Guide

Ce guide est un fil conducteur du travail qu'aura à réaliser la personne en charge de Carte + dans la collectivité tout au long de l'année. Il a vocation a être le plus complet possible. Peu de copies d'écran dans cet article pour être à l'abri des changements cosmétiques au fil des versions. En fonction de la configuration du client, tout n'est pas à retenir. Il peut être utile de composer un guide personnalisé.

La Saisie des informations

Dans le détails

Famille

Cliquer sur l’icône On saisit les familles avec comme civilité M. ou Mme. Lorsque les parents sont séparés, on peut faire une fiche pour le parent chez qui l’enfant ne vit pas pour avoir ses coordonnées, puis ensuite la fiche du parent chez qui l’enfant vit et qui sera facturé.

Cliquer sur la loupe famille, et rechercher dans la liste des familles existantes votre famille. Si elle existe, double-cliquer dessus, vérifier les informations de la famille, aller à l’étape Enfants Si elle n’existe pas, cliquer sur annuler et continuer.

Cliquer sur Nouveau (si la famille n’existe pas déjà)

• Saisir la civilité, le nom de famille, le prénom du représentant légal : Attention à la civilité car la Trésorerie demande que les impayés soient libellés au nom des 2 parents.

Si ce nom de famille existe déjà, une liste des familles portant ce nom est affiché. Si votre famille est affichée, double-cliquer dessus, vérifier les informations de la famille, aller à l’étape Enfants Sinon cliquer sur « La famille que je veux créer n’existe pas » et continuer

• Cliquer sur la loupe sous adresse,

Si l’adresse de la famille existe déjà dans le fichier des adresses, double cliqué dessus Sinon : Nouveau,

1. Mot clé
2. Type de voie
3. Nom de la voie
4. Ville par la loupe. Si ville n’existe pas : Nouveau, Code postal, loupe Code INSEE, double clic sur la ville, OK.
5. Se positionner sur la ville puis OK (pour choisir la ville et la recopier dans l’adresse)
6. Saisir le Secteur Géographique de la rue
7. OK (pour recopier l’adresse dans la famille)

Saisir le N° dans l’adresse, et compléter éventuellement sur la deuxième ligne d’adresse. Saisir les N° de téléphone Cocher « présence sur internet » afin de générer les identifiants de connexion au site.

Cliquer sur OK : la fiche famille est enregistrée.

Dans le cas où les parents seraient séparés, créer en premier le parent qui n’est pas le payeur de l’enfant et ensuite le payeur. Il ne faut pas dans ce cas créer de fiche M. ou Mme.

Enfant

Cliquer sur l'icone Si la famille existe déjà, le premier membre est affiché. Pour en créer un nouveau, cliquer sur le bouton Créer un nouveau consommateur.

1. Saisir Civilité, nom et prénom de l’enfant
   • Si un enfant existant porte le même nom de famille, une liste des enfants portant ce nom est affiché.
   • Si votre enfant est affiché, double-cliquer dessus, vérifier les informations saisies, aller à l’étape Inscriptions sinon cliquer sur Annuler et continuer. (Évite la saisie de doublons)

• Renseigner les informations de relation avec la famille que vous avez sélectionnée :
  • Payeur, lieu de résidence, autorité parentale, …..

• Cliquer sur l’onglet Identification
• Saisir la Date de Naissance
• Le N° de badge définitif est automatiquement proposé. Le mettre à 0 si vous ne souhaitez pas de badge pour cette personne.
• Saisir le N° du badge provisoire (si nécessaire). Utiliser la touche F2, puis modifier les trois derniers chiffres.
• Sélectionner l’établissement et la classe de l’enfant, pour ce faire :
  • Saisir dans Abrégé Etab. Utiliser la touche F4
• Cliquer sur la loupe à droite de la classe, si l’établissement affiché n’est pas le bon :
  • Cliquer sur la loupe à droite de l’établissement
  • Sélectionner l’établissement dans la liste en double cliquant dessus
  • Sélectionner la classe de l’enfant en double cliquant dessus.
• Cliquer sur la loupe à droite de Catégorie et sélectionner la catégorie
• Se positionner sur le niveau actuel et appuyer sur la touche F2 (pour le calculer en fonction de la date de naissance), vérifier le niveau calculé et le modifier si nécessaire (touche F4 pour avoir une liste)
• Si vous souhaitez gérer les inscriptions scolaires et faire des prévisions sur l’année à venir, renseigner Etab. qui se trouve sous Prochain Niveau : Il s’agit de l’établissement que fréquentera l’enfant à la rentrée scolaire suivante. Il est utile de le renseigner si l’enfant change d’établissement notamment pour les Grandes Sections.
• Saisir le sexe (si vous avez renseigné la civilité, il est déjà renseigné)
• Cliquer sur l’onglet REINS/STRUCT
• Saisir l’année de réinscription (permet de vérifier que les enfants ont bien refait un dossier pour l’année scolaire en cours) et cocher les structures fréquentées
• Cliquer sur l’onglet DIVERS
• Sélectionner le Service de Restauration

Cliquer sur OK : l’enfant est enregistré Cliquer sur l’onglet Famille : pour associer les autres représentants de cet enfant dans le cas d’une famille séparé

• Cliquer sur le bouton et sélectionner dans la liste des familles le représentant de l’enfant
• Renseigner les informations de relation avec la famille que vous avez sélectionnée :
  • Payeur, lieu de résidence, autorité parentale, ….. Pour le payeur, mettre Autres dans lien de parenté.
• Cliquer sur OK lorsque vous avez coché toutes les informations concernant la relation entre cet enfant et cette famille.Recommencer pour tous les responsables famille que vous souhaitez associer à cet enfant.
• Cliquer sur pour saisir les informations complémentaires. (Fiche médicale, assurance, personnes à prévenir)

Dans la fiche médicale peuvent être saisies les informations suivantes :

• • Activités interdites et PAI
  • Allergies médicales et alimentaires
  • Exigences alimentaires
  • Maladies
  • Sérums et vaccins
  • Antécédents médicaux, traitements et commentaire médical
  • Questionnaire prévu dans le fichier Questions médicales à renseigner au préalable

Dans Situation familiale, Médecin, … peuvent être saisies les informations suivantes :

• • La situation des parents et les éventuels problèmes de garde
  • Les personnes autorisées à prendre les enfants
  • Les personnes à prévenir en cas d’urgence
  • Le nom et l’adresse du médecin et l’hôpital préféré par les parents

Gestion du badge

Badge perdu

L'opération consiste à débiter du compte de la famille le prix du badge en ajoutant une consommation sur l’activité Vente de Badges.

Exploitation / Exploitation Consommation / Ajout-Suppression des Consommations

• Activité badgée : Vente de badge
• Saisir le consommateur puis OK
• Cliquer sur AJOUTER

Fichier / Consommateur / Consommateur

• Choisir le consommateur
• Cliquer sur Badge Définitif
• Appuyer sur F2. Un nouveau numéro apparaît. OK
• Cliquer sur Badge Provisoire
• Appuyer sur F2. Modifier les derniers numéros afin qu'ils correspondent au badge provisoire que vous allez remettre. OK

Badge retrouvé

Si le badge n’a pas encore été fabriqué, les opérations suivantes sont à effectuer :

• La famille vous communique le N° du badge qu’elle a retrouvé et vous rend le provisoire.
• Saisir ce N° dans Badge définitif du consommateur.
• Effacer le N° provisoire du consommateur.
• Dans Utilitaires / Gestion des badges / Badges à préparer : Supprimer cet enfant pour ne pas lui refaire ce badge.
• Supprimer la consommation sur l’activité Vente de Badges saisie lors de la déclaration de perte.

Si le badge a déjà été fabriqué, ne rien faire :

La famille peut le conserver et, en cas de nouvelle perte d'un badge, le plus intelligent est d'utiliser cet ancien badge. Pour re activer l'ancien badge, effectuer les opérations suivantes :

• La famille vous communique le N° du badge qu’elle souhaite réutiliser.
• vous allez saisir ce N° dans Badge définitif du consommateur.

Chaque matin

En arrivant

Vérifier que les communications de la nuit (communications avant 5 heures du matin) se sont correctement réalisées :

• Mise à jour du site internet
• Mise à jour des inscrits sur les badgeuses.

Comment faire sur la page dédiée à cette opération : Vérifier les communications

Après l'acquisition des données

Par acquisition des données, on entend récupération sur le serveur des :

• Pointage réalisé sur la badgeuse
• Et/Ou pointage réalisée sur tablette

Vérifier les communications

Cela commence donc par Vérifier les communications de vidage (comme on l'a fait à l'étape précédente pour les communications d'envoi de la nuit).

Editer la navette cumul d'une activité

Exploitation / Résultats journaliers / Navette cumul

Nous prenons ici l'exemple de l'activité restauration

• Période du : Date du jour à Date du jour
• Activité de Restauration à Restauration
• Cliquer sur Imprimer, Vous obtenez une impression écran, à partir de cette fenêtre envoyer votre navette par mail aux écoles.

Cette liste vous permet d’avoir le nombre de repas cumulé par établissement et de communiquer rapidement vos chiffres à la cantine pour la préparation des repas.

Editer les présences badgées

En construction

Travaux au quotidien

Editer les accueils de la veille

Revient à faire l'étape Editer les présences badgées des taches à réaliser le matin , sauf qu'il faut mettre la date de la veille au lieu de celle du jour. Permet de faire un contrôle une fois tous les retours terrains remontés au gestionnaire ( départ d'un enfant malade en cours de matinée par exemple ). Cet étape n'est pas à faire nécessairement tous les jours, une fois par semaine peut suffire. Tout dépend de l'organisation de la collectivité. Se reporter donc à Editer les présences badgées.

Effectuer les corrections

Exploitation / Exploitation Consommation / Ajout-Suppression des consommations

Une fois les corrections remontées du terrain, il faut procéder au correction en suivant le chemin indiqué ci-dessus.

1. Saisir la date que vous vérifiez
2. Sélectionner l’activité
3. [Facultatif]Sélectionner l’activité associée ( exemple : la présence à la restauration implique une présence à une garderie du midi)
4. Cliquer sur Afficher la liste des inscrits, répondre Oui à la question après l’avoir lue
5. L’écran ci-dessous est affiché

Pour Ajouter une consommation

1. Double cliquer sur le nom de l’enfant
2. Saisir l’heure d’arrivée ou de départ de l’enfant
3. Répondre à Oui à la question « Confirmez-vous l'ajout d'une consommation ... »

Pour Supprimer une consommation

1. Double cliquer sur l’enfant concerné
2. Dans le pavé du bas "DETAIL DES CONSOMMATIONS", valider la suppression de la première activité.
3. Cliquer sur l'éventuel activité associée et lui réserver le même sort.

Lorsque vous avez fini cette saisie, cliquer sur l’onglet Sélection et modifier les critères de sélection : date, activité, etc.

Vérifier les paiements sur internet

Exploitation / Encaissements / Edition du Bordereau des Réglements

Chaque jour, vous recevez par mail, les doubles de ticket de paiement et le compte rendu des télécollectes. Il faut vérifier que dans Carte +, ce même montant a été crédité sur le compte des familles. Pour ce faire, éditer en provisoire le bordereau des règlements perçus pour le mode de règlement INTERNET pour la journée de la veille. Si le nombre et le total sont identiques au compte rendu, tout va bien  :

Sinon contacter le support.

La gestion des frais

Vous recevez également régulièrement le relevé Remises/factures Carte bancaire sur lequel apparaissent la journée concernée, le montant des paiements et le montant des frais. Vérifier en éditant le bordereau provisoire de votre journée que le montant des frais calculé par Carte + est identique au montant imprimé sur le papier.

Saisie des encaissements

Exploitation / Encaissements / Encaissements

Saisissez les encaissements au fur et à mesure de leur arrivée afin de mettre à jour les soldes famille. Pour les règlements internet, cela doit se faire automatiquement, seul le contrôle est nécessaire.

1. Sélectionner la régie,
2. Sélectionner la famille,
3. Saisir le montant réglé dans la colonne "MtRéglé" sur la ligne pré alimenté.
4. Un nouvel encadré apparaît en bas, saisir le mode de règlement (colonne Mode Règl.). Utiliser la touche F4 pour obtenir la liste des modes de règlement.
5. Tabuler pour aller dans le montant réglé : le montant saisi précédemment est affiché.
6. Tabuler et saisir le nom du payeur : par défaut le nom de la famille est proposé, si le paiement est effectué par une autre personne, saisir ici le nom de la personne qui paye.
7. Tabuler et saisir la banque du payeur pour les règlements par chèque.
8. Tabuler et saisir le N° du chèque pour les règlements par chèque.
9. Si le règlement est en ESPECES, cocher Oui dans Edition Quittance.
10. Cliquer sur OK pour enregistrer le règlement.

Pour les règlements en espèces, éditer 2 quittances : 1 à remettre au payeur, la 2ème que vous gardez dans votre caisse avec vos espèces. Vous devrez les remettre au Percepteur lors de votre versement. Une quittance peut être rééditée à tout moment : menu Exploitation / Encaissements / Encaissements , bouton Historique des règlements de la famille ( panneau -150 av JC) puis Quittance.

Il est important de saisir le nom du payeur, la banque et le n° du chèque pour éventuellement faire des recherches. Si par exemple on met par erreur un chèque sur une mauvaise famille, sans ces informations, il vous sera impossible de retrouver sur le compte de quelle famille vous l’avez enregistré.

Dépôt au percepteur

Exploitation / Encaissements / Edition du bordereau des encaissements

1. Sélectionner votre régie
2. Sélectionner les modes de règlement
3. Cliquer directement sur imprimer : le bordereau provisoire est imprimé
4. Vérifier vos chèques et vos espèces et reçus internet. Effectuer les corrections s’il y a lieu. A chaque fois que vous avez dû faire des corrections, éditer de nouveau un provisoire jusqu'à correspondre à la réalité.
5. Editer alors le bordereau définitif (Passer Type d'édition à Définitive).
6. Vous pouvez alors effectuer le versement au Percepteur en y joignant le bordereau définitif. (Un bordereau définitif porte un numéro différent de 0, sinon, c’est que l'édition est provisoire).

ATTENTION : Il est possible de corriger une erreur d’encaissement tant que nous sommes sur les éditions des bordereaux provisoires. Dès que le bordereau définitif est édité, il n’est plus possible de corriger ni le montant, ni la famille à laquelle est affecté le règlement.

Correction des encaissements

Bordereau provisoire et définitif

Les corrections suivantes peuvent être effectuées même après avoir édité le bordereau en définitif :

• Modifier le mode de règlement
• Modifier le nom du payeur
• Modifier la banque du payeur
• Modifier la date du règlement
• Modifier le numéro de pièce.

Comment effectuer les corrections ci-dessus :

• revenir en encaissement
• sélectionner la famille
• cliquer sur le bouton
• La liste des encaissements de la famille apparaît (du plus récent au plus ancien)
• Cliquer dans le tableau sur l’encaissement à modifier ou à supprimer
• Cliquer sur le bouton Modifier, et corriger les informations erronées. (si vous souhaitez corriger)
• Cliquer sur le bouton Supprimer (si vous souhaiter annuler ce règlement)

Bordereau provisoire uniquement

Les corrections suivantes ne peuvent être effectuées que sur un règlement non édité en définitif (Bordereau Provisoire):

• Le montant saisi est faux : Supprimer le règlement et le repasser.
• Règlement passé sur une mauvaise famille : Supprimer le règlement, le repasser sur la bonne famille.

Comment corriger des erreurs éditées sur un bordereau définitif:

Contexte 1 : Saisie sur une mauvaise Famille (Ex. : saisie de 100 Euros sur la famille DURAND au lieu de la famille DUPONT)

1. Faire sur la famille DURAND un règlement en négatif du montant saisi (-100,00), Mode de règlement : ZREGUL – Transfert de compte à compte. Noter en N° de Pièce : « ->Fam. Dupond Bord N° XX»
2. Passer le règlement sur la famille DUPONT (en positif : 100,00), Mode de règlement : ZREGUL – Transfert de compte à compte. Noter en N° de Pièce « -> Fam. Durand Bord N° XX »
3. Editer immédiatement le bordereau définitif du mode de règlement ZREGUL au Mode de Règlement ZREGUL et agrafer ce bordereau avec le Bordereau N° XX

Contexte 2 : Saisie d’un mauvais montant. (Ex. Saisie de 100 Euros sur la Famille DURAND au lieu de 120 Euros). Il faut d’abord qu’il n’y ait plus de règlements provisoires pour le mode de règlement sur lequel l’erreur a été commise.

1. Faire sur la famille DURAND un règlement en négatif du montant saisi (-100,00) à la même date que celui passé par erreur, Mode de règlement : Identique à celui de l’erreur. Noter en N° de Pièce : « ->Err.Montant Bord N° XX»
2. Faire sur la famille DURAND un règlement en positif du bon montant (120,00) à la même date celui passé par erreur, Mode de règlement : Identique à celui de l’erreur. Noter en N° de Pièce : « ->Err.Montant Bord N° XX»
3. Editer immédiatement le bordereau provisoire à l’écran du mode de règlement Identique à celui de l’erreur au Mode de Règlement Identique à celui de l’erreur, renseigner dans Période, le champ Jusqu’au en mettant la même date qu’aux étapes précédentes. Si seule la correction apparaît, imprimer le bordereau définitif et agrafer ce bordereau avec le Bordereau N° XX. Et remettez un exemplaire au percepteur.

Rembourser une famille

Si une famille n’utilise plus les services scolaires et qu’il lui reste de l’argent sur le compte d’attente, la procédure pour la rembourser est la suivante :

1. Demander un RIB à la famille
2. Faire dans Carte + un encaissement en négatif du solde du compte par le mode de règlement REMB. Dans N° de pièce, mettre le N° de compte du RIB.
3. Editer le bordereau définitif du mode de règlement Remboursement et le faire parvenir à la Trésorerie avec le RIB et une lettre justificative.
4. Faire un virement du compte de dépôt de fonds vers le compte d’attente de la trésorerie du montant exact à rembourser à la famille.

Rechercher un règlement

Vous pouvez rechercher un chèque par son N° et/ou par son montant en allant dans

Exploitation / Encaissement /Recherche de pièces  

1. Saisir la période approximative à laquelle ce chèque a pu être saisi
2. Sélectionner le mode de règlement
3. Saisir le N° de chèque dans Bornes N° de pièce (dans les 2 champs)
4. Cliquer sur Lancer la recherche
5. Si la recherche est infructueuse, remettre dans Bornes N° de pièce : de (ne rien saisir) à zzzzzzzzzzzz
6. Saisir le montant
7. Cliquer sur Lancer la recherche
8. Si la recherche est fructueuse, vérifier si vous n’avez pas saisi ce chèque sur une mauvaise famille.

Travaux mensuels

Étapes préalables

La date de référence est le dernier jour du mois (m-2) où m est le mois en cours. Ex. Nous sommes début décembre, la date de référence sera le 31/(12-2) soit le 31 Octobre

Etre à jour des régularisations de consommation jusqu’à la fin du mois précédent. 31/(m-1) Toutes les consommations doivent avoir été contrôlées et corrigées jusqu’au dernier jour du mois précédent : garderie, cantine, ALSH…

Editer le bordereau définitif des titres d’impayés du mois précédent. Editer le bordereau définitif du mois précédent des paiements Internet (CF. Chap. 6.4 page 16 Chaque mois Edition du bordereau)

Effectuer un contrôle des soldes famille :

• Utilitaires / Familles / Contrôle des Soldes famille
• Rapide : cocher Oui
• « Etes-vous sûr de lancer contrôle rapide ? », répondre Oui
• A la question « Voulez-vous confirmer chaque modification de solde ? » répondre Oui
• Les soldes sont contrôlés, lorsque terminé, fermer complètement l’utilitaire.

Enregistrer dans EXCEL le montant encaissé depuis la précédente Affectation des crédits :

• Ouvrir votre document EXCEL « Contrôle Affectation des crédits » qui se trouve sur le bureau dans le dossier « documents Carteplus » et noter le dernier N° de bordereau pris en compte lors de la précédente affectation des crédits.
• Dans Carte +, Editer le récapitulatif des bordereaux en 3 exemplaires: (Exploitation / Encaissement / Edition du Bordereau, onglet « Récapitulatif ») : depuis le premier bordereau édité après la précédente affectation des crédits jusqu’au N° 9999. En début d’année, pensé que la numérotation redémarre à 1, il est donc possible qu’il soit nécessaire de faire deux éditions : l’une sur les derniers bordereaux de l’année précédente + bordereaux de début d’année.
• Rouvrir votre document EXCEL « Contrôle Affectation des crédits » et noter les N° de bordereaux et le montant encaissé :
  • Colonne A : N° du premier Bordereau
  • Colonne B : N° du dernier Bordereau
  • Colonne C : Montant encaissé (Total des ces bordereaux)
• Vous garderez 1 exemplaire, le second sera remis au Percepteur, le 3ème conservé par la comptabilité

L’étape suivante correspond à l’affectation des crédits.

Statistiques

Etat journalier des présences et des participations

==Les activités