Transfert de classe

Carte + propose un outil pour gagner du temps lors du transfert de classe et qui doit impérativement être utilisé en cas d'utilisation du module CAF.

• prérequis : avoir des fiches payeurs et consommateurs correctement renseignée.
• Si la liste des classes n'est pas connue avant la rentrée scolaire, nous conseillons de faire un pré transfert par niveau scolaire. Ainsi, les enfants pourront être édités par niveau scolaire en attendant d’avoir la liste définitive des classes, et surtout, les enfants qui passent de la maternelle au primaire seront bien affectés dans l’établissement primaire.
• Dès la liste des classes connue, réalisez le transfert des classes nominatif.

Bien préparer son transfert

Les nouveaux inscrits

Tant que vous n’avez pas effectué le transfert de classe, il faut inscrire les nouveaux dans les classes Z… (Classes de début d’année), mais dans la classe qu’ils auraient eu l’année précédente, de même pour le niveau. Si vous ne procédez pas ainsi, lors du transfert de classe, vous allez les faire passer dans le niveau supérieur.

Ex. : un enfant rentre en septembre en CP, vous devez l’inscrire dans la classe ZGS avec le niveau GS.

Rechercher les enfants dont le niveau scolaire n'est pas renseigné

Edition / Consommateur / Liste des consommateurs

• Tri par : Classe
• Établissement de ______ à ______ (ne pas sélectionner les établissements Personnel, Adultes, Mairie, …)
• Cliquer sur l’onglet : Complément sélection
• Niveau de (rien) à 0
• Cliquer sur Imprimer
• A la question « Saut de page après chaque classe ? », répondre Non

Vérifier sur cette liste qu’il est normal que les enfants édités n’aient pas leur niveau renseigné, sinon les renseigner dans le fichier des consommateurs. Quelques conseils :

• Pour les adultes, mettre comme niveau ADU
• Pour les partis : mettre comme niveau ZZD
• Pour les classes de CLIS : mettre comme niveau CLI
• Pour les enfants en crèche ou halte-garderie : faire F2 sur le niveau pour le calculer en fonction de la date de naissance.

Transfert des classes en fonction du niveau

Cette étape n’est pas nécessaire si vous avez la liste des classes avant la rentrée scolaire. Ce module ne peut être utilisé que si les niveaux scolaires des enfants sont correctement renseignés. Elle consiste à transférer les enfants dans les classes correspondantes au niveau scolaire de début d’année (ZPS, ZMS, ZCE1, ……).

Utilitaires / Autres utilitaires / Utilitaires / Procédures automatiques / Transfert des classes/ Niveaux / Classes - Selon niveaux actuels

Dans l’onglet « Préparation du fichier », décocher dans le tableau les établissements sur lesquels vous ne souhaitez pas travailler, cliquer sur Créer le fichier de transfert. Ainsi, on travaille sur un fichier temporaire sans modifier le vrai fichier des consommateurs.

Cliquer sur l’onglet « Transfert global » et saisir les renseignements demandés :

• Cliquer sur le bouton violet automatique, qui va pré renseigner automatiquement les classes.
• Un certain nombre de lignes restent en rouge, il va falloir les renseigner manuellement.
• CAS 1 : Le niveau (2ème colonne) est un niveau qui n’évolue pas d’une année à l’autre (CLI, ADU, ZZD, …). Dans ce cas, les personnes ayant ces niveaux ne doivent changer ni de classe ni de niveau, il faut alors décocher les 2 colonnes O/N : celle qui se trouve devant Nouvel Etab. et celle qui se trouve devant Niv.Act
• CAS 2 : Le niveau (2ème colonne) est un niveau qui évolue d’une année à l’autre (-1, 00, 01) mais qui concerne les enfants en Halte ou en crèche qui ne doivent donc pas changer de classe, il faut donc décocher la colonne O/N qui se trouve devant Nouvel Etab.
• CAS 3 : Le niveau (2ème colonne) correspond au GS de Maternelle, il va falloir sélectionner l’établissement primaire dans laquelle vont ces enfants. Il faut donc se positionner dans la colonne Nouvel.Etab. de la ligne concernée, utiliser la touche F4 pour afficher la liste des classes, utiliser de nouveau la touche F4 pour sélectionner dans la liste l’école primaire concernée en double cliquant dessus, puis double clic sur la classe ZCP.
• CAS 4 : Le niveau (2ème colonne) correspond au CM2. Par défaut, on va mettre les enfants dans la classe ZZDEPART de l’ancien établissement, avec niveau ZZD et date de départ au 31/08/AAAA. En 2ème option, vous pouvez les transférer dans un collège, un centre jeunesse ou le ALSH si les enfants passés en 6ème peuvent fréquenter ces établissements.
• CAS 5 : Le niveau (2ème colonne) est un niveau qui ne correspond pas à l’établissement (Ex. Niveau GS dans une primaire, niveau CP dans une maternelle). Il va falloir chercher les enfants correspondants en éditant la liste des enfants de cet établissement ayant ce niveau. Vous saurez alors comment renseigner cette ligne. L’édition se fait depuis Carte + - Municipale : Édition / Consommateur / Liste des consommateurs

o Tri par : Nom-Prénom o Type de liste : Établissement / Classe o Établissement de : Établissement concerné à F2 o Cliquer sur l’onglet : Complément sélection o Niveau de Niveau concerné à F2 o Cliquer sur Imprimer

S’il n’y a rien à imprimer, c’est certainement que ces enfants ont une date de départ. Dans ce cas, appliquer le cas 4 : enfants de CM2. Dès que vous avez renseigné tous les champs, ne pas oublier de VALIDER en cliquant sur OK. IL NE DOIT RIEN RESTER EN ROUGE.

Cliquer alors sur l’onglet « Valider Nouvelles classes »

« Doit-on les gérer ? » : cocher Oui. Ceci permet de dire ce que l’on va faire des enfants pour lesquels on a saisi une date de départ dans le courant de l’année.

• Remplir le tableau en utilisant la touche F4 et choisir la classe ZZDEPART pour chacun des établissements.
• « Modifier les niveaux ? » cocher Oui et mettre ZZD dans Niveau Actuel et Prochain.

Maintenant, si vous souhaitez mettre à jour effectivement le vrai fichier des consommateurs, cliquer sur GO.ATTENTION : Cette opération est irréversible, le fichier des consommateurs est effectivement mis à jour.

Après cette étape, tous les enfants sont regroupés dans les classes de début d’année par niveau scolaire.

Transfert des classes nominatif

Création/modification des classes

Lorsque les classes sont connues, il faut :

• Créer les classes dans le fichier des classes Fichier / Consommateur / Classe. En effet toutes les classes de l’année précédente peuvent changer complètement : classe à double niveau, changement d’instituteur,… Si le changement est vraiment important, il vaut mieux supprimer les anciennes classes et créer les nouvelles (ceci n’est possible que si vous avez fait un pré transfert par niveau). S’il y a peu de changement, il est plus rapide de seulement changer le nom de l’instituteur et/ou le niveau de la classe.
• Ne jamais toucher aux classes de début d’année ( ZTPS, ZCP………).