
• Dans Carte +, Editer le récapitulatif des bordereaux en 3 exemplaires: (Exploitation / Encaissement / Edition du Bordereau, onglet « Récapitulatif ») : depuis le premier bordereau édité après la précédente affectation des crédits jusqu’au N° 9999. En début d’année, pensé que la numérotation redémarre à 1, il est donc possible qu’il soit nécessaire de faire deux éditions : l’une sur les derniers bordereaux de l’année précédente + bordereaux de début d’année.
• Rouvrir votre document EXCEL « Contrôle Affectation des crédits » et noter les N° de bordereaux et le montant encaissé :
  • Colonne A : N° du premier Bordereau
  • Colonne B : N° du dernier Bordereau
  • Colonne C : Montant encaissé (Total des ces bordereaux)
• Vous garderez 1 exemplaire, le second sera remis au Percepteur, le 3ème conservé par la comptabilité

L’étape suivante correspond à l’affectation des crédits.