Dossier famille en ligne : Guide complet

Le dossier famille comporte plusieurs documents que vous pouvez choisir d’alimenter ou pas, par vous-même ou par les familles sur le portail. Certaines informations ne peuvent pas être modifiées sur le portail.

Les différents documents communs quel que soit la régie/budget sont : - La fiche « Responsable du compte famille » : cette fiche doit être pré-renseignée dans le logiciel avec un minimum d’informations. - La fiche « Autre responsable famille » : cette fiche doit également être pré-renseignée dans le logiciel. - La fiche « Assurance » : associée à l’enfant - La fiche « Contact » : associée à l’enfant (un carnet des contacts de la famille sera créé) - La fiche « Santé » : associée à l’enfant

Les documents dépendant de la régie/budget et de la structure d’accueil sont (il est nécessaire de paramétrer une fiche différente pour chaque régie/budget et chaque structure d’accueil : - La fiche « Autorisations » : associée à l’enfant - La fiche « Règlement intérieur » : associée à l’enfant.

Le dossier famille se paramètre dans : Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

4.1 Rouvrir une fiche pour une famille Il peut arriver qu’une famille souhaite effectuer une modification sur une fiche qui n’est plus modifiable, vous pouvez alors la rouvrir depuis le logiciel.

Aller sur la fiche que vous souhaitez rouvrir : - Fiche famille (payeur) : sélectionner la famille concernée, cliquer sur l’onglet - Fiche Responsable (non-payeur) : sélectionner la famille concernée, cliquer sur l’onglet puis sur le nom du payeur dans la fenêtre affichée - Fiches assurance, santé, contacts, autorisations : sélectionner l’enfant, cliquer sur et sur la fiche que vous souhaitez rouvrir

Une fois la fiche affichée, en bas d’écran vous pouvez soit : - Cliquer sur si vous ne souhaitez pas laisser de message explicatif à la famille, - Cliquer sur si vous souhaitez laisser un message explicatif, dans ce cas, il faudra saisir la raison du rejet, puis cliquer à nouveau sur

4.2 Ouvrir / fermer le dossier famille sur le portail

La réouverture ou la fermeture du dossier famille sur le portail nécessite de gérer les dates pour chaque fiche du portail famille.

Sans date, ni d’ouverture, ni de fermeture, les fiches sont en permanence modifiables sur le portail famille, aucun suivi ne vous permet de savoir si la famille a renseigné récemment ou pas ses fiches.

Il est donc important de les utiliser pour être sûr que les familles vérifient et modifient ces fiches au moins une fois par an.

IMPORTANT : portez une vigilance particulière au paramétrage de la fiche famille si vous demandez les quotients familiaux et/ou les ressources des familles. En effet, vous pouvez demander les prochaines informations (applicables, en général, soit à la rentrée scolaire, soit au 1er janvier) ou les actuelles qui seront applicables immédiatement. Si vous demandez les prochaines, il ne faudra pas oublier, une fois que vous aurez pris en compte ces prochaines informations de venir modifier le paramétrage de la fiche famille pour demander non plus les prochaines informations, mais les informations actuelles.

4.2.1 La date d’ouverture La saisie d’une date d’ouverture va mettre toutes les fiches déjà validées dans l’état « A mettre à jour » et ainsi demander aux familles d’effectuer une action afin de vérifier leur fiche, apporter les changements nécessaires, déposer les nouvelles pièces jointes et les valider (même si aucun changement n’est à apporter, elles devront la valider).

4.2.2 La date de fermeture Le fait de mettre une date de fermeture aura les effets suivants : - La famille qui n’a pas renseigné la fiche le lendemain de cette date ne pourra plus réserver sur le portail, en revanche, elle pourra accéder à toutes les autres fonctions (consultation des historiques, paiement, …). Il suffit qu’elle valide la fiche sur le portail, pour être débloquée immédiatement (on n’attend pas que vous validiez la fiche pour la débloquer, ceci pourrait prendre plusieurs jours si vous avez un « rush » de retour. Par contre, si vous refusez sa fiche quelle qu’en soit la raison, la famille sera de nouveau bloquée pour les réservations.). - La famille pour laquelle la fiche est validée ne pourra plus alors la modifier. - Vous pourrez éditer la liste des dossiers famille incomplets et éventuellement envoyer un mail directement depuis le logiciel (de manière automatique) pour leur rappeler de compléter leur dossier.

4.2.3 Comment gérer ces dates IMPORTANT : Les dates se gèrent fiche par fiche, en effet, vous pouvez souhaiter ne pas fonctionner de la même façon pour chacune des fiches. Si on prend l’exemple de la fiche Assurance, les dates d’échéance ne sont pas forcément à la rentrée scolaire, et de plus, elle se gère automatiquement en fonction de la date d’échéance, il n’est donc pas utile de lui mettre une date d’ouverture.

Vous souhaitez que les familles renseignent leur dossier famille chaque été à compter du 1er Aout : mettre une date d’ouverture au 01/08 sur toutes les fiches concernées.

Vous souhaitez que toutes les familles aient renseignés leur dossier famille au plus tard le 30 septembre : mettre une date de fermeture au 30/09. Jusqu’au 30 septembre, aucun blocage n’aura lieu, elles pourront réserver. Vers le 15 septembre, envoyez un mail aux familles dont le dossier est incomplet.

Vous ne souhaitez pas que les familles puissent modifier leurs fiches durant l’année scolaire, laissez la date de fermeture, seules les familles qui n’auraient pas valider leurs fiches ou les nouvelles familles pourront les modifier.

Vous souhaitez que certaines fiches puissent être modifiées en cours d’année (Assurance, Fiche famille par exemple), enlevez la date de fermeture sur ces fiches et laisser la date de fermeture sur les autres.

4.3 Nouveau règlement intérieur Si vous avez un nouveau règlement intérieur et que vous souhaitez le faire signer par toutes les familles (y compris celles ayant signé l’ancien), voici comment procéder : - Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Structures et règlements » - Dans la liste, double-cliquer sur la structure pour laquelle vous souhaitez publier un nouveau règlement intérieur.

- Si aucun règlement intérieur n’est associé à la structure, cliquer sur pour le créer, sinon cliquer sur pour le modifier

- Modifier la date de publication : nous vous conseillons de le mettre au plus tôt à la date du lendemain, - Sélectionner par le document PDF que vous avez préparé contenant votre règlement intérieur. - Enregistrer.

Dès que la date de publication est atteinte et que « Transféré le » est antérieur cette date, le règlement intérieur sera transféré et il sera demandé aux familles de l’accepter sur le portail pour chacun des enfants.

CAS N° 1 -> vous souhaitez que les familles signent un nouveau règlement intérieur : - Modifier la date de publication par une date supérieure à la date du jour - Sélectionner le nouveau fichier PDF contenant le nouveau règlement - Ne pas modifier « Transféré le » qui vous permet de savoir à quelle date vous avez publié le règlement intérieur présent actuellement sur le portail, - A la date de publication, le nouveau règlement intérieur sera transféré sur le portail, « Transféré le » sera mis à jour par cette date, toutes les familles ayant signé le règlement intérieur avant cette date devront à nouveau le signer.

CAS N° 2 : vous souhaitez envoyer un nouveau règlement intérieur sans pour autant faire resigner les familles (modifications mineures) : - NE MODIFIER SURTOUT PAS LA DATE DE PUBLICATION - Effacer simplement « Transféré le » - Lors de la prochaine mise à jour du portail, le PDF du règlement intérieur sera transféré sur le portail et c’est celui-là que les familles pourront consulter.

RAPPEL : la famille ne peut accéder à aucune information du portail si elle n’a pas accepté tous les règlements intérieurs pour chacun de ses enfants.

4.4 Les pièces jointes Pour chaque fiche, vous pouvez demander aux familles de déposer des documents, il faudra alors renseigner les pièces à joindre à la fiche.

Si vous avez demandé une pièce jointe un temps et que vous ne souhaitez plus la demander, deux possibilités s’offrent à vous, nous vous conseillons de procéder ainsi : - Décocher la case « Active » : ceci aura pour effet de ne plus demander cette pièce sur le portail, sans toutefois supprimer les pièces jointes déjà déposées par les familles. - Après plusieurs mois « Inactive », vous pouvez supprimer la ligne en cliquant sur , dans ce cas toutes les pièces jointes déjà déposées seront également supprimées sans possibilité de retour. -

4.5 Spécificités des fiches « REGLEMENT INTERIEUR » et « AUTORISATION »

Ces deux fiches ne sont pas communes, il est donc important de bien comprendre leur fonctionnement.

Si les activités gérées dans le logiciel sont affectées à des régies/budget différents, : il y aura forcément au moins un règlement intérieur et une fiche d’autorisation pour chaque régie/budget.

La fiche d’autorisation et le règlement intérieur sont tous les deux associés à une structure d’accueil.

Si pour un même budget/régie, vous avez plusieurs règlements intérieurs (par exemple, un pour l’APS, un pour l’ALSH et un pour le restaurant), on créera une « Structure d’accueil » pour chaque règlement intérieur et il sera alors nécessaire de créer les autorisations pour chaque structure d’accueil.

Il est parfois judicieux de regrouper tous vos règlements intérieurs en un seul (regroupant toutes les activités possibles du même budget/régie), ainsi, un seul règlement intérieur et une seule fiche d’autorisation ne sera nécessaire.

4.6 La fiche FAMILLE (responsable du compte)

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

Elle correspond aux informations de la fiche « Responsable famille » dans le logiciel.

Pour la paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Fiche » - Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche famille »

Associer les régies / Budget à la fiche :

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche famille soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

Demander les informations employeurs Si vous souhaitez que les familles saisissent les informations « Employeur » sur le portail, cocher la case

Demander des pièces jointes Si vous souhaitez demander des documents aux familles concernant le compte famille (Justificatif de Quotient familial, de domicile, d’emploi, ...), pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : Les Pièces jointes)

Afficher sur le portail les informations permettant de calculer le tarif

Si vous souhaitez que les familles puissent voir sur le portail les informations qui vous permettent de calculer leur tarif, cochez les cases correspondantes à votre mode de tarification.

Permettre aux familles de modifier les informations permettant de calculer le tarif

Si vous souhaitez que les familles puissent modifier sur le portail les informations permettant de calculer leur tarif, voici comment procéder.

En cochant uniquement, « Modifiables sur le portail », vous permettez aux familles de modifier les informations actuelles, donc applicables immédiatement, ce qui correspond sur votre fiche famille aux « Informations actuelles : Applicables immédiatement » du tiroir « QF et Ressources » de la fiche du responsable famille. Ceci entrainera la mise à jour immédiate des tarifs de la famille.

En cochant « Modifiables sur le portail famille » et « Période de révision des QF et Ressources » et en renseignant la date d’application, vous permettez aux familles de renseigner les informations nécessaires à la révision des ressources à la date que vous aurez renseignée. Les tarifs de la famille ne seront pas modifiés tant que vous n’appliquerez pas la procédure de révision des ressources. Ces informations viendront alimenter sur la fiche famille « Prochaines informations : Applicables lors de la révision des QF et Ressources » du tiroir « QF et Ressources » de la fiche du responsable famille.

4.7 La fiche RESPONSABLE (autre responsable famille, mais pas du compte)

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

Elle correspond aux informations de la fiche « Responsable famille » dans le logiciel pour les responsables non-payeur de l’enfant. Ceux sont les responsables que vous avez rattaché à un enfant, mais qui ne sont pas responsables du compte famille. Dans notre exemple ci-contre, Mme CELINE est un « Autre responsable famille »

Pour la paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Fiche » - Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Responsable »

Associer les régies / Budget à la fiche :

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche responsable soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

Demander des pièces jointes Si vous souhaitez demander des documents aux familles concernant les autres responsables des enfants, pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : Les Pièces jointes)

4.8 La fiche « ASSURANCE »

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

Pour la paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Fiche » - Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Assurance »

Associer les régies / Budget à la fiche :

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche assurance soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

Demander des pièces jointes Si vous souhaitez demander des documents aux familles (attestation d’assurance), pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : Les Pièces jointes)

Demande automatique de mise à jour Le fonctionnement de cette fiche est particulier du fait que les dates d’échéance sont propres à chaque famille.

Sur le portail famille, un mois avant la date d’échéance, un message informera les familles que leur assurance arrive à échéance. Un mois après la date d’échéance, si la famille n’a toujours pas modifié son assurance, la fiche passera automatiquement dans l’état « A Mettre à jour », afin de les obliger à renseigner la fiche avec une nouvelle assurance valide.

4.9 La fiche « CONTACT »

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

Pour la paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Fiche » - Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Contact »

Associer les régies / Budget à la fiche :

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche contact soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

Demander des pièces jointes Si vous souhaitez demander des documents aux familles, pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : Les Pièces jointes)

4.10 La fiche « SANTE / MEDICALE »

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

4.10.1 Paramétrage de la fiche Santé Pour la paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Fiche » - Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Santé »

Associer les régies / Budget à la fiche :

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche santé soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

Demander des pièces jointes ATTENTION : Cette fiche est particulière, on va pouvoir demander pour chaque type d’information santé des pièces jointes. Donc ce n’est peut-être pas à ce niveau que vous demanderez les pièces jointes.

Si vous souhaitez demander des documents aux familles (que vous n’avez pas pu rattachés à un type particulier d’infos santé), pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : Les Pièces jointes)

4.10.2 Paramétrage du contenu de la fiche Santé Vous allez pouvoir paramétrer les informations que vous souhaitez faire paraître sur cette fiche santé. Ces informations sont regroupées en 14 types :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Type Infos Santé »

- Vous pouvez décider de ne pas demander certains types d’information, dans ce cas, il faut décocher la case « Active ». Dans notre exemple ci-dessus, les « Activités interdites » et les « Difficultés de santé », ne seront pas demandées.

A l’intérieur de chaque type, vous allez pouvoir définir les informations que vous souhaitez demander : - Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Infos Santé » - Pour les types « PAI », « Autres Recommandations », « Médecin » et « Traitement Médical », une seule information santé est disponible, vous pouvez modifier leur libellé et le complément du libellé (commentaire explicatif) - Pour les types « Allergies », « Activité Interdite » et « Médecin », les informations santé peuvent être alimentées automatiquement au fur et à mesure de vos saisies sur le logiciel ou par les familles sur le portail. - Pour tous les autres types, vous devez définir ce que vous souhaitez demander comme informations aux familles en les créant à ce niveau. - Pour créer une nouvelle information santé, cliquer sur , puis sélectionner le type dans la liste, saisir le libellé, le complément si nécessaire et enregistrer.

4.10.3 Les différents types d’information santé Nous allons essayer d’expliquer les types d’information qui nécessite un paramétrage particulier de votre part afin de faire la relation avec la fiche sanitaire dont vous avez l’habitude.

Le type « Autres recommandations » : va permettre aux familles de compléter par des informations sur la santé de leur enfant qu’elles n’ont pas pu mettre ailleurs sur la fiche

Le type « Difficultés de santé » : la liste est figée par le paramétrage. Correspond aux difficultés de santé récentes de l’enfant. Exemple ci-dessous.

Le type « Maladies contractées » : la liste est figée par le paramétrage. Correspond aux maladies demandées sur les anciennes fiches sanitaires (oreillon, rubéole, …)

Le type « Recommandations utiles » : la liste est figée par le paramétrage. Correspond aux questions concernant les appareillages des enfants par exemple.

4.11 Les fiches « AUTORISATION PARENTALE » et « REGLEMENTS INTERIEURS »

Ces fiches sont spécifiques à chaque régie/budget et à chaque structure d’accueil (intimement liée aux règlements intérieurs. Cf. Chapitre « Spécificités des règlements intérieurs et des autorisations »).

4.11.1 Paramétrage des fiches Autorisation Parentale et Règlements Intérieurs Pour les paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Fiche » - Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Autorisations parentales » puis sur « Fiches Règlements »

Associer les régies / Budget à la fiche :

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche autorisation soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

Demander des pièces jointes (uniquement pour la fiche d’autorisation parentale) Si vous souhaitez demander des documents aux familles, pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : Les Pièces jointes)

4.11.2 Paramétrage des structures d’accueil et de leur règlement intérieur Pour les paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Structures et règlements » - Cliquer sur pour en créer une nouvelle : o Saisir le nom de la structure d’accueil o Sélectionner la régie/budget de rattachement o Cliquer sur OK pour l’enregistrer o Associer toutes les activités rattachées à cette structure d’accueil o Créer le règlement intérieur s’il y a lieu - Sinon cliquer sur pour la modifier - Pour associer une ou plusieurs activités à cette structure, cliquer sur qui se trouve à droite de la liste des activités, sélectionner toutes les activités à rattacher et cliquer sur OK

- Si aucun règlement intérieur n’est associé à la structure, cliquer sur pour le créer, sinon cliquer sur pour le modifier

- Saisir ou modifier la date de publication : nous vous conseillons de le mettre au plus tôt à la date du lendemain, - Sélectionner par le document PDF que vous avez préparé contenant votre règlement intérieur. - Enregistrer.

A la date de publication, il sera demandé aux familles de l’accepter sur le portail pour chacun des enfants.

RAPPEL : la famille ne peut accéder à aucune information du portail si elle n’a pas accepté tous les règlements intérieurs pour chacun de ses enfants.

4.11.3 Paramétrage des autorisations parentales

IMPORTANT : si vous souhaitez modifier une autorisation parentale (en supprimant un choix dans les réponses par exemple), il ne faut pas simplement supprimer ce choix, car toutes les réponses déjà apportées seraient alors erronées. Nous vous conseillons vivement de nous contacter lorsque vous avez des modifications à apporter sur les réponses proposées.

Pour les paramétrer :

- Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille - Onglet « Autorisations » - Cliquer sur pour en modifier une (ATTENTION : ne modifier surtout pas le choix des réponses si cette autorisation a déjà été utilisée) - Cliquer sur pour en créer une nouvelle :

- Saisir le libellé de la question - Sélectionner la régie/budget de rattachement - Sélectionner le modèle de cette question (de nouveaux modèles peuvent être paramétrés, mais il est préférable de nous consulter) - Saisir l’ordre d’affichage de cette autorisation - Saisir la valeur par défaut de la réponse (réponse la plus courante des familles) - Cocher les différentes options o Réponse obligatoire o Zone de texte libre : permet aux familles d’ajouter un commentaire à sa réponse o Question active : permet de désactiver cette question, tout en ne la supprimant pas, ni les réponses déjà données par les familles. Il suffit de décocher cette case. - Saisir le texte expliquant l’autorisation demandée

- Cliquer sur OK pour l’enregistrer

- Sélectionner les structures d’accueil pour lesquelles vous souhaitez demander cette autorisation : o Cliquer sur qui se trouve à droite de la liste des structures, o Sélectionner toutes les structures concernées, o Cliquer sur OK

5. VALIDATION DES DOSSIERS FAMILLES SAISIES SUR LE PORTAIL

Sur l’écran d’accueil du logiciel, un encart vous indique le nombre de fiches du dossier famille qui sont en attente de validation de votre part.

Pour contrôler et valider ces documents, vous devez aller dans Exploitation / Validation dossiers famille

Un écran comme ci-contre est présenté, reprenant toute la liste des familles ayant déposé au moins un document.

Cette liste, par défaut, est triée par « Date de signature » afin de vous permettre de traiter les documents du plus ancien au plus récent. Vous pouvez le modifier en sélectionnant

Au-dessus de la liste des familles, vous avez possibilité de n’afficher que certains types de document (ainsi, vous pouvez répartir la tâche entre plusieurs personnes sans risque de tenter de valider le même document).

Décocher ou cocher les types que vous souhaitez (Clic droit permet de tout cocher ou décocher), puis cliquer sur pour actualiser la liste en fonction de vos choix.

En double-cliquant sur le nom de la famille, vous ouvrirez la fiche actuelle de la famille : vous pouvez éventuellement le faire pour comparer avec les modifications qui auraient été apportées.

En cliquant sur le nom de la famille, vous verrez sur la gauche les documents qu’elle a déposé.

Le pavé du haut, affiche tous les documents en attente de validation pour la famille, puis en dessous, les membres de la famille avec pour chacun les documents déposés. On travaillera à partir des documents de la famille.

En double-cliquant sur le nom de l’enfant, vous ouvrirez la fiche actuelle de l’enfant.

5.1 Valider ou rejeter un document

Vous allez vérifier que les informations renseignées par la famille sont correctes et si toutes les pièces jointes demandées sont bien fournies.

Une fois vérifier, vous avez la possibilité de : - Valider le document si tout est correct, - Rejeter le document s’il n’est pas correct ou si une pièce n’est pas fournie. Lors du rejet d’un document, vous devrez saisir la raison du rejet, puis vous aurez le choix de : o Rejeter sans enregistrer les informations fournies dans le logiciel, o Rejeter, mais quand même enregistrer les informations fournies.

Lorsque tous les documents d’une famille ont été traités (valider et/ou rejeter), la famille disparait de la liste, au préalable il vous ait demandé si vous souhaitez supprimer les pièces jointes téléchargées, nous vous conseillons de répondre oui, car elles sont téléchargeables depuis chaque fiche.

5.2 Télécharger les pièces jointes

Nous vous conseillons de télécharger toutes les pièces jointes déposées par la famille avant de commencer la validation des documents. Les documents téléchargés seront affichés sur une page de l’écran et ainsi vous pourrez au fur et à mesure de la validation des fiches vérifier si les pièces sont bien jointes et si elles correspondent à votre attente.

Dans le pavé du haut (concernant la famille), si « Pièces jointes » est affiché, cliquer dessus pour afficher la page de téléchargement des pièces jointes.

Si devant pièces jointes, un ! rouge est présent, c’est que de nouvelles pièces ont été déposées, si un rond vert est présent, c’est que la famille a des pièces jointes dans le logiciel, mais la famille n’en a pas déposé de nouvelles.

Ci-contre, pas de nouvelle pièce jointe déposée (vous pouvez tout de même télécharger celles déjà présentes dans son dossier pour contrôle).

Ci-contre de nouvelles pièces jointes ont été déposées par la famille.

La fenêtre ci-dessous de téléchargement des pièces jointes est affichée.

La liste des pièces jointes est affichée dans trié par personne et par document.

Un devant le nom de la pièce jointe signifie que c’est une nouvelle pièce déposée Un signifie que cette pièce jointe est déjà présente dans le logiciel et ne vient pas d’être déposée

Si vous ne souhaitez télécharger que les pièces jointes nouvellement déposées, cocher l’option « Non enregistrées ».

Cliquer sur , les pièces jointes sont téléchargées (dans le dossier Téléchargement de votre ordinateur), une fenêtre de l’explorateur s’ouvre, laissez cette fenêtre ouverte tant que vous n’avez pas validé tous les documents de la famille afin de pouvoir les consulter rapidement.

Fermer cette fenêtre vous ayant permis le téléchargement des pièces jointes en cliquant sur

Puis passer les documents un par un en cliquant sur leur nom dans le détail de la famille.

Une fois tous les documents de la famille validées, le logiciel vous demandera si vous souhaitez supprimer les documents téléchargés (pour les supprimer de votre dossier téléchargement uniquement, ils restent toujours présents sur le portail famille et peuvent être télécharger en cas de besoin), nous vous conseillons de répondre oui, pour ne pas surcharger le disque de votre ordinateur.

5.3 Validation des fiches Assurance

Si l’assurance a été renseignée pour plusieurs enfants de la famille, la validation sera effectuée en même temps pour tous les enfants.

SI la famille n’a pas trouvé son assurance dans la liste existante du logiciel, elle a alors créé une nouvelle assurance (ce qui permettra d’enrichir votre fichier). Par contre, il faut vérifier au préalable que cette assurance n’existe vraiment pas pour éviter d’avoir un fichier surdimensionner.

Cliquer sur afin d’afficher la liste des assurances pouvant correspondre à l’assurance créée par la famille.

Si vous trouvez une assurance identique (nom, ville, téléphone) à celle saisie par la famille, cliquer dessus pour la sélectionner.

Si vous ne la trouvez pas, cliquer sur « <A Créer> » pour que le logiciel la crée.

(Dans notre exemple, elle existait déjà).

Il faut ensuite vérifier les informations saisies par la famille pour chacun des enfants. Dans l’exemple ci-dessous, la famille a créé la fiche d’assurance de son enfant ANNA et à modifier celle de son enfant JULES.

Si vous avez demandé l’attestation d’assurance, vérifier qu’elle est bien présente et valide pour chaque enfant.

Puis valider ou rejeter.

5.4 Validation des Autorisations parentales

Si vos activités sont rattachées à des Budgets/Régies différentes, il faudra valider les autorisations parentales de chacun.

Si la fiche est à valider pour plusieurs enfants, il y aura un onglet par enfant. Vous pourrez valider d’un seul coup tous les enfants.

Vérifier les informations saisies par la famille (si cette vérification est nécessaire).

Vérifier les pièces justificatives si vous en avez demandé.

Puis valider ou rejeter : le logiciel vous demande si vous souhaitez le faire uniquement pour l’enfant affiché ou pour tous les enfants.

5.5 Validation des Contacts

Le logiciel gère un carnet de contacts par famille. Si la famille a créé ou modifié un contact dans son carnet, il sera affiché en haut de page. Dans notre exemple ci-dessous, un contact a été créé et un autre modifié.

En dessous, sont affichés pour chaque enfant les contacts saisis par les enfants, les différentes informations : contact d’urgence, autorisé à prendre l’enfant, lien de parenté.

Vérifier les informations saisies par la famille (si cette vérification est nécessaire).

Vérifier les pièces justificatives si vous en avez demandé.

Puis valider ou rejeter.

5.6 Validation des Coordonnées famille (responsable du compte)

Cette fiche est la plus délicate, il est donc important de bien vérifier les informations saisies, car elles peuvent influer sur la tarification de la famille. Elle correspond aux informations de la fiche famille du responsable du compte (payeur). Elle se présente de la même façon, avec les mêmes tiroirs.

Si des modifications ont été apportées par la famille dans un tiroir, l’intitulé du tiroir est affiché en rouge. Dans l’exemple ci-dessous, la famille a apporté des modifications sur le débiteur principal, le débiteur solidaire, les employeurs et les pièces jointes.

Il faut ouvrir chaque tiroir dont les informations ont été modifiées afin de les vérifier.

Tiroir Débiteur principal Les informations modifiées par la famille apparaissent en rouge et en dessous sont affichées les informations actuellement présentes dans le logiciel

IMPORTANT : Si la famille a changé d’adresse et que vous gérez les secteurs géographiques : - Cliquer sur la loupe à gauche de l’adresse - Sélectionner la rue correspondante - Ceci est important pour mettre à jour le secteur d’origine de la famille.

Les points importants de ce tiroir :

- Le changement d’adresse : le fait de quitter ou d’entrer dans la commune peut influer sur la tarification si vous avez des tarifs spécifiques pour les hors communes. Dans ce cas, au moment de la validation, le logiciel vous demandera si vous souhaitez vérifier la catégorie des enfants. - Le changement de type d’allocataire peut également jouer sur la tarification. Dans ce cas, au moment de la validation, le logiciel vous demandera si vous souhaitez vérifier la tarification appliquée aux enfants de la famille.

Tiroir QF et Ressources

Les familles vont pouvoir sur le portail, soit : - Uniquement visualiser ces informations - Les modifier pour l’année en cours (application immédiate du tarif correspondant) - Les saisir pour préparer la révision des ressources à la date que vous souhaitez (en général rentrée scolaire ou 1er janvier)

Ceci dépend du paramétrage de cette fiche. Il faut donc reparamétrer cette fiche dès que vous souhaitez réviser les ressources des familles.

Dans l’exemple ci-dessous, vous êtes en période de révision, la famille a donc pu renseigner les « prochaines » informations pour le calcul du tarif.

Dans l’exemple ci-dessous, vous avez autorisé la modification des informations actuelles, la famille a donc pu renseigner les informations « actuelles » et le logiciel va donc proposer de vérifier les tarifs en fonction de ces nouvelles informations, vous devez saisir à compter de quelle date vous souhaitez les appliquer. IMPORTANT : Cette date doit être antérieure ou égale à la date du jour.

Tiroir Débiteur solidaire

Les informations modifiées par la famille apparaissent en rouge et en dessous sont affichées les informations actuellement présentes dans le logiciel.

Tiroir Employeurs Ces informations employeurs ne sont pas forcément demandées (Voir le paramétrage de cette fiche)

Tiroir pièces jointes

Vous pouvez vérifier qu’elles ont bien été déposées par thème dans ce tiroir, puis les consulter depuis le dossier affiché lorsque vous les avez téléchargées.

ENREGISTRER LE DOCUMENT

Si vous validez ou le rejetez en enregistrant quand même, plusieurs écrans peuvent se présenter.

Si la famille a changé de ville, la question ci-dessous est posée, répondez oui si vous appliquez des tarifs hors communes

La liste des enfants de la famille est affichée ainsi que leur catégorie actuelle :

- Pour chaque enfant dont la catégorie doit être modifiée, se positionner dans la colonne Catégorie, appuyer sur la touche F4 du clavier et sélectionner la catégorie à appliquer en fonction du lieu d’application - Saisir la date d’application de cette nouvelle catégorie (doit être antérieure ou égale à la date du jour) - Cliquer sur - Le fait de changer de catégorie peut entrainer un changement de tarif, il faut donc répondre OUI à la question ci-dessous

- La liste des tarifs à modifier pour chaque enfant et chaque activité est affichée, la date d’application est affichée en bas d’écran, cliquer sur pour appliquer ces tarifs à cette date (doit être antérieure ou égale à la date du jour)

Si le type d’allocataire ou des informations sur les QF / Ressources actuelles ont été modifiées, la question ci-dessous est posée, saisir la date d’application de ces informations (doit être antérieure ou égale à la date du jour), puis cliquer sur « Vérifier ».

La liste des tarifs à modifier pour chaque enfant et chaque activité est affichée, la date d’application est affichée en bas d’écran, cliquer sur pour appliquer ces tarifs à cette date (doit être antérieure ou égale à la date du jour)

5.7 Validation des Responsables (autres responsables de la famille)

Les « autres responsables » sont les responsables non-payeur que vous avez associés aux enfants de la famille (fiche consommateur, onglet « Responsable/Famille »), autres que le payeur.

REMARQUE : Si cet autre responsable est payeur d’un autre enfant (cas des gardes alternées par exemple), sur le portail, la famille payeur de ces enfants ne pourra pas modifier cette fiche, mais uniquement la consulter.

Si la fiche est à valider pour plusieurs enfants, il y aura un onglet par enfant. Vous pourrez valider d’un seul coup tous les enfants.

Vous pouvez vérifier les informations puis valider ou rejeter la fiche pour un seul ou tous les enfants.

5.8 Validation des fiches Santé

Si la fiche santé a été renseignée pour plusieurs enfants de la famille, un onglet est présent pour chaque enfant.

La validation de cette fiche comporte deux étapes : - La validation de nouvelles informations saisies par la famille qui permettent d’alimenter vos fichiers : ceci concerne les médecins, les allergies, les activités interdites - La validation de la fiche sanitaire de chaque enfant.

5.8.1 Validation des nouvelles informations

Cette étape n’est présente que si la famille a créé un nouveau médecin, une nouvelle allergie ou une nouvelle activité interdite qui va enrichir vos listes. Si ce n’est pas le cas, on passe directement à la fiche sanitaire du ou des enfants.

SI la famille n’a pas trouvé son médecin dans la liste existante sur le portail, elle a alors créé un nouveau médecin (ce qui permettra d’enrichir votre fichier). Par contre, il faut vérifier au préalable qu’il n’existe vraiment pas pour éviter d’avoir des doublons dans vos fichiers

Cliquer sur afin d’afficher la liste des médecins pouvant correspondre à celui créé par la famille.

Si vous trouvez un médecin identique (nom, ville, téléphone) à celui saisi par la famille, cliquer dessus pour le sélectionner.

Si vous ne le trouvez pas, cliquer sur « <A Créer> » pour que le logiciel le crée.

On retrouvera le même principe pour les allergies et les activités interdites (si vous les demandez).

Si déjà à cette étape, vous constatez des erreurs et que vous ne souhaitez pas « enrichir » votre fichier des éléments saisis par la famille, vous pouvez rejeter (et dans ce cas, forcément sans enregistrer).

Sinon, vous validez afin d’afficher les fiches santé du ou des enfants.

5.8.2 Validation des fiches santé

Si la fiche santé est à valider pour plusieurs enfants, il y aura un onglet par enfant. Nous vous conseillons, pour cette fiche de ne pas valider tous les enfants sans avoir au préalable vérifier la fiche de chaque enfant.

Il faut ensuite vérifier les informations saisies par la famille.

- Les nouvelles informations seront affichées en vert

- Les informations modifiées en orange - Et pour celles non modifiées, il est affiché

Si vous avez demandé des pièces justificatives dans certains cas, il faut vérifier qu’elles sont bien présentes et valides, dans le dossier affiché lorsque vous les avez téléchargées ou en les téléchargeant depuis le bas de l’écran. Faire défiler les pièces jointes par l’ascenseur rouge à droite de la liste.

Puis valider ou rejeter : le logiciel vous demande si vous souhaitez le faire uniquement pour l’enfant affiché ou pour tous les enfants, nous vous conseillons de ne le faire que pour l’enfant affiché (si vous n’avez pas vérifier les autres enfants), car cette fiche sanitaire nécessite d’être contrôlée pour chaque enfant.

5.9 Edition de la liste des dossiers famille incomplet / Envoi mail aux familles

Vous pouvez éditer la liste des documents incomplets par famille et envoyer un mail aux familles pour leur rappeler de le compléter.

Edition / Responsable Famille / Liste des dossiers famille incomplets

Si vous gérez plusieurs régies/budgets, vous pouvez sélectionner celles pour lesquelles vous souhaitez faire l’édition ou l’envoi d’un mail, en les cochant sur l’écran ci-dessous.

Si vous ne souhaitez pas vérifier certaines fiches, vous pouvez les décocher sur l’écran ci-contre.

Cliquer sur pour lancer la recherche.

La liste des familles ainsi que les documents manquants est affichée.

Cliquer sur pour imprimer la liste

Si vous souhaitez envoyer un mail aux familles, sélectionner , puis cliquer sur , saisir l’objet du mail, le message du mail, puis cliquer sur pour préparer le mail. Les mails se préparent pour les familles sélectionnées dont l’adresse mail est renseignée. Une fois la préparation terminée, il vous est demandé si vous souhaitez envoyer vos mails maintenant, si vous répondez Oui, la fenêtre d’envoi des mails s’affiche, il faut alors cliquer sur