Anthony : /* Validation des dossiers famille saisis sur le portail */

2022-06-22T14:51:24Z

Validation des dossiers famille saisis sur le portail

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=Le dossier Famille=

Le dossier famille comporte plusieurs documents que vous pouvez choisir d’alimenter ou non, par vous-même ou par les familles sur le portail. Certaines informations ne peuvent pas être modifiées sur le portail.

Les différents documents communs quel que soit la régie/budget sont :
*La fiche « Responsable du compte famille » : cette fiche doit être pré renseignée dans le logiciel avec un minimum d’informations.
*La fiche « Autre responsable famille » : cette fiche doit également être pré renseignée dans le logiciel.
*La fiche « Assurance » : associée à l’enfant
*La fiche « Contact » : associée à l’enfant (un carnet des contacts de la famille sera créé)
*La fiche « Santé » : associée à l’enfant

Les documents dépendant de la régie/budget et de la structure d’accueil sont (il est nécessaire de paramétrer une fiche différente pour chaque régie/budget et chaque structure d’accueil :
*La fiche « Autorisations » : associée à l’enfant
*La fiche « Règlement intérieur » : associée à l’enfant.

Le dossier famille se paramètre dans :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

==Rouvrir une fiche pour une famille==
Il peut arriver qu’une famille souhaite effectuer une modification sur une fiche qui n’est plus modifiable, vous pouvez alors la rouvrir depuis le logiciel.

Aller sur la fiche que vous souhaitez rouvrir :
*Fiche famille (payeur) : sélectionner la famille concernée, cliquer sur l’onglet '''Document(Payeur)'''.
*Fiche Responsable (non payeur) : sélectionner la famille concernée, cliquer sur l’onglet '''Document(Non Payeur)''' puis sur le nom du payeur dans la fenêtre affichée.
*Fiches assurance, santé, contacts, autorisations : sélectionner l’enfant, cliquer sur l'icone '''bleu +''' et sur la fiche que vous souhaitez rouvrir

Une fois la fiche affichée, en bas d’écran vous pouvez cliquer soit :
*sur '''A mettre à jour''' si vous ne souhaitez pas laisser de message explicatif à la famille,
*sur '''Rejeter''' si vous souhaitez laisser un message explicatif, dans ce cas, il faudra saisir la raison du rejet, puis cliquer à nouveau sur '''Rejeter'''

==Ouvrir / fermer le dossier famille sur le portail==

La réouverture ou la fermeture du dossier famille sur le portail nécessite de gérer les dates pour chaque fiche du portail famille.

Sans date, ni d’ouverture ni de fermeture, les fiches sont en permanence modifiables sur le portail famille, aucun suivi ne vous permet de savoir si la famille a renseigné récemment ou pas ses fiches.

Il est donc important de les utiliser pour être sûr que les familles vérifient et modifient ces fiches au moins une fois par an.

'''IMPORTANT : portez une vigilance particulière au paramétrage de la fiche famille''' si vous demandez les quotients familiaux et/ou les ressources des familles. En effet, vous pouvez demander les prochaines informations (applicables, en général, soit à la rentrée scolaire, soit au 1er janvier) ou les actuelles qui seront applicables immédiatement. Si vous demandez les prochaines, il ne faudra pas oublier, une fois que vous aurez pris en compte ces prochaines informations de venir modifier le paramétrage de la fiche famille pour demander non plus les prochaines informations, mais les informations actuelles.

===La date d’ouverture===
La saisie d’une date d’ouverture va mettre toutes les fiches déjà validées dans l’état « A mettre à jour » et ainsi demander aux familles d’effectuer une action afin de vérifier leur fiche, apporter les changements nécessaires, déposer les nouvelles pièces jointes et les valider (même si aucun changement n’est à apporter, elles devront la valider).

===La date de fermeture===
Le fait de mettre une date de fermeture aura les effets suivants :
*La famille qui n’a pas renseigné la fiche le lendemain de cette date ne pourra plus réserver sur le portail, en revanche, elle pourra accéder à toutes les autres fonctions (consultation des historiques, paiement, …). Il suffit qu’elle valide la fiche sur le portail, pour être débloquée immédiatement (on n’attend pas que vous validiez la fiche pour la débloquer, ceci pourrait prendre plusieurs jours si vous avez un « rush » de retour. Par contre, si vous refusez sa fiche quelle qu’en soit la raison, la famille sera de nouveau bloquée pour les réservations.).
*La famille pour laquelle la fiche est validée ne pourra plus alors la modifier.
*Vous pourrez éditer la liste des dossiers famille incomplets et éventuellement envoyer un mail directement depuis le logiciel (de manière automatique) pour leur rappeler de compléter leur dossier.

===Comment gérer ces dates===
'''IMPORTANT''' : Les dates se gèrent fiche par fiche, en effet, vous pouvez souhaiter ne pas fonctionner de la même façon pour chacune des fiches. Si on prend l’exemple de la fiche Assurance, les dates d’échéance ne sont pas forcément à la rentrée scolaire, et de plus, elle se gère automatiquement en fonction de la date d’échéance, il n’est donc pas utile de lui mettre une date d’ouverture.

====Exemple d'utilisation====

''Vous souhaitez que les familles renseignent leur dossier famille chaque été à compter du 1er Aout ?''

Mettre une date d’ouverture au 01/08 sur toutes les fiches concernées.

''Vous souhaitez que toutes les familles aient renseignés leur dossier famille au plus tard le 30 septembre ?''

Mettre une date de fermeture au 30/09. Jusqu’au 30 septembre, aucun blocage n’aura lieu, elles pourront réserver. Vers le 15 septembre, envoyez un mail aux familles dont le dossier est incomplet.

''Vous ne souhaitez pas que les familles puissent modifier leurs fiches durant l’année scolaire ?''

Laissez la date de fermeture, seules les familles qui n’auraient pas valider leurs fiches ou les nouvelles familles pourront les modifier.

''Vous souhaitez que certaines fiches puissent être modifiées en cours d’année (Assurance, Fiche famille par exemple) ?''

Enlevez la date de fermeture sur ces fiches et laisser la date de fermeture sur les autres.

==Nouveau règlement intérieur==
Si vous avez un nouveau règlement intérieur et que vous souhaitez le faire signer par toutes les familles (y compris celles ayant signé l’ancien), voici comment procéder :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Structures et règlements''
**Dans la liste, double-cliquer sur la structure pour laquelle vous souhaitez publier un nouveau règlement intérieur.
**Si aucun règlement intérieur n’est associé à la structure, cliquer sur l''''icone verte''' pour le créer, sinon cliquer sur l''''icone violette''' pour le modifier.
**Modifier la date de publication : nous vous conseillons de le mettre au plus tôt à la date du lendemain.
**Sélectionner par '''...''' le document PDF que vous avez préparé contenant votre règlement intérieur.
**Enregistrer.

Dès que la date de publication est atteinte et que « Transféré le » est antérieur cette date, le règlement intérieur sera transféré et il sera demandé aux familles de l’accepter sur le portail pour chacun des enfants.

CAS N° 1 -> vous souhaitez que les familles signent un nouveau règlement intérieur :
*Modifier la date de publication par une date supérieure à la date du jour
*Sélectionner le nouveau fichier PDF contenant le nouveau règlement
*Ne pas modifier « Transféré le » qui vous permet de savoir à quelle date vous avez publié le règlement intérieur présent actuellement sur le portail,
*A la date de publication, le nouveau règlement intérieur sera transféré sur le portail, « Transféré le » sera mis à jour par cette date, toutes les familles ayant signé le règlement intérieur avant cette date devront à nouveau le signer.

CAS N° 2 : vous souhaitez envoyer un nouveau règlement intérieur sans pour autant faire resigner les familles (modifications mineures) :
*'''NE MODIFIER SURTOUT PAS LA DATE DE PUBLICATION'''
*Effacer simplement « Transféré le »
*Lors de la prochaine mise à jour du portail, le PDF du règlement intérieur sera transféré sur le portail et c’est celui-là que les familles pourront consulter.

'''Important : la famille ne peut accéder à aucune information du portail si elle n’a pas accepté tous les règlements intérieurs pour chacun de ses enfants.'''

==Les pièces jointes==
Pour chaque fiche, vous pouvez demander aux familles de déposer des documents, il faudra alors renseigner les pièces à joindre à la fiche.

Si vous avez demandé une pièce jointe un temps et que vous ne souhaitez plus la demander, deux possibilités s’offrent à vous, nous vous conseillons de procéder ainsi :
*Décocher la case « Active » : ceci aura pour effet de ne plus demander cette pièce sur le portail, sans toutefois supprimer les pièces jointes déjà déposées par les familles.
*Après plusieurs mois « Inactive », vous pouvez supprimer la ligne en cliquant sur , dans ce cas toutes les pièces jointes déjà déposées seront également supprimées '''sans possibilité de retour'''.

==Spécificités des fiches « REGLEMENT INTERIEUR » et « AUTORISATION »==

Ces deux fiches ne sont pas communes, il est donc important de bien comprendre leur fonctionnement.

Si les activités gérées dans le logiciel sont affectées à des régies/budget différents ; il y aura forcément au moins un règlement intérieur et une fiche d’autorisation pour chaque régie/budget.

La fiche d’autorisation et le règlement intérieur sont tous les deux associés à une structure d’accueil.

Si pour un même budget/régie, vous avez plusieurs règlements intérieurs (par exemple, un pour l’APS, un pour l’ALSH et un pour le restaurant), on créera une « Structure d’accueil » pour chaque règlement intérieur et il sera alors nécessaire de créer les autorisations pour chaque structure d’accueil.

Par conséquent, il peut être judicieux de regrouper tous vos règlements intérieurs en un seul (regroupant toutes les activités possibles du même budget/régie), ainsi, un seul règlement intérieur et une seule fiche d’autorisation ne sera nécessaire, évitant de laisser aux parents un sentiment de complexité.

==La fiche FAMILLE (responsable du compte)==

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil. Elle correspond aux informations de la fiche « Responsable famille » dans le logiciel. Pour la paramétrer :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Fiche''
**Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche famille »

===Associer les régies / Budget à la fiche===
Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur '''Nouveau'''. Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche famille soit accessible sur le portail famille, cocher la case ''Inactif''

===Demander les informations employeurs===
Si vous souhaitez que les familles saisissent les informations « Employeur » sur le portail, cocher la case

===Demander des pièces jointes===
Si vous souhaitez demander des documents aux familles concernant le compte famille (Justificatif de Quotient familial, de domicile, d’emploi, …), pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir [[Dossier_famille_en_ligne_:_Guide_complet#Les_pièces_jointes|Les Pièces jointes]])

===Afficher sur le portail les informations permettant de calculer le tarif===

Si vous souhaitez que les familles puissent voir sur le portail les informations qui vous permettent de calculer leur tarif, cochez les cases correspondantes à votre mode de tarification.

===Permettre aux familles de modifier les informations permettant de calculer le tarif===

Si vous souhaitez que les familles puissent modifier sur le portail les informations permettant de calculer leur tarif, voici comment procéder.

'''En cochant uniquement, ''Modifiables sur le portail ''''', vous permettez aux familles de modifier les informations actuelles, donc applicables immédiatement, ce qui correspond sur votre fiche famille aux « Informations actuelles : Applicables immédiatement » du tiroir « QF et Ressources » de la fiche du responsable famille. Ceci entrainera la mise à jour immédiate des tarifs de la famille.

'''En cochant ''Modifiables sur le portail famille'' et ''Période de révision des QF et Ressources''''' et en renseignant la date d’application, vous permettez aux familles de renseigner les informations nécessaires à la révision des ressources à la date que vous aurez renseignée. Les tarifs de la famille ne seront pas modifiés tant que vous n’appliquerez pas la procédure de révision des ressources. Ces informations viendront alimenter sur la fiche famille « Prochaines informations : Applicables lors de la révision des QF et Ressources » du tiroir « QF et Ressources » de la fiche du responsable famille.

==La fiche RESPONSABLE (autre responsable famille, mais pas du compte)==

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

Elle correspond aux informations de la fiche « Responsable famille » dans le logiciel pour les responsables non payeur de l’enfant. Ce sont les responsables que vous avez rattaché à un enfant, mais qui ne sont pas responsables du compte famille.

Pour la paramétrer :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Fiche''
*Dans la liste des fiches, double-cliquer sur ''Fiche Responsable''

===Associer les régies / Budget à la fiche :===

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur '''Nouveau'''. Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche responsable soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

===Demander des pièces jointes===

Si vous souhaitez demander des documents aux familles concernant les autres responsables des enfants, pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : [[Dossier_famille_en_ligne_:_Guide_complet#Les_pièces_jointes|Les Pièces jointes]]).

==La fiche ASSURANCE==

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

Pour la paramétrer :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Fiche''
*Dans la liste des fiches, double-cliquer sur ''Fiche Assurance''

===Associer les régies / Budget à la fiche : ===

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur '''Nouveau'''. Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche assurance soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

===Demander des pièces jointes===

Si vous souhaitez demander des documents aux familles (attestation d’assurance), pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : Les Pièces jointes)

===Demande automatique de mise à jour===
Le fonctionnement de cette fiche est particulier du fait que les dates d’échéance sont propres à chaque famille. Sur le portail famille, un mois avant la date d’échéance, un message informera les familles que leur assurance arrive à échéance. Un mois après la date d’échéance, si la famille n’a toujours pas modifié son assurance, la fiche passera automatiquement dans l’état « A Mettre à jour », afin de les obliger à renseigner la fiche avec une nouvelle assurance valide.

==La fiche « CONTACT »==

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil. Pour la paramétrer :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Fiche''
*Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Contact »

===Associer les régies / Budget à la fiche : ===

Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur '''Nouveau'''. Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche contact soit accessible sur le portail famille, cocher la case ''Inactif''.

===Demander des pièces jointes===
Si vous souhaitez demander des documents aux familles, pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre précédent : [[Dossier_famille_en_ligne_:_Guide_complet#Les_pièces_jointes|Les Pièces jointes]])

==La fiche « SANTE / MEDICALE »==

Cette fiche est commune à toutes régies/budget et à toutes les structures d’accueil.

===Paramétrage de la fiche Santé===
Pour la paramétrer :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille
*Onglet ''Fichier''
*Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Santé »

====Associer les régies / Budget à la fiche : ====
Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur '''Nouveau'''. Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche santé soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »

====Demander des pièces jointes====
'''ATTENTION''' : Cette fiche est particulière, on va pouvoir demander pour chaque type d’information santé des pièces jointes. Donc ce n’est peut-être pas à ce niveau que vous demanderez les pièces jointes.

Si vous souhaitez demander des documents aux familles (que vous n’avez pas pu rattachés à un type particulier d’infos santé), pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre [[Dossier_famille_en_ligne_:_Guide_complet#Les_pièces_jointes|Les Pièces jointes]])

===Paramétrage du contenu de la fiche Santé===
Vous allez pouvoir paramétrer les informations que vous souhaitez faire paraître sur cette fiche santé. Ces informations sont regroupées en 14 types.

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Type Infos Santé''
*Vous pouvez décider de ne pas demander certains types d’information, dans ce cas, il faut décocher la case « Active ».

A l’intérieur de chaque type, vous allez pouvoir définir les informations que vous souhaitez demander :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Infos Santé''
*Pour les types « PAI », « Autres Recommandations », « Médecin » et « Traitement Médical », une seule information santé est disponible, vous pouvez modifier leur libellé et le complément du libellé (commentaire explicatif)
*Pour les types « Allergies », « Activité Interdite » et « Médecin », les informations santé peuvent être alimentées automatiquement au fur et à mesure de vos saisies sur le logiciel ou par les familles sur le portail.
*Pour tous les autres types, vous devez définir ce que vous souhaitez demander comme informations aux familles en les créant à ce niveau.
*Pour créer une nouvelle information santé, cliquer sur , puis sélectionner le type dans la liste, saisir le libellé, le complément si nécessaire et enregistrer.

===Les différents types d’information santé===
Nous allons essayer d’expliquer les types d’information qui nécessite un paramétrage particulier de votre part afin de faire la relation avec la fiche sanitaire dont vous avez l’habitude.

*Le type « Autres recommandations » : va permettre aux familles de compléter par des informations sur la santé de leur enfant qu’elles n’ont pas pu mettre ailleurs sur la fiche
*Le type « Difficultés de santé » : la liste est figée par le paramétrage. Correspond aux difficultés de santé récentes de l’enfant.
*Le type « Maladies contractées » : la liste est figée par le paramétrage. Correspond aux maladies demandées sur les anciennes fiches sanitaires (oreillon, rubéole, …)
*Le type « Recommandations utiles » : la liste est figée par le paramétrage. Correspond aux questions concernant les appareillages des enfants par exemple.

==Les fiches « AUTORISATION PARENTALE » et « REGLEMENTS INTERIEURS »==

Ces fiches sont spécifiques à chaque régie/budget et à chaque structure d’accueil (intimement liée aux règlements intérieurs. Cf. Chapitre « Spécificités des règlements intérieurs et des autorisations »).

===Paramétrage des fiches Autorisation Parentale et Règlements Intérieurs===
Pour les paramétrer :
Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille
*Onglet ''Fiche''
*Dans la liste des fiches, double-cliquer sur « Fiche Autorisations parentales » puis sur « Fiches Règlements »

#Associer les régies / Budget à la fiche : Pour associer une nouvelle Régie/Budget à cette fiche, cliquer sur '''Nouveau'''. Si vous ne souhaitez pas que pour cette Régie/Budget, la fiche autorisation soit accessible sur le portail famille, cocher la case « Inactif »
#Demander des pièces jointes (uniquement pour la fiche d’autorisation parentale). Si vous souhaitez demander des documents aux familles, pensez à les créer dans la liste des pièces jointes (Voir Chapitre Dossier_famille_en_ligne_:_Guide_complet#Les_pièces_jointes)

===Paramétrage des structures d’accueil et de leur règlement intérieur===
Pour les paramétrer :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

*Onglet ''Structures et règlements''

Cliquer sur '''Nouveau''' pour en créer une nouvelle :
#Saisir le nom de la structure d’accueil.
#Sélectionner la régie/budget de rattachement.
#Cliquer sur OK pour l’enregistrer.
#Associer toutes les activités rattachées à cette structure d’accueil.
#Créer le règlement intérieur s’il y a lieu.

Si la structure est déjà existante; cliquer sur l'œil violet pour la modifier.
*Pour associer une ou plusieurs activités à cette structure, cliquer sur '''Nouveau''' qui se trouve à droite de la liste des activités, sélectionner toutes les activités à rattacher et cliquer sur OK

*Si aucun règlement intérieur n’est associé à la structure, cliquer sur '''Nouveau''' pour le créer, sinon cliquer sur l'œil violet pour le modifier.
*Saisir ou modifier la date de publication : nous vous conseillons de le mettre au plus tôt à la date du lendemain,
*Sélectionner par le document PDF que vous avez préparé contenant votre règlement intérieur.
*Enregistrer.

A la date de publication, il sera demandé aux familles de l’accepter sur le portail pour chacun des enfants.

'''IMPORTANT: la famille ne peut accéder à aucune information du portail si elle n’a pas accepté tous les règlements intérieurs pour chacun de ses enfants.'''

===Paramétrage des autorisations parentales===

'''IMPORTANT''' : si vous souhaitez modifier une autorisation parentale (en supprimant un choix dans les réponses par exemple), il ne faut pas simplement supprimer ce choix, car toutes les réponses déjà apportées seraient alors erronées. Nous vous conseillons vivement de nous contacter lorsque vous avez des modifications à apporter sur les réponses proposées.

Pour les paramétrer :

Fichiers / Paramètres consommateurs / Dossier famille

Onglet ''Autorisations''

*Cliquer sur l'œil violet pour en modifier une (ATTENTION : ne modifier surtout pas le choix des réponses si cette autorisation a déjà été utilisée)
*Cliquer sur '''Nouveau''' pour en créer une nouvelle :
*Saisir le libellé de la question
*Sélectionner la régie/budget de rattachement
*Sélectionner le modèle de cette question (de nouveaux modèles peuvent être paramétrés, mais il est préférable de nous consulter)
*Saisir l’ordre d’affichage de cette autorisation
*Saisir la valeur par défaut de la réponse (réponse la plus courante des familles)
*Cocher les différentes options
**Réponse obligatoire
**Zone de texte libre : permet aux familles d’ajouter un commentaire à sa réponse
**Question active : permet de désactiver cette question, tout en ne la supprimant pas, ni les réponses déjà données par les familles. Il suffit de décocher cette case.
*Saisir le texte expliquant l’autorisation demandée
*Cliquer sur OK pour l’enregistrer
*Sélectionner les structures d’accueil pour lesquelles vous souhaitez demander cette autorisation :
**Cliquer sur qui se trouve à droite de la liste des structures,
**Sélectionner toutes les structures concernées,
**Cliquer sur OK

=Validation des dossiers famille saisis sur le portail=

{{:Dossier_famille_en_ligne_:_Validation_des_informations_fournies_par_les_parents}}

Dossier famille en ligne : Guide complet - Historique des versions

Anthony : /* Validation des dossiers famille saisis sur le portail */

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